PAPTS001- Elaboración de Ofertas de Servicios para Transformadores de Potencia y de Distribución

Maira  Raigoza
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Maira  Raigoza
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Description

Describir la metodología y responsabilidades dentro de las áreas de negocios a cargo del Profit Center de Servicios para Transformadores de ABB Colombia. Definiendo el proceso, gestión y ejecución para la recepción, elaboración entrega de ofertas a clientes internos y externos, así como la asignación de proyectos relacionadas con la prestación de Servicios para Transformadores de Potencia y de Distribución.

Resource summary

PAPTS001- Elaboración de Ofertas de Servicios para Transformadores de Potencia y de Distribución
  1. Elaboración ofertas / Ejecución labor en marketing
    1. 1. Recepción solicitud orden o cotización

      Annotations:

      • Responsable: Cada Product Manager de acuerdo a Distribución de Clientes
      1. 1.1.Verificar Distribución Clientes en Tabla DisT Clientes Marketing & Sales
        1. 1.2. Revisar especificaciones técnicas, HSE, legales y comerciales; de acuerdo a procedimiento PAPTS001
          1. 1.3. Diligenciar Formato Excel (OFERTAS BD Asignación y Control - año), información de la oferta o cotización realizada; así como especificaciones cliente

            Annotations:

            • Para diligenciar formato: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. OFERTAS 4. OFERTAS BD Asignación y Control  “La asignación se revisa en la reunión de acuerdo a carga grupo”
            1. 2. Crear consecutivo y oportunidad en CCP y/o SalesForce
              1. 2.1.Registrar el alcance del servicio o suministro ofertado
                1. 2.2.Ingresar los valores de la Oferta y/o Oportunidad

                  Annotations:

                  • Valor Unitario y Total
                  1. 2.3. Ingresar el estado, probabilidad y retroalimentación de la Oferta y/o Oportunidad
                    1. 3. Creación de carpetas Oferta en RED

                      Annotations:

                      • Creación Carpeta Oferta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. OFERTAS 4. Año Nombre Carpeta: Número CCP. SalesForce-Cliente (Servicio o Suministro) Responsable: Cada Product Manager y Soporte Ventas   
                      1. 3.1. Crear carpeta iniciando con consecutivo CCP y/o SalesForce

                        Annotations:

                        • Creación de carpeta de acuerdo al procedimiento y requerimientos de ABB
                        1. 3.2. Crear Carpetas internas

                          Annotations:

                          • Carpetas:  -Registro BAAN -Cálculo costo registro de Excel -Impresión de registro efectuado en BAAN - Oferta - Precalculo - Orden de Compra - Plan HSE - Full Kit (Entrega PM) - Pólizas - Cotizaciones - Info Inicial
                          1. 4. Generar Oferta

                            Annotations:

                            • Responsable: Cada Product Manager de acuerdo a Distribución de Clientes
                            1. 4.1. Revisar Especificaciones Técnicas, HSE y Comerciales
                              1. 4.2. Realizar Precalculo y Análisis técnico

                                Annotations:

                                • Contemplar todas las actividades técnicas, logísticas y comerciales incluidas en el alcance de la oferta.
                                1. 4.2.1. Desglosar con el mayor detalle posible y técnicamente coherente el listado de actividades y recursos a utilizar durante la realización de las actividades
                                  1. 4.2.2. En caso de modificaciones por descuento o bonificación del precálculo, se debe generar consecutivo revisión y dejar las notas o comentarios respectivos en cada item o recurso de costos contemplado
                                    1. 4.2.3. Verificar los valores actualizados por ABB de la TRM y/o Tasa de Cambio que aplique
                                  2. 4.3. Realizar Cronograma (Si aplica) y/o confirmar fecha estimada de ejecución
                                    1. 4.4. Crear archivo Oferta Word
                                      1. 4.4.1. Verificar la plantilla a utilizar (Verificar plantilla actualizada según norma y RED "Ubicar Ejemplos de otras ofertas o usar Plantillas Carpeta "1. MARKETING & SALES\1. Archivos Docs SOPORTE OFERTAS")
                                        1. 4.4.2. Describir claramente el alcance de las actividades a realizar para el servicio o suministro a ofertar
                                          1. 4.4.3. Garantizar el registro del consecutivo de la oferta (CCP y/o SalesForce)
                                        2. 5. Verificar Documentación Legal

                                          Annotations:

                                          • Apoyarse con área legal de ser necesario
                                          1. 5.1. Diligenciar Formato y Solicitar Pólizas correspondientes (Si aplica)
                                            1. 5.2. Generar Pólizas en caso de ser necesario (Licitaciones)
                                              1. 5.3. Enviar notas aclaratorias al cliente en caso de ser necesario
                                            2. 6. Enviar Oferta el Cliente Interno o Externo
                                              1. 6.1. Suministrar Oferta Plantilla Word/ PDF de acuerdo a normas ABB
                                                1. 6.2. Anexar términos y condiciones de acuerdo a suministro o servicio
                                                  1. 6.3. Suministrar la información completa Física y/o DVD Licitación, de acuerdo a especificacioens del cliente (Licitación)
                                                2. 7. Oferta Ganada
                                                  1. 7.1 Continuar con "Proceso al recibir confirmación de orden ganada"
                                                  2. 8. Oferta perdida o cerrada
                                                    1. 8.1 Trazabilidad y estado Oferta Cotización
                                                      1. 8.2 Seguimiento con el cliente estado Oferta
                                                        1. 8.3 Actualizar las herramientas CCP y/o SalesForce con el estado de la Oferta
                                                          1. 8.4 Actualizar archivos Excel (OFERTASD BD Asignación y Control)
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