redaçao oficial

Starlley Augusto
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Description

Mind Map on redaçao oficial, created by Starlley Augusto on 04/19/2016.

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redaçao oficial
  1. Endereçamento no envelope

    Annotations:

    • No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por “Vossa Excelência”, terá a seguinte forma: A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça 70064-900 Brasília/DF *Para as demais autoridades e particulares, o endereçamento correto é: Ao Senhor Fulano de Tal Condomínio ABC, conj x, casa 0 70000-000 Brasília/DF *Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) às autoridades arroladas na lista anterior.
    1. ofícios e memorandos
      1. Ofício e Aviso

        Annotations:

        • a. Definição/finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é a de que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares. b. Forma Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário.  
        1. Memorando

          Annotations:

          • a. Diferença entre o memorando e os demais (ofício/aviso) O destinatário do memorando deve ser mencionado pelo cargo que ocupa, ao passo que o remetente/destinatário do ofício e do aviso deve ser, respectivamente, diretamente de Ministros de Estado para e pelas autoridades de mesma hierarquia. b. Definição/finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. É uma forma de comunicação eminentemente interna.
          1. Exposição de Motivos

            Annotations:

            • 1. Definição e Finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. 2. Forma e Estrutura Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. 3. O Padrão Ofício). O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.  
            1. de caráter informativo

              Annotations:

              • No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício.
              1. para propôr medida

                Annotations:

                • a exposição de motivos que submeta à consideração do Presidente da República a sugestão de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo – embora sigam também a estrutura do padrão ofício –, além de outros comentários julgados pertinentes por seu autor, devem, obrigatoriamente, apontar: a) na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato normativo proposto; b) no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema, e eventuais alternativas existentes para equacioná-lo; c) na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema. Deve, ainda, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos , devidamente preenchido, de acordo com o seguinte modelo previsto no Anexo II do Decreto no 4.176, de 28 de março de 2002.    
              2. mensagem

                Annotations:

                • É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos Ministérios à Presidência da República, a cujas assessorias caberá a redação final. As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as seguintes finalidades: a) encaminhamento de projeto de lei ordinária, complementar ou financeira. b) encaminhamento de medida provisória. c) indicação de autoridades. d) pedido de autorização para o Presidente ou o Vice-Presidente da República se ausentarem do País por mais de 15 dias. e) encaminhamento de atos de concessão e renovação de concessão de emissoras de rádio e TV. f) encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior. g) mensagem de abertura da sessão legislativa. h) comunicação de sanção (com restituição de autógrafos). i) comunicação de veto. j) outras mensagens. Também são remetidas ao Legislativo com regular freqüência mensagens com: – encaminhamento de atos internacionais que acarretam encargos ou compromissos gravosos (Constituição, art. 49, I); – pedido de estabelecimento de alíquotas aplicáveis às operações e prestações interestaduais e de exportação (Constituição, art. 155, § 2o, IV); – proposta de fixação de limites globais para o montante da dívida consolidada (Constituição, art. 52, VI); – pedido de autorização para operações financeiras externas (Constituição, art. 52, V); e outros. Entre as mensagens menos comuns estão as de: – convocação extraordinária do Congresso Nacional (Constituição, art. 57, § 6o); – pedido de autorização para exonerar o Procurador-Geral da República (art. 52, XI, e 128, § 2o); – pedido de autorização para declarar guerra e decretar mobilização nacional (Constituição, art. 84, XIX); – pedido de autorização ou referendo para celebrar a paz (Constituição, art. 84, XX); – justificativa para decretação do estado de defesa ou de sua prorrogação (Constituição, art. 136, § 4o); – pedido de autorização para decretar o estado de sítio (Constituição, art. 137); – relato das medidas praticadas na vigência do estado de sítio ou de defesa (Constituição, art. 141, parágrafo único); – proposta de modificação de projetos de leis financeiras (Constituição, art. 166, § 5o); – pedido de autorização para utilizar recursos que ficarem sem despesas correspondentes, em decorrência de veto, emenda ou rejeição do projeto de lei orçamentária anual (Constituição, art. 166, § 8o); – pedido de autorização para alienar ou conceder terras públicas com área superior a 2.500 ha (Constituição, art. 188, § 1o); etc.
                1. Forma e Estrutura

                  Annotations:

                  • As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda; Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal, c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo; d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.  
                2. Telegrama

                  Annotations:

                  • Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza).   
                  1. Fax

                    Annotations:

                    • O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:
                    1. Correio Eletrônico

                      Annotations:

                      •  O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais). O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.. Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
                      1. Valor documental

                        Annotations:

