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Description
Mind Map by erika plaza, updated more than 1 year ago
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Created by erika plaza
over 7 years ago
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Administración de la
Información de una Unidad
de Archivo
- Conjunto de actividades,
normalizadas y coordinadas
- Que se ejecutan en cada unidad para
controlar el proceso de producción
documental
- En la etapa administrativa, de
conservación y disponibilidad
de los documentos, en
cumplimiento de las funciones
asignadas a la unidad
- Garantizando la
autenticidad, fiabilidad e
integridad de los
documentos
- Los responsables de
la unidad
garantizarán la
custodia y
conservación de los
documentos hasta
su transferencia
- Los responsables de
la unidad
garantizarán la
custodia y
conservación de los
documentos hasta
su transferencia
- Garantizando la
autenticidad, fiabilidad e
integridad de los
documentos
- En la etapa administrativa, de
conservación y disponibilidad
de los documentos, en
cumplimiento de las funciones
asignadas a la unidad
- Que se ejecutan en cada unidad para
controlar el proceso de producción
documental
- La información se administra
para mantener los
documentos agrupados,
conservados, localizados y
disponibles
- Asegurando el control
efectivo y organizado
de las actividades
realizadas en cada
unidad
- Facilitando el control efectivo
y organizado de los
expedientes y documentos
de archivo
- Evitando la acumulación
indiscriminada de
documentos en las
unidades
- Apoyando la toma de
decisiones en la
unidad de archivo
- Garantizando el acceso
a la información
- Asegurando el control
efectivo y organizado
de las actividades
realizadas en cada
unidad
- Herramientas para realizar la
administración de la
información :
- Clasificar:
Identificación de los
documentos generados
por cada unidad
- Reconocer el tipo de
expedientes que genera cada
procedimiento administrativo
- crear una relación entre el
documento, el creador y el
contexto de la actividad en
el que ha sido originado
(Cruz Mundet, José, 2011)
- De acuerdo a la estructura
jerarquíca y al manual de
funciones
- De acuerdo a la estructura
jerarquíca y al manual de
funciones
- crear una relación entre el
documento, el creador y el
contexto de la actividad en
el que ha sido originado
(Cruz Mundet, José, 2011)
- Clasificar permite agrupar los
documentos y expedientes que se
generan en categorias o series
documentales
- Las series documentales
son fundamentales para:
- Asignar la clasificación y el código
de inventario a los expedientes
- Fijar el tiempo de retención
y disposición final
- Asignar el acceso y seguridad de
los expedientes de acuerdo a su
ciclo vital.
- Asignar la clasificación y el código
de inventario a los expedientes
- Las series documentales
son fundamentales para:
- Para clasificar es preciso
tener en cuenta el cuadro
de clasificación de
documentos de cada
organización
- Reconocer el tipo de
expedientes que genera cada
procedimiento administrativo
- Ordenación: Establecer un
sistema de organización sea
cronológico, numérico,
alfabético o alfanumérico.
- Dentro de las catégorias o
series definidas en la
clasificación
- De forma que los documentos y
expedientes queden ubicados
física e intelectualmente dentro
de su serie
- De forma que los documentos y
expedientes queden ubicados
física e intelectualmente dentro
de su serie
- La ordenación facilita las
siguientes actividades:
- Facilita la consulta del
expediente de acuerdo a la
secuencia de su trámite
- Facilita la agrupación de los
documentos principales y sus
anexos
- Facilita la elaboración del
inventario documental y su
foliación
- Facilita las transferencias
documentales
- Facilita la consulta del
expediente de acuerdo a la
secuencia de su trámite
- Dentro de las catégorias o
series definidas en la
clasificación
- Describir: medio utilizado por
el archivista para obtener la
información contenida en los
documentos y ofrecerla a los
interesados en ella. (Antonia
Heredia, 1988).
- La descripción
persigue dos
objetivos:
- Dar información a los
demás (Antonia Heredia,
1988).
- Facilitar el control al
archivista (Antonia Heredia,
1988).
- Dar información a los
demás (Antonia Heredia,
1988).
- Instrumentos
utilizados en la
descripción
documental
- Guías: Se utiliza a nivel
de fondo
- Brinda información sobre un archivo
como características generales de los
fondos, historia de los organismos
productores, relaciones entre las
secciones y las series,bibliografía, horarios
de apertura y servicios.
