TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Patricia Vesga
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Patricia Vesga
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Importancia de la aplicación de las Transferencias documentales

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
  1. IMPORTANCIA DE APLICACIÓN
    1. Permite desarrollar varios procesos como:
      1. Garantizar a los ciudadanos en acceso a la información
        1. Atestiguar y proporcionar el control efectivo y ordenado de la documentación
          1. Guardar la documentación bajo las mejores condiciones de conservación
            1. Se unen con la función principal de la documentación y organización en las transacciones
              1. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos e las dependencias o instituciones
            2. NECESIDAD DE TRANSFERENCIAS EN
              1. ARCHIVO DE GESTION
                1. ARCHIVO CENTRAL
                  1. ARCHIVO HISTÓRICO
                    1. Las transferencias entre estos archivos se raliza cuando se cumple el tiempo de retención estipulado en las TRD, en cada uno.
                      1. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.
                        1. Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD
                    2. PREPARACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS
                      1. 1. Limpieza de documentos
                        1. Escenarios de ventilación, iluminación e higiene. El personal encargado debe contener gorra, overol, mascarilla, guantes, brochas, telas de algodón, aspiradora, bayetilla.
                        2. 2. Eliminación de material metálico
                          1. Cambiar por elementos elaborados en plástico
                          2. 3. Identificación del material afectado por biodeterioro
                            1. Provocado por hongos o insectos, deben marcarse con una marquilla de color rojp en un lugar visible
                            2. 4. Revisión y foliación
                              1. Numeración consecutiva y cronológica en su interior
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