Unidad IV.- La auditoria operacional y administrativa

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La auditoria operacional y administrativa

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Unidad IV.- La auditoria operacional y administrativa
1 4.1 Concepto, antecedentes y evolución de auditoria operacional
1.1 Se conoce como el examen de transacciones de las áreas funcionales en una organización.
1.2 El primer antecedente formal sobre el origen de la auditoria operacional tiene origen en 1945. En el mismo año Frederic E. Mints auditor interno de la Lockheed Aircraft Corporation comenzó a utilizar de manera formal en sus trabajos y reportes el término “Auditoria Operacional” En 1948 Arthur H. Kent, auditor interno escribe un artículo denominado Auditoria de Operaciones De manera formal la referencia lo da el Instituto de Auditores Internos al incluir en 1956 en su libro Bibliography of Internal Auditing, un capitulo denominado Operaciones Auditables. El director de investigacion y educación Bradford Cadmus presenta una propuesta formal sobre dicha auditoria y por lo tanto es considerado el padre de la auditoria operacional Bradford señala como las características más representativas de la Auditor
1.3 Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar la dirección a eliminar las deficiencias por medio de un análisis constructivo de los problemas operativos que necesitan corregirse para lograr mayor eficiencia y economía en las operaciones.
2 4.2 Metodología de la revisión
2.1 La metodología de la auditoría tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
2.2 También cumple la función de facilitar al auditor la planeación e instrumentación de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
3 4.2.1 Identificación de los principales ciclos de operación en las entidades y actividades que abarcan
3.1 La agrupación de transacciones en ciclos permite establecer una relación entre las partes que intervienen en el proceso.
3.1.1 Secuencia de acción Identificación de funciones. Se debe identificar las actividades que integran cada función; y las funciones que generan a un ciclo. Identificación de objetivos específicos de control interno. Obtención de información. Localizar información adicional. Entrevistas y observaciones. Deben ser diseñadas para obtener información sobre la forma en que la entidad logra los objetivos de control interno manifestados. Identificación de técnicas de control interno. Estás técnicas son el conjunto de actividades que realizan para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que pueden ocurrir al procesar y registrar transacciones. Riesgos de cumplimiento. Identificación de los riesgos que asume la entidad al no dar cumplimiento a las técnicas de control aplicables o relacionadas con los objetivos específicos de control interno.
3.1.2 Principales ciclos de transacciones
4 4.2.2 Levantamiento de la información
4.1 Es la primera etapa de la auditoria operacional y es en dónde el auditor debe obtener información detallada respecto a las características del flujo de transacciones en área funcional sujeta a su examen.
4.2 Se caracteriza por el hecho de que el auditor averigua exclusivamente las características de un sistema mediante indagaciones con todo el personal involucrado, desde el más alto ejecutivo hasta el último de los ayudantes.
5 4.2.3 Técnicas utilizadas
5.1 Entrevistas.- Un encuentro entre dos o más personas que se reúnen para tratar un asunto o definir un negocio, también ayuda a la obtención de información específica sobre algún tema o persona en especial.
5.2 Observaciones de campo.- El diario de campo es un instrumento utilizado por los investigadores para registrar aquellos hechos que son susceptibles de ser interpretados. En este sentido, el diario de campo es una herramienta que permite sistematizar las experiencias para luego analizar los resultados.
5.3 Obtención de evidencia documental .- Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño; asimismo, la que establece las normas procesales pertinentes, en caso de determinación de responsabilidades administrativas, civiles y penales.
5.4 Cuestionarios.- Los cuestionarios son una serie de preguntas ordenadas, que buscan obtener información de parte de quien las responde, para servir a quien pregunta o a ambas partes.
6 4.2.4 Informe y seguimiento
6.1 Los informes son el medio por el cual diferentes personas, tanto internas como externas de la organización, evalúan el trabajo del auditor interno así como su contribución. El informe constituye también la más sólida evidencia acerca del carácter profesional de las actividades de auditoria interna.
6.1.1 Una vez comentado y entregado el informe, con el cliente el auditor debe ver que el informe llegue a todos los afectados y ver que sus recomendaciones se cumplan, además debe controlar sus decisiones para que estas no se desvíen.
7 4.3 Concepto, antecedentes y evolución de auditoria administrativa
7.1 Es la revisión analítica, total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.
7.2 En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó “auditoría administrativa”, la cual, en sus palabras, consistía en “una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable.” Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que “La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa.” Dos años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total.
7.2.1 A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, Contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades En 1966, José Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visión de la técnica.
7.2.1.1 En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica prepara las Normas de Auditoría Gubernamental, que son revisadas por la Contraloría Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecución de auditorías en las oficinas públicas.
8 4.4 Metodología de la revisión
8.1 La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
8.1.1 Etapas
9 4.4.1 Identificación de los elementos del proceso administrativos en las entidades
9.1
9.1.1
10 4.4.2 Levantamiento de la información
10.1 Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
11 4.4.3 Técnicas utilizadas
11.1 Se emplean las misma que en el punto 4.2.3
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