Una de las características de la comunicación escrita es
la relativa al factor tiempo. En una situación de
comunicación cara a cara, los mensajes codificados del
remitente son recibidos instantáneamente por el
receptor. Pero, en una comunicación escrita siempre
existe una demora. En general, no hay un límite de
tiempo fijo para este retraso.
Poco espacio para la redundancia
El registro escrito limita la posibilidad de la redundancia. En la
comunicación oral, los gestos y los elementos paraverbales – como la
entonación – apoyan el lenguaje verbal. Este no es el caso en la
comunicación escrita. Por ello, el nivel de exigencia es superior,
obligando al emisor a utilizar las palabras con una mayor precisión. De
hecho, la comunicación escrita tiene una alta valoración social. Esta
valoración disminuye con la repetición de vocablos y la utilización de
los mismos patrones sintácticos. Aquí prevalece la originalidad y hasta
la innovación formal.
Ciclos limitados
El ciclo de la comunicación comprende cuatro
elementos básicos comunicativos: el emisor, el
mensaje junto con el canal de comunicación, el
receptor y la respuesta o reacción. Como la recepción
del mensaje se produce en diferido, el ciclo de la
comunicación escrita es más limitado.
Planificación previa
Generalmente, la comunicación escrita no es un acto improvisado. Al
escribir, con frecuencia, se cumple con una serie de condiciones o
requisitos. Entre ellos, si se busca una comunicación efectiva, es preciso
tener claro el contenido del conjunto del mensaje y su articulación
interna. Para ello, el emisor debe disponer de un esquema de
organización del texto. En la medida en que el texto vaya progresando,
todos los elementos del mensaje se concatenan hasta obtener ideas
pertinentes con sentido.
Ventajas
Permanencia en el tiempo
La comunicación escrita es un medio permanente de
información. Por lo tanto, es útil cuando se requiere
mantener registros. De igual modo, es muy importante en la
correcta delegación de responsabilidades y en la fijación de
normas y procedimientos. Por otro lado, permite la consulta
repetitiva de los mensajes.
Preservación
La comunicaciòn escrita tiene un alto nivel de preservación. Esto
permite que sea seguro y perdurable. Los avances tecnològicos
han hecho posible otros medios de preservaciòn de la
informaciòn. No obstante, hasta los actuales momentos, el
documento escrito en original sigue siendo la prueba final de su
existencia y originalidad.
Mecanismo de control
Gracias a su posibilidad de permanencia en el tiempo, la
comunicación escrita es ideal como herramienta de control.
Hojas de control o resultados, leyes, acuerdos, entre otros, son
los documentos que más comúnmente se procesan a través de
este modo de comunicación.
Mayor nivel reflexivo
Las personas que usan de manera eficiente este medio,
reflexionan antes de escribir. La acción de escritura de un
mensaje siempre es precedida por un proceso de
pensamiento y definición de lo que se quiere expresar.
Incluso la redacción en sí misma es un proceso de reflexión.
Por ello, este modo comunicativo es ideal para transmitir
exactitud y precisión.
Menor posibilidad de distorsión e
interpretación
En los mensajes transmitidos por medio de la comunicación escrita, existe menos
posibilidad de distorsión. En este sistema de comunicación, la información queda
registrada de forma permanente y puede ser verificada en cualquier momento. Así pues,
hay menos posibilidad de distorsión o alteración de la información. Por otro lado, existe
una menor posibilidad de malinterpretar los mensajes. En caso de cualquier duda, el
mensaje puede ser releído tantas veces como sea necesario hasta lograr la comprensiòn
total.
Elementos
En líneas generales, se considera que los tres
elementos principales de la comunicación escrita
son la estructura (forma del contenido), el estilo
(redacción) y el contenido (tema).
Annotations:
une los conceptos e indica el tipo de relacion que se establecen
En lo que respecta a la estructura, esta ayuda a los lectores a
entender el tema. Por eso se recomienda estar claro en los
propósitos }antes de empezar a escribir.
En relación al estilo, este está relacionado con el emisor en primera
instancia. Sin embargo, también es importante tomar en cuenta los posibles
destinatarios del material escrito. En ocasiones, se requiere el uso de
oraciones o párrafos cortos, con un vocabulario simple. Algunas veces, el
mensaje debe ser un poco más largo y elaborado.
Finalmente, en cuanto al tema, este puede ser de una gran variedad.
Todos los ámbitos de interacción humana pueden ser objeto de una
comunicaciòn escrita. Esto incluye desde temas científicos hasta
personales, pasando por leyes y procedimientos.