CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL

Página 1

¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados

en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que, si ya conoces otro

programa de Office, como Word, PowerPoint, etc. te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos

iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa

se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre

provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte

superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número

de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las

diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas

referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas, siendo 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Columna

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras,

por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Fila

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una

hoja de datos.

Celda

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a

la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la

columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar

todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se

denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna

de la celda activa.

Rango de Datos

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de

una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que

todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Página 2

Unidad 1.

Elementos de Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados

en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si

no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de

cálculo.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las barras, etc, para saber

diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También

cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo

esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

1.1. Iniciar Excel

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el

cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas,

aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre

la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo

Trabajar con dos programas a la vez, para que puedas seguir el curso mientras practicas.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la

ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la

ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así

conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La

pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir

exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere

que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

1.3. La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás

desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,

incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta

de opciones.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de

la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo

observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel

está activo.

- Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las

opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el

cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la

acción en su barra de título.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.

1.4. Las barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos

un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre

que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer

o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción

y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no

encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

Manual de Excel

Nivel Básico

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las

opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se

encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las

fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la

ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en

los gráficos.

- Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas

con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son

capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y

funcionalidades.

Supongamos que tienes instalada la versión profesional de Acrobat, para crear documentos PDF. Es muy

probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya herramientas útiles

como crear un PDF a partir de la hoja de cálculo o exportar como PDF y enviar por e-mail.

Ésta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos

ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo>Opciones>Personalizar

Manual de Excel

Nivel Básico

- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán

pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás

pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir

del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más

espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en

cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que

encontrarás en la zona derecha superior.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos

a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más

adelante. La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar

la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La barra de es tado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre

la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones

para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más

adelante.

1.5. La ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual

tendremos que buscar la ayuda necesaria.