Ley 594 de 2000

Ley 594 de 2000

Tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
1. Proceso de la gestión del Archivo
  1. Administración
    1. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
    2. Gestión de documentos
      1. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos y deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
      2. Acceso y Consulta de los documentos
        Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos
        Salida de documentos
        Documentos Administrativos: Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
        Documentos Históricos: Sólo se autorizará de manera excepcional la salida de este tipo de documentos.
        Control y Vigilancia
        Ejercido por el Archivo General de la Nación a través de visitas de inspección, normalización de archivos públicos, prevención y sanción.
        Archivos Privados
        Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
        Donación, Adquisición y Expropiación
        Se podrán recibir donaciones, adquirir cuando el propietario los ofrezca en venta y expropiar cuando se encuentren en peligro de destrucción
        Conservación de documentos
        Se debe implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos
Establece unas definiciones
1. Archivo
2. Archivo público
3. Archivo Total
4. Gestión documental
5. Tabla de Retención documental
Define los principios generales que rigen la función archivística
1. Fines de los archivos: Disponer de la documentación organizada.
2. Importancia de los archivos: Los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basada en antecedentes.
3. Institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia
4. Responsabilidad: De servidores públicos por organizar, conservar, usar y manejar los documentos. Las personas naturales son responsables por el uso de los mismos.
5. Dirección y coordinación de la función archivística. La responsabilidad recae en el Archivo General de la Nación
6. Administración y acceso: La responsabilidad de administrar recae en el estado y el acceso es un derecho de los ciudadanos, en los casos permitidos por ley.
7. Racionalidad: Para la administración pública, agentes dinamizadores de cambio y referente de los procesos informativos.
8. Modernización: A través del fortalecimiento de la infraestructura y la organización del sistema de información.
9. Función de los archivos: probatoria, garantizadora y perpetuadora;
10. Manejo y aprovechamiento de los archivos: Acorde a la naturaleza de la administración pública y a los fines del estado.
11. Interpretación: De conformidad con la Constitución Política y demás normatividad que celebre el estado colombiano.
Sistema Nacional de Archivo: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos.
1. Integrado por:
  1. Archivo General de la Nación,
  2. Archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.
  3. Archivos privados
2. Categorización de los archivos
  1. Jurisdicción y competencia
    1. Archivo General de la Nación
    2. Archivo General del Departamento
    3. Archivo General del Municipio
    4. Archivo General del Distrito
  2. Territoriales
    1. Archivos de entidades del orden nacional
    2. Archivos de entidades del orden departamental
    3. Archivos de entidades del orden distrital
    4. Archivos de entidades del orden metropolitano
    5. Archivos de entidades del orden municipal
    6. Archivos de entidades del orden local
    7. Archivos de las nuevas entidades territoriales
    8. Archivos de los territorios indígenas
  3. Organización del Estado
    1. Archivos de la Rama Ejecutiva
    2. Archivos de la Rama Legislativa
    3. Archivos de la Rama Judicial
    4. Archivos de los Órganos de Control
    5. Archivos de los Organismos Autónomos

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