Acuerdo N° 042 (31 de Octubre de 2002)

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Acuerdo N° 042
ellysel fernanda bravo llanos
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Acuerdo N° 042 (31 de Octubre de 2002)
  1. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
    1. ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto.

      Annotations:

      • Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión
      1. ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

        Annotations:

        • deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad. 
        1. ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.

          Annotations:

          • Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. 
          1. ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión.
            1. La organización de los archivos de gestión

              Annotations:

              • TRD debidamente aprobadas 
              1. La apertura e identificación de las carpetas

                Annotations:

                • se debe reflejar en las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa
                1. La ubicación física de los documentos

                  Annotations:

                  •  El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma
                  1. Los tipos documentales de las series y subseries

                    Annotations:

                    • deben estar  foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
                    1. Las carpetas y demás unidades de conservación

                      Annotations:

                      • se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
                      1. Las transferencias primarias

                        Annotations:

                        • se debe efectuar de conformidad con lo estipulado en la TRD.
                        1. Las cajas que se utilicen para la transferencia

                          Annotations:

                          •  identificarán así: código de la dependencia,  cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
                        2. ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos.

                          Annotations:

                          • deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.
                          1. ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato único de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan:

                            Annotations:

                            • . En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.
                            1. ENTIDAD REMITENTE
                              1. ENTIDAD PRODUCTORA
                                1. UNIDAD ADMINISTRATIVA
                                  1. OFICINA PRODUCTORA
                                    1. OBJETO
                                      1. HOJA No
                                        1. REGISTRO DE ENTRADA
                                          1. No. DE ORDEN.
                                            1. CÓDIGO
                                              1. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS
                                                1. FECHAS EXTREMAS
                                                  1. UNIDAD DE CONSERVACIÓN
                                                    1. NUMERO DE FOLIOS
                                                      1. SOPORTE.
                                                        1. FRECUENCIA DE CONSULTA
                                                          1. NOTAS
                                                            1. ELABORADO POR
                                                              1. ENTREGADO POR
                                                                1. RECIBIDO POR.
                                                                2. ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental.
                                                                  1. ARTICULO OCTAVO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición
                                                                    Show full summary Hide full summary

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