6708025
Description
Mind Map by Dairo Valest, updated more than 1 year ago
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Created by Dairo Valest
over 7 years ago
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ARTICULO 060 DE 2001
- ARTICULO PRIMERO
- Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de
gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y
consulta de los documentos.
- Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de
gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y
consulta de los documentos.
- ARTICULO SEGUNDO
- Definiciones
- Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
- Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
- Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
- Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
- Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
- Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
- Definiciones
- ARTICULO TERCERO
- Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución
de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que
se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos
- Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución
de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que
se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos
- ARTICULO CUARTO
- Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.
Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones,
radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
- Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.
Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones,
radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
- ARTICULO QUINTO
- Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de
la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto
orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada
año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
- Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de
la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto
orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada
año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
- ARTICULO SEXTO
- La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y
serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones
establecidas para el efecto.
- La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y
serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones
establecidas para el efecto.
- ARTÍCULO SÉPTIMO
- Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos
de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta
oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
- Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos
de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta
oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
- ARTICULO OCTAVO
- Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios
competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de
las comunicaciones recibidas.
- Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios
competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de
las comunicaciones recibidas.
- ARTICULO NOVENO
- Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben
incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que
aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren
adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC
4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. " Cartuchos de disco flexible de 90
mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".
- Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben
incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que
aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren
adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC
4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. " Cartuchos de disco flexible de 90
mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".
- ARTICULO DECIMO
- Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la
competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,
dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad,
se procederá a la radicación del mismo
- Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la
competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,
dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad,
se procederá a la radicación del mismo
- ARTICULO DÉCIMO PRIMERO
- Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos
copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que
genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará
en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de
retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual
cantidad de copias adicionales
- Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos
copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que
genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará
en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de
retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual
cantidad de copias adicionales
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