DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Grace Criollo
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DEBER GESTIÓN DE DATOS PARALELO A

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DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
1 soporte material que contiene información que permite la comunicación
1.1 CLASIFICACIÓN
1.1.1 Biblioteca
1.1.1.1 *Libros: contenido variado *Publicaciones periódicas: aparece por entregas sucesivas *Documentación de congresos: actas *Tesis: resultado de un trabajo original *Bibliografías: referencias de documentos *Catálogos: colecciones bibliográficos *Repertorios: recopilación de datos *Bases de datos: conjunto de datos homogéneos
1.1.2 Según Su Actividad Económica
1.1.2.1 PERSONALES • CARTAS • DISCURSOS • ENSAYOS • DIARIO
1.1.2.2 COMERCIALES PARTE ADMINISTRATIVA • ACUERDOS • HOJAS DE VIDA • INFORMES • LEYES PARTE CONTABLE • FACTURAS • RECIBOS • BALANCES
1.1.2.3 JUDICIALES • JUICIOS • DEMANDAS • CAUSAS
1.1.2.4 RELIGIOSAS • ESCRITOS PAPALES • BULA • ACTAS
1.1.2.5 MILITARES • MINUTA • AUTOS
2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
2.1 •Asunto: Resumen de una linea
2.2 •Fecha de origen: Fecha emitida
2.3  •Número y código de origen: registro de origen
2.4 •Emisor: persona que firma el documento.
2.5  •Institución: empresa del emisor.
2.6 •Grado de reserva: Ordinaria o reservada
2.7 •Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela
2.8 •Medio de recepción: Intermediario o portador
2.9 Destinatario: Nombre de a quién va dirigido
2.10 •Responsable: Nombre del responsable
2.11 •Resumen del texto: objetivo y sintético
2.12  Insertar documento: Incorporar el archivo magnético
3 UNIDAD DECORRESPONDENCIA
3.1 MISION  Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información
3.2 OBJETIVO Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones
3.3 FUNCIONES  Recepción  Distribución Trámite  Conservación  Consulta de documentos
3.4 SERVICIO QUE PRESTA  Dar información adecuada y oportuna  Conservar la información  Digitalizar  Cambio de soporte  Implementar manuales de procedimientos
4 ARCHIVO
4.1 En él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.
4.2 Cada organismo utiliza su propio sistema para la organización de los archivos ya que adoptan los procedimientos más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de los documentos.
4.3 Las empresas públicas o privadas realizan transacciones que originan registros que requieren ser conservados en forma ordenada para que puedan ser localizados fácilmente
4.3.1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
4.3.1.1 DOCUMENTOS PÚBLICOS
4.3.1.1.1 expedido o autorizado por funcionario público
4.3.1.1.1.1 R. civil
4.3.1.1.1.1.1 Partida de nacimiento
4.3.1.1.1.1.2 Acta de Defunción
4.3.1.1.1.1.3 Acta de Divorcio
4.3.1.1.1.2 Personal
4.3.1.1.1.2.1 Carnet
4.3.1.1.1.2.2 Cédula
4.3.1.1.1.2.3 Pasaporte
4.3.1.1.1.2.4 Licencia de conducir
4.3.1.1.1.3 Doc. De Propiedad
4.3.1.1.1.3.1 Vivienda
4.3.1.1.1.3.2 Terreno
4.3.1.1.1.3.3 Vehículo
4.3.1.1.1.4 Doc. Solvencia
4.3.1.1.1.4.1 Reconocimiento
4.3.1.1.1.4.2 Titulo Académico
4.3.1.1.1.4.3 Diploma
4.3.1.2 DOCUMENTOS PRIVADOS
4.3.1.2.1 Doc. Acreditación
4.3.1.2.1.1 Impuesto Servicio
4.3.1.2.2 Constatación De Trabajo
4.3.1.2.2.1 Certificaciones
4.3.1.2.2.2 Constancia Medica
4.3.1.2.2.3 Autorización
4.4 Funciones de los archivos.  Reunir ordenadamente todos los documentos  Asegurar la perfecta conservación de los documentos.  Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos
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