                        • Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.  
                    2. principios (6) (UUFCCI)

                      Annotations:

                      • - a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; - o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão; É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos. Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária. - a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos; - a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam. O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de economia lingüística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. Procure perceber certa hierarquia de idéias que existe em todo texto de alguma complexidade: idéias fundamentais e idéias secundárias. Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também idéias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.  - a clareza, que possibilita a completa compreensão da mensagem oficial a.Impessoalidade:  - finalidade: impedir a emissão de juízo de valorde redator. - tratar assuntos somentes de interesse da administração. Nada de cunhopessoal. - Não deve ter trato de caráter subjetivo do servidor, ou seja , o seuponto de vista pessoal. Como manifestações de apresso (elogios) ou desapresso. - dever ter um tratamento tecnico e objetivo. - uso da 1º pessoa (eu,tu..) :  é possível em documentos em que o uso da 3º pessoa não é obrigatório, devendoser redigido com uma assinatura de cunho pessoal. Como o atestado, parecer, laudo e etc. Onde depende da pessoa do assinante ex: Eu fulano de tal atesto que ...Não é possivel quando o documento tiver que ser redigido obrigatóriamente na 3º pessoa, pois fere a impessoalidade. Como em oficios b. Formalidade: - escrever de acordo com a forma. Uso adequado de pronomes de tratamento, de fechos, de vocativos. - não utilizar do tratamente "você". - deve, o servidor, tratar o público com cordialidade e polidez (educação e respeito ao leitor).   > atenciosamente e respeitosamente atenciosamente : usado para dirigir-se à pessoa de mesma hierarquia.respeitosamente : usado para dirigir-se à pessoa de hierarquia superior.c. Clareza: é a qualidade do texto que possibilitaa imediata compreensão peloleitor e depende do uso do padrão cultoda língua portuguesa, da formalidade eda padronização e da concisão.d. Concisão: é a característica do textoque transmite o máximo de informaçãocom o mínimo de palavras. Assim,prolixidade deve ser evitada e substituiçõesde palavras e expressões sãobem-vindas.e. Uso da norma culta: cabe, na redaçãode textos oficiais, a aplicação de todasas regras determinadas pela gramáticanormativa. Não há espaço para variaçãolinguística.f. Uniformidade: busca que todos os textosemitidos pelo CNJ apliquem exatamenteda mesma forma as regras daformalidade.
                      1. obs

                        Annotations:

                        • A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, sendo de evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio a determinada área, são de difícil entendimento por quem não esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos.
                      2. Pronomes de tratamento e concordância
                        1. Quando se refere à pessoa de quem se fala.

                          Annotations:

                          • emprega-se a forma “sua”. Ex.: Mesmo não estando presente à reunião, queria pedir a Sua Excelência, o ministro da justiça, um voto de confiança.
                          1. Quando se refere à pessoa com quem se fala

                            Annotations:

                            • emprega-se a forma “vossa”. Ex.: Vossa Excelência, Sr. Ministro, já concluiu seu voto?
                            1. Emprego dos pronomes de tratamento

                              Annotations:

                              • Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: - Presidente da República; - Vice-Presidente da República; - Ministros de Estado; - Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; - Oficiais-Generais das Forças Armadas; - Embaixadores; - Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; - Secretários de Estado dos Governos Estaduais; - Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: - Deputados Federais e Senadores; - Ministros do Tribunal de Contas da União; - Deputados Estaduais e Distritais; - Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; - e Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judiciário: - Ministros dos Tribunais Superiores; - Membros de Tribunais; - Juízes; - Auditores da Justiça Militar. “Vossa Senhoria” é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal,
                              1. obs

                                Annotations:

                                • O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: - Excelentíssimo Senhor Presidente da República, - Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, - Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: - Senhor Senador, - Senhor Juiz, - Senhor Ministro, - Senhor Governador, Não cabe o tratamento “Ilustríssimo”. Basta “Senhor”. Acrescente-se que “doutor” não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. No fecho, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República, deve-se usar “Respeitosamente,” e para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, “Atenciosamente,”. Por analogia, entende-se que os defensores públicos e promotores de justiças são tratados por vossa excelencia. levando em conta que os cargos descritos estão em ordem decrescente, do nivel da união até o municipal, observa-se que o tratamento respectivo acaba no chefe de governo do municipio (prefeito). Desse modo, vereadores NÃO SÃO tratados como vossa excelencia e sim vossa senhoria. Com exceção do presidente da camara legislativa municipal, que é um vereador. Mas nessa função de presidencia, será tratado como vossa excelencia.   
                            2. tipos de documentos
                              1. Portaria e Resolução

                                Annotations:

