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Description
Mind Map by DAYANA KATERINE VEGA ESPITIA , updated more than 1 year ago
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Created by DAYANA KATERINE VEGA ESPITIA
almost 7 years ago
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PRESUPUESTO EN UN EVENTO
- es
- Una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos
materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy
detallada, minuciosa y organizadamente.
- Una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos
materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy
detallada, minuciosa y organizadamente.
- Dentro de la planificación del mismo se deben tener en cuenta los:
- Egresos
- Representa el monto total invertido en
la organización de un evento, es el total
de gastos en que se incurre. Al
planificar un evento y desarrollar su
presupuesto, tenemos 2 tipos de costos
o egresos
- Representa el monto total invertido en
la organización de un evento, es el total
de gastos en que se incurre. Al
planificar un evento y desarrollar su
presupuesto, tenemos 2 tipos de costos
o egresos
- Costos fijos
- Los costos fijos son los que vamos a tener
que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al
evento, esto es:
- - Producción pre-evento, gastos de
personal designado y papelería. -
Difusión, promoción del evento,
publicidad y rueda de prensa. -
Diseño, impresión y costo de envío
de invitaciones. - Locación, el lugar
dónde se hará el evento.- Área y
servicio de estacionamiento. -
Equipamiento técnico, sonido,
proyección, decoración, fotografía y
video. - Viáticos, transporte y
alojamiento de oradores e invitados
especiales. - Actos protocolares de
apertura y cierre del evento. -
Traductores si fuera necesario. -
Sistema de inscripción y
acreditación. - Contratación de show
o actividades, extra al evento. -
Cobertura de seguro de
equipamiento y personal. -
Honorarios de servicios
profesionales, contadores,
abogados, arquitectos, etc. - Servicio
de fletes, transporte, montaje y
desmontaje.
- - Producción pre-evento, gastos de
personal designado y papelería. -
Difusión, promoción del evento,
publicidad y rueda de prensa. -
Diseño, impresión y costo de envío
de invitaciones. - Locación, el lugar
dónde se hará el evento.- Área y
servicio de estacionamiento. -
Equipamiento técnico, sonido,
proyección, decoración, fotografía y
video. - Viáticos, transporte y
alojamiento de oradores e invitados
especiales. - Actos protocolares de
apertura y cierre del evento. -
Traductores si fuera necesario. -
Sistema de inscripción y
acreditación. - Contratación de show
o actividades, extra al evento. -
Cobertura de seguro de
equipamiento y personal. -
Honorarios de servicios
profesionales, contadores,
abogados, arquitectos, etc. - Servicio
de fletes, transporte, montaje y
desmontaje.
- Los costos fijos son los que vamos a tener
que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al
evento, esto es:
- Costos variables
- Los costos variables están determinados
por la cantidad de asistentes o invitados,
entre ellos:
- - Material de acreditación,
credenciales, programas, folletería,
regalos o souvenirs, diplomas, etc. -
Servicio de Catering, coffee breaks,
almuerzos, cenas. - Personal
temporario. - Estacionamiento. -
Computadoras y mobiliario. - Gastos
bancarios. - Personal de seguridad y
limpieza
- - Material de acreditación,
credenciales, programas, folletería,
regalos o souvenirs, diplomas, etc. -
Servicio de Catering, coffee breaks,
almuerzos, cenas. - Personal
temporario. - Estacionamiento. -
Computadoras y mobiliario. - Gastos
bancarios. - Personal de seguridad y
limpieza
- Los costos variables están determinados
por la cantidad de asistentes o invitados,
entre ellos:
- Imprevistos
- Es importante tener en cuenta
que existen una serie de
imprevistos o contingencias
durante la organización del
evento, por lo que es bueno
contar con un monto extra para
poder cubrirlos.
- Se recomienda considerar entre un
10% y 15% de los posibles egresos
totales. Esto nos dará la flexibilidad
necesaria al presupuesto, para
llegar al final del evento pudiendo
cubrir cualquier contratiempo.
- Se recomienda considerar entre un
10% y 15% de los posibles egresos
totales. Esto nos dará la flexibilidad
necesaria al presupuesto, para
llegar al final del evento pudiendo
cubrir cualquier contratiempo.
- Es importante tener en cuenta
que existen una serie de
imprevistos o contingencias
durante la organización del
evento, por lo que es bueno
contar con un monto extra para
poder cubrirlos.
- Cotización de
presupuestos
- Para cada rubro a cubrir, es muy
importante solicitar más de 3
cotizaciones, y así poder armar un
presupuesto final más conveniente
y ajustado para el evento.
- Es factible que desde que se
solicita el primer presupuesto,
hasta el día de la contratación,
haya una modificación en la
cotización, ya que los
proveedores manejan entre 15
días y un mes en la congelación
de las cotizaciones.
- Es factible que desde que se
solicita el primer presupuesto,
hasta el día de la contratación,
haya una modificación en la
cotización, ya que los
proveedores manejan entre 15
días y un mes en la congelación
de las cotizaciones.
- Para cada rubro a cubrir, es muy
importante solicitar más de 3
cotizaciones, y así poder armar un
presupuesto final más conveniente
y ajustado para el evento.
- Carpeta de cotizaciones
- Es vital contar con el respaldo de
todas las cotizaciones que se
soliciten, para tener presentes las
condiciones de pago y entrega en
cada caso. Eso además permitirá, si
algún proveedor fallara, tener las
demás opciones a mano. También es
importante guardar las tarjetas y
números de contacto para casos de
emergencia.
- Es vital contar con el respaldo de
todas las cotizaciones que se
soliciten, para tener presentes las
condiciones de pago y entrega en
cada caso. Eso además permitirá, si
algún proveedor fallara, tener las
demás opciones a mano. También es
importante guardar las tarjetas y
números de contacto para casos de
emergencia.
- Presentación del presupuesto final a los
organizadores
- Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el
contenido, ubicando en el encabezado el
nombre y año del evento, fecha y hora, número
de personas y a continuación cada uno de los
rubros, la cantidad, el precio unitario y el precio
total.
- Adicionalmente, es importante considerar
que si se ha realizado el mismo tipo de
evento en años anteriores, es buena
opción colocar un comparativo para
visualizar las variaciones en los costos.
- Adicionalmente, es importante considerar
que si se ha realizado el mismo tipo de
evento en años anteriores, es buena
opción colocar un comparativo para
visualizar las variaciones en los costos.
- Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el
contenido, ubicando en el encabezado el
nombre y año del evento, fecha y hora, número
de personas y a continuación cada uno de los
rubros, la cantidad, el precio unitario y el precio
total.
- Egresos
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