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ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL

ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL

La ventana de trabajo de Excel

contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su

manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la

estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo

de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas

(1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B,

C, etc.).

El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con

el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada

que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila

correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo

se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de

trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a las

necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número

de filas y de columnas.

ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA

Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias

hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,

Si trabajamos con varias hojas dentro del

libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más

rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada

mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el

mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos

métodos:

RANGOS DE CELDAS

El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le

denomina rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los

requerimientos que este tenga en el momento, ejemplo:

ENTRADA DE DATOS

En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de forma

individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de texto o

números en forma continua como se hace con los procesadores de textos. En las

celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos (letras y números),

esto se logra de forma simple, pues solo basta con escribir el tipo de dato y

pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o cursoras.

Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación

dentro de las celdas ya preestablecido así:

* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.

* Los datos numéricos se alinean del lado derecho.

Veamos el siguiente ejemplo:

Fig.2: Alineación estándar de los datos en la hoja de Excel

Cabe destacar que estos formatos de alineación de los datos pueden ser

modificados por el usuario utilizando los botones de la Barra de Herramientas

Formato.

(Izquierda, centrado, derecha)

CAMBIO ENTRE HOJAS DEL LIBRO

Como ya se dijo antes, Excel es un libro de trabajo que contiene varias hojas,

para cambiarnos de una hoja a otra, lo podemos hacer con un clic sobre el

nombre de la hoja, si tenemos un mouse.

Si no disponemos de un mouse debemos usar las siguientes combinaciones de

teclas para poder hacerlo:

OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO

Borrar rango seleccionado Para borrar un rango seleccionado lo

realizamos por el Menú Edición comando Borrar, y luego nos presenta las

siguientes opciones de un submenú:

•Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las

celdas.

•Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido.

•Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se puede

usar la tecla SUPR

•Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas

Eliminar celdas, filas y columnas

Según las

necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel nos ofrece

las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición comando

Eliminar...:

•Desplazar celdas hacia la izquierda.

•Desplazar celdas hacia arriba.

•Toda la fila.

•Toda la columna.

Fig.8: Menú contextual sobre una columna

Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del

mouse sobre las celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas

también se hace clic derecho sobre sus cabeceras.

Insertar celdas, filas y columnas

Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder insertar

un bloque que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes opciones que

encontramos a través del Menú Insertar comando Celdas...:

•Desplazar celdas hacia la derecha.

•Desplazar celdas hacia abajo.

•Insertar toda una fila.

•Insertar toda una columna.

Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del

mouse sobre las celdas seleccionadas.

En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus

cabeceras.

Fig.9: Menú contextual sobre una columna

Otras operaciones con columnas

Para realizar todas las operaciones básicas con las columnas seleccionadas,

debemos entrar al Menú Formato escoger el comando Columna y allí encontramos

las siguientes opciones:

•Ancho: para ajustar el ancho manualmente.

•Ajustar a la selección: el ancho se ajusta automáticamente al texto más

extenso del bloque seleccionado.

•Ocultar: oculta las columnas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 0

(cero)

•Mostrar: desoculta las columnas indicadas en la selección.

•Ancho estándar: coloca las columnas en su ancho o tamaño normal.

Si lo que deseamos es insertar columnas, debemos seleccionarlas inicialmente y

luego entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Columnas. La otra

alternativa es utilizar el clic derecho del mouse sobre la cabecera de la

columna o las columnas, si son varias.

Otras operaciones con filas

Para realizar todas las operaciones básicas con las filas seleccionadas,

debemos utilizar el Menú Formato y escoger el comando Fila y allí encontramos

las siguientes opciones:

•Alto: para ajustar la altura manualmente.

•Ajustar a la selección: la altura se ajusta automáticamente al texto más

grande del bloque seleccionado.

•Ocultar: oculta las filas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 9

•Mostrar: desoculta las filas indicadas en la selección.

Si lo que queremos es insertar filas, debemos seleccionarlas inicialmente y

luego entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Filas, o utilizando el

clic derecho del mouse sobre la cabecera de las filas.

FORMATO DE CELDAS EN EXCEL 2013

Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de

números en Excel para modificar la apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos

las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para

cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas más.

El formato de celdas no es

indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a

tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las

herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres

ubicaciones:

En

la Cinta de opciones.

En

la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

En el

cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una

funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de

comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta

de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente,

Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la

mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra,

podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro

de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de

diálogo de diferentes maneras:

Haciendo

clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o

Alineación de la ficha Inicio.

Haciendo

clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la

opción Formato de celdas.

En

la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y

seleccionar la opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que

ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este

mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación >

Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de

celdas en la sección correspondiente:

Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta

ahora te parece funcional, entonces podemos abrir el cuadro de diálogo

Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl +

1.

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el

tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y

tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este

cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

En

la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable

de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además,

justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista

desplegable con el tamaño de fuente.

La

mini barra muestra estas mismas listas desplegables.

El

cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde

encontramos las mismas opciones de configuración.

Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas

configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de

subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son

los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S).

Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la

Cinta de opciones como en la mini barra:

Alineación de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores

numéricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta

alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación.

Alineación

vertical:

Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda

verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.

Alineación

horizontal: Alinea el contenido de la celda a la

izquierda, derecha o al centro de la misma.

Orientación:

Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es

de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una

columna muy estrecha.

Sangría: Se

aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.

Ajustar

texto: Si

tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda,

este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el

contenido.

Combinar

y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para

hacer una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la

flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como

la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos

encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de

la sección Alineación.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda

utilizando un color específico o una trama. Para indicar el color de fondo de

una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el

grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando también lo puedes encontrar en la mini

barra y se mostrará la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si

quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro

de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás

elegir tanto el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas

de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de

manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad

para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen

diferentes estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración

deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio >

Fuente:

Este comando también está disponible desde la mini

barra. Por otro lado el cuadro de diálogo Formato de celdas tiene

una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las configuraciones

necesarias a los bordes de una celda.

Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo

de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por

nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra

preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual

refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las

opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic sobre

la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado

de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.

También puedes notar que al final del menú se

muestran las opciones Nuevo

estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo

estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opción Combinar estilos nos permite

copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.

El formato de celdas en Excel 2013 nos

da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro

para mejorar la presentación de los datos y de esta manera tener una mejor

compresión e interpretación de los mismos. operadores

en excel

Función de los operadores en Excel

Existe varios tipos de operadores en Excel que te

ayudan a llevar a cabo diferentes operaciones en tus hojas de cálculo. Estos

operadores los ocupas en cualquier fórmula y función, en cada suma, en cada

resta o en cualquier otra operación estás usando los operadores.

Es muy importante saber cuáles son los operadores

en Excel y qué hace cada uno de ellos, ya que además de realizarlas

operaciones matemáticas más comunes, te permite realizar comparaciones entre

números, también puedes hacer operaciones con palabras, caracteres o con texto

en general entre muchos más.

OPERADORES EN EXCEL

Los operadores en Excel se agrupan de acuerdo a

cuatro grandes categorías, estás son:

1.

Operadores aritméticos

2.

Operadores de comparación

3.

Operadores de concatenación de texto

4.

Operadores de referencia

A continuación detallo cada categoría.

OPERADORES EN EXCEL ARITMÉTICOS

Los operadores más usados en Excel son los

“operadores aritméticos”, pues te permiten realizar las operaciones básicas

como suma, resta, multiplicación y división, pero además también te ayudan a

sacar porcentajes o a usar los exponentes.

En la tabla que a continuación te presentó, puedes

ver los operadores aritméticos que maneja Excel, así como lo que significa cada

operador y un ejemplo de cómo puedes usarlo:

Operador

aritmético

Significado

Ejemplo

+

Suma

20 + 4

–

Resta

Negación

5 – 4

–2

*

Multiplicación

2 * 4

/

División

8/2

%

Porcentaje

5%

^

Exponenciación

2^2

OPERADORES EN EXCEL DE COMPARACIÓN

Los operadores en Excel de comparación nos permiten,

como su nombre lo dice, comparar dos valores, ya sea que usemos directamente

los valores o que usemos los nombres de las celdas.

Cualquier operador que de comparación que utilices,

siempre te devolverá un valor lógico de FALSO O VERDADERO.

Operador

de comparación

Significado

Ejemplo

=

Igual a

10 = 11

>

Mayor que

C3 > D1

Menor que

8

>=

Mayor o igual que

F6 >= B7

Menor o igual que

B5

Distinto de/Diferente de

A8 C6

OPERADORES EN EXCEL DE TEXTO

Excel solamente maneja un operador para manipular

el texto, y lo que hace es unir una letra con otra o una cadena de caracteres

con otra de menor, igual o mayor longitud.

Operador

de texto

Significado

Ejemplo

&

Conecta

o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo

“Ho”&”la”

OPERADORES EN EXCEL DE REFERENCIA

Los operadores en Excel de referencia nos

permiten unir o realizar una intersección entre celdas, también sirven para

agrupar celdas dentro de un mismo rango o no contiguas.

Operador

de referencia

Significado

Ejemplo

:

Operador

de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias,

éstas incluidas.

D1:F13

,

Operador

de unión, que combina varias referencias en una sola

SUMA(C1:C7,G8:G19)

(espacio)

Operador

de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos

referencias

H6:H22 L5:L28

FÓRMULAS

DE EXCEL

Las fórmulas

de Excel son lo que dan

un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas

de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de

palabras. Utilizamos las fórmulas

de Excel para realizar

cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada

vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula

de Excel es un código

especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y

regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas

porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades

específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas

deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las

fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula

para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el

resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo

igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto

introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la

celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda

muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente

muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto.

Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser

utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por

dobles comillas como “Marzo”.

Referencias de celda.

En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos

utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el

valor que queremos incluir en nuestra fórmula

Operadores. Los

operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que

conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la

multiplicación.

Funciones de Excel.

Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un

ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir

como parte de una fórmula.

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