- Brinda información sobre un archivo
como características generales de los
fondos, historia de los organismos
productores, relaciones entre las
secciones y las series,bibliografía, horarios
de apertura y servicios.
- Inventarios: Se realiza con
la intención de conocer el
contenido del acervo
documental
- Instrumento de recuperación de
información que describe de
manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo
documental. (AGN,2016)
- Instrumento de recuperación de
información que describe de
manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo
documental. (AGN,2016)
- Catálogos: permite a los usuarios
conocer las series, su volumen y
alcance.
- Describe de forma ordenada y
individualizada las piezas
documentales de una serie, se
realiza pieza por pieza.
- Describe de forma ordenada y
individualizada las piezas
documentales de una serie, se
realiza pieza por pieza.
- Instrumentos
auxiliares
- Listas de remisión: Sirven para
cederle la custodia de los
documentos legales a otra
persona, para elaborarlas la
documentación debe estar
ordenada, descrita y clasificada.
- Posee un número de orden, la cantidad
de documentos que se va a transferir, la
signatura que lo ubica en el espacio físico,
el contenido en el cual se escribe un
pequeño resumen del documento, las
fechas extremas y el número de folios.
- Posee un número de orden, la cantidad
de documentos que se va a transferir, la
signatura que lo ubica en el espacio físico,
el contenido en el cual se escribe un
pequeño resumen del documento, las
fechas extremas y el número de folios.
- Tablas de Retención Documental:
listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos. (AGN, 2016)
- considera como el Instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de
una entidad, su necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y
preservación y que debe hacerse con ellos
una vez finalice su vigencia o utilidad. (AGN,
2016)
- considera como el Instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de
una entidad, su necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y
preservación y que debe hacerse con ellos
una vez finalice su vigencia o utilidad. (AGN,
2016)
- Indices: Son una serie de listas que se
refieren generalmente a palabras que
aclaran nombres de personas, lugares,
temas y materias.
- Sirven de apoyo a las Guías,
inventarios y catálogos.Son
auxiliares de la descripción y se
ordenan alfabéticamente o
numéricamente.
- Sirven de apoyo a las Guías,
inventarios y catálogos.Son
auxiliares de la descripción y se
ordenan alfabéticamente o
numéricamente.
- Listas de remisión: Sirven para
cederle la custodia de los
documentos legales a otra
persona, para elaborarlas la
documentación debe estar
ordenada, descrita y clasificada.
- Guías: Se utiliza a nivel
de fondo
- La descripción
persigue dos
objetivos:
- Valoración documental:labor
intelectual por la cual se
denomina los valores primarios y
secundarios de los documentos,
con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes
fases del ciclo vital.
- identifica y analiza los procesos de la
organización que contribuyen a la
creación y uso de los documentos de
archivo
- identifica y analiza los procesos de la
organización que contribuyen a la
creación y uso de los documentos de
archivo
- Clasificar:
Identificación de los
documentos generados
por cada unidad
- Funciones de la unidad de
archivo
- Ser elemento de la
memoria corporativa
- Proveer soportes para posibles
reclamaciones
- Contribuir a la eficiencia de
la empresa
- Cumplimiento de requisitos
legales y normativas
- Preservar la historia
de la organización
- Ser elemento de la
memoria corporativa
- la administración hace referencia a un
tratamiento integral de los documentos
- que son objeto de
herramientas técnicas y
funcionales
- Y hacen parte de un tratamiento integral de los archivos como
sistemas compuestos por recursos (financieros, personas,
tecnologías, equipamientos, normas...). (Cruz Mundet, José
Ramón, 2011 )
- Y hacen parte de un tratamiento integral de los archivos como
sistemas compuestos por recursos (financieros, personas,
tecnologías, equipamientos, normas...). (Cruz Mundet, José
Ramón, 2011 )
- la administración de documentos y
archivos se entiende como:
- el conjunto de normas, órganos, centros y
servicios, responsable de la administración
eficaz de los documentos y de los archivos (Cruz
Mundet, José Ramón, 2011 )
- el conjunto de normas, órganos, centros y
servicios, responsable de la administración
eficaz de los documentos y de los archivos (Cruz
Mundet, José Ramón, 2011 )
- que son objeto de
herramientas técnicas y
funcionales
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