                                • A portaria, no CNJ, é um ato emanando pelo presidente, pelo corregedor, pelo secretário-geral ou pelo diretor-geral destinado a instruir assuntos concernentes à administração (admissão, exoneração, elogio, punição etc.). Importante observar o uso correto de negrito, caixa alta e espaçamento e a diagramação do texto. A numeração das portarias é contínua por ano e independe do emissor; recomeça, portanto, a cada ano. Assim, há a portaria n. 1 da Secretaria-Geral, a n. 1 da Diretoria-Geral e a n. 1 da Corregedoria. Como a numeração se reinicia, não há vírgulas entre o número da portaria e a respectiva data, no campo Identificação do Documento. A resolução, no CNJ, é o ato normativo de competência do Plenário editado com a finalidade de estabelecer normas gerais no âmbito do Poder Judiciário, sendo dotada de caráter vinculante e geral. No portal do CNJ, no menu Atos Normativos, é possível pesquisar as resoluções emanadas pelo CNJ. Também é importante observar o uso correto de negrito, caixa alta e espaçamento e a diagramação do texto. A numeração das resoluções é contínua e nunca se reinicia, por isso há vírgula entre o número da resolução e a sua data, no campo Identificação do Documento. Sempre quem assina a resolução é o presidente do CNJ.
                                1. Ata

                                  Annotations:

                                  • Ata é um ato oficial administrativo que consiste no registro sucinto, escrito, das decisões e dos acontecimentos havidos em reunião, congresso, mesa-redonda etc. O texto é escrito seguidamente, sem rasuras, entrelinhas ou entradas de parágrafos. Não pode haver espaços em branco; numerais são escritos por extenso; são evitadas abreviaturas. O texto da ata é composto por seis partes sequenciadas segundo o fluxo da informação, sem numeração: 1) dia, mês, ano e hora da reunião; 2) local da reunião; 3) nome das pessoas presentes seguido dos respectivos cargos; 4) ordem do dia; 5) fecho (que começa com “Nada mais havendo a tratar”, por exemplo); e 6) assinaturas do presidente, do secretário e de alguns participantes da reunião. E se você escrever algo errado na ata? Se perceber o erro imediatamente, risque-o e escreva a seguir “digo”, entre vírgulas, e a forma correta. Se perceber só no final, escreva “Em tempo” e faça a indicação do erro e do conserto, com a respectiva linha do texto em que o erro ocorreu.
                                  1. relatorio

                                    Annotations:

                                    • Relatório é um texto que conta o que aconteceu, porque, como, quando, e indica para que tudo se deu. Há relatórios de parto, de pesquisa, de viagem, de estágio, de trabalho mensal, de vendas, de gastos... Em cada tipo e com cada finalidade, há mais ou menos emoção. Amyr Klink relata suas viagens com emoção, ainda menos que uma mãe ao narrar o parto do filho. Já o controle interno do CNJ relata uma auditoria de maneira bem técnica, assim como um pesquisador deve ser o mais objetivo possível ao contar como fez suas pesquisas. Qualquer que seja o tipo de relatório, uma característica comum é fundamental: precisão. Se não houver precisão de fatos, deixa de haver relatório. No CNJ, talvez todos façamos relatório. E, como deve ser: com correção gramatical.
                                  2. elementos

                                    Annotations:

                                    • a. emissor: nas comunicações oficiais o emissor sempre será o serviço público. Diferentemente quando há uma comunição feito por um cidadão, sem está representado a administração, ao serviço público, pois tem-se assim, ele próprio como emissor. b. receptor: - serviço público: órgão, setor, departamento. - conjunto de cidadãos, entendido de maneira geral. c. assunto só tratará de assuntos relativos às atribuições do serviço público da administração pública.
                                    1. Fechos para Comunicações

                                      Annotations:

                                      • O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Existe somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.
                                      1. Identificação do Signatário

                                        Annotations:

                                        • Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.  
                                        1. O Padrão Ofício

                                          Annotations:

                                          • Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. >> Partes do documento no Padrão Ofício O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede : Exemplos: Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília, 15 de março de 1991. c) assunto: resumo do teor do documento Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: – introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta; – desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; – conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.” ou “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicações); g) assinatura do autor da comunicação; e h) identificação do signatário (v. 2.3. Identificação do Signatário).
                                          1. Forma de diagramação

                                            Annotations:

                                            • Os documentos do Padrão Ofício5 devem obedecer à seguinte forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página; d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”); e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; 5 O constante neste item aplica-se também à exposição de motivos e à mensagem (v. 4. Exposição de Motivos e 5. Mensagem). 13 h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento; j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos; o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo Ex.: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2002”
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