Programa de Gestión Documental PGD

Angela  Sanchez
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pgd

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Programa de Gestión Documental PGD
  1. Es
    1. Un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano, largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos documentales.
      1. encaminado
        1. A la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida.
    2. aplicable a
      1. -Entidades públicas
        1. Privados con funciones públicas
          1. Partidos o movimientos políticos
            1. Entidades que administren parafiscales
            2. Beneficios
              1. Reducción de costos
                1. Valor agregado a la gestión del conocimiento
                  1. Transparencia, eficacia, eficiencia, apoyo a modelo integrado de gestión
                    1. Articulación y apoyo con sistemas de información y tecnología.
                      1. Cumplimiento requisitos legales, de control y seguimiento
                        1. Disponibilidad de documentos electrónicos auténticos
                          1. Acceso y disposición al público
                            1. Salvaguardar la memoria de la entidad
                              1. Contribuir a Gobierno Abierto
                                1. Aprovechamiento de las TIC
                                2. Antes del PGD
                                  1. Prerrequisitos para la elaboración
                                    1. Formular la política de gestión documental
                                      1. Designar responsables de la gestión documental (art.10 594/2000)
                                        1. Profesional idóneo (Art° 8 1409 de 2010)
                                          1. Armonización con otros planes y áreas
                                            1. Diagnóstico integral
                                              1. Conformar instancias asesoras (Comités)
                                                1. Establecer metodología, alcance, objetivos, indicadores, riesgos
                                                  1. Definir estrategias de gestión de cambio
                                                    1. Elaborar, aprobar y publicar CCD y TRD
                                                  2. Elementos del PGD
                                                    1. caratula
                                                      1. Titulo
                                                        1. Fecha de aprobación
                                                          1. Fecha de vigencia
                                                            1. Instancia de aprobación
                                                              1. Denominación de la autoridad archivíitica institucional
                                                                1. Versión de documento
                                                                  1. Nombre de la entidad
                                                                    1. Responsables de su elaboración
                                                                      1. fecha de publicación
                                                                      2. Cuerpo y contenido
                                                                        1. Lineamientos para los procesos de la gestión documental según decreto 2609
                                                                          1. Se denominan: Planeación,distribución, gestión, tramite, organización, trasnferencia disposición,preservación, valoración
                                                                            1. Se funtamentan en: eficacia, economia, transparencia,medio ambiente, cultura archivistica,intereopabilidad,neutralidad,tecnologia
                                                                              1. Se caracteriza por no ser lineales y se requiren ser realizados a partir de su propia realidad y contexto
                                                                              2. Aspectos generales
                                                                                1. Introducción
                                                                                  1. Alcance
                                                                                    1. Público al cual va dirigido
                                                                                      1. Requerimientos para el desarrollo del PGD
                                                                                      2. Fases de implementación del programa de gestión documental
                                                                                        1. Fase de elaboración
                                                                                          1. Fase de ejecución y puesta en marcha
                                                                                            1. Fase de seguimiento
                                                                                              1. Fase de mejora
                                                                                              2. Programas específicos
                                                                                                1. Tienen como proposito orientar a las entidades
                                                                                                  1. Cada entidad podrá adoptar los programas señalados
                                                                                                  2. Armonización con planes y sistemas de gestión de la entidad
                                                                                                    1. La gestión documental esta dirigida a: identificar, realizar,simplificar y automatizar tramites. Se articula con el modelo integrado de y gestión,el estrategico instituciónal,el plan de invesión, el pla de acción anual,el instituciónal de archivos PINAR
                                                                                                  3. Anexos
                                                                                                    1. Diagnostico de Gestión Documental
                                                                                                      1. Cronograma de implementación del PGD
                                                                                                        1. Mapa de procesos de la entidad
                                                                                                          1. Presupuesto anual para la implementación del PGD
                                                                                                            1. Referentes normativos del PGD
                                                                                                          Show full summary Hide full summary

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                                                                                                          LIZA MARIA MAYA LOZANO
                                                                                                          GLOSARIO ARCHIVISTICA
                                                                                                          Yesenia Romero