Módulo 1 de 1 · Texto
Definir cuál es tu proyecto
Definición del proyecto
Planificación
Supervisar Progreso, Gastos y Reprogramar
Evaluación del proyecto
- Define el proyecto y el resultado que se desea
- Enumera las tareas (Desglozar)
- Estimar tiempos y costos de cada tarea
- Relaciona las tareas gráficamente
- Acelera tu plan
- Dibujo de diagrama de Gantt
- Calcular los recursos/requisitos necesarios
- Evalúa los riesgos y prepara planes de acción
- Supervisar y monitorizar el progreso del proyecto
- Controlar los gastos y confirmar que estás dentro del presupuesto
- Reprogramar y hacer modificaciones (+ tiempo o dinero)
- Evaluación del proyecto
1. En la definición del proyecto se debe definir con precisión el Costo, la Calidad y el Tiempo.
Identificar cuál de las 3 es la prioridad del cliente. Para esto se deben realizar las 3 preguntas ingeniosas:
- ¿Por qué? ¿Porqué lo quiere en esa fecha? ¿Por qué un presupuesto de X plata? Si el número que nos pasan es redondo sabemos que no es el factor principal porque es una estimación. Si nos dan una fecha especifica por una presentación con clientes, se distingue que el factor clave es la fecha.
- ¿Qué pasaría sí ...? ¿Qué pasaría si no lo tuvieramos en esa fecha?
- ¿Podemos negociar? Ofrecer otra caracteristica por más plata
Asegurarse de que todas las partes involucradas en el proyecto tienen la misma opinión y una visión compartida. Si hay un solo cliente listo será sencillo.
El director de proyectos no debe definir las prioridades, si lo hace alguien se quejara y estará descontento. Solo debe facilitar la reunión y que ellos definan.
Se recomiendan 2 reuniones de arranca para definir lo que quieren:
En la primera se le pregunta ¿Qué es lo que quieren?
Luego se planifica sobre lo que quieren
En la segunda reunión presentar el o los planes y preguntar que les parece.
Cerrar un acuerdo y conseguir un compromiso. Asegurarse de que están presentes las personas que toman las decisiones.
Formalizar por escrito la definición del proyecto
En la planificación no hay grises, nunca digas quizás pueda hacerlo o nosé si pueda hacerlo. Siempre debe ser sí o no y basarse en algo, en lo posible en el diagrama de Gantt. Caso contrario te mostrarás débil y negativo.
Luego enviar Mail a todos los involucrados para validar las decisiones.
2. Enumera las tareas
Hay 3 formas de determinar tareas:
- Hemisferio Derecho
Haz una tormenta de ideas con todas las tareas que se te ocurran involucrando al equipo.
- Hemisferio Izquierdo
Se debe realizar un esquema. Desarrollar una estructura de descomposición del trabajo (EDT).
- Cerebro de otro
Pregunta a otra persona, experto o compañero, alguien con experiencia. Contratar consultor externo, investigar por internet. Lo ideal es que para esto ya tengas un EDT.
El último punto a considerar es el nivel de detalle de lo que se necesita. GRANULARIDAD
Se recomienda desglozar en tareas que no lleven más de 1 semana.
Si son tareas conocidas que siempre llevan el mismo tiempo, se podría hacer un plan para un mes. Las tareas de 1 mes se complica evaluar su progreso.
En la gestión de tareas no se debe decir nunca que un trabajo está en curso (palabra prohibida), si dices eso es que no sabes cuándo va a acabar y si realizas un proyecto debes saber cuando se inicia y cuando se finaliza una tarea. El indicativo "en curso" significa que se debe desglosar más esa tarea.
3. Estima el tiempo y los costos en cada tarea
Posicionarse entre la media y el peor tiempo.
4. Ordenar las tareas
Inicializar con un Diagrama causa-efecto o Gráfico de PERT (Project, Evaluation and Review Technique)
Se realiza el diagrama, se indica el tiempo que va a llevar cada tarea y se determina la ruta crítica. Esta ruta determina el tiempo más corto en el que es posible terminar el proyecto.
Luego pasa al drigrama de Gantt.
5. Acelerar el proyecto
Tenemos 3 opciones:
- Gastar más dinero
- Reducir la calidad
- Superponer tareas
6. Diagrama de Gantt
Dibujar diagrama de Gantt.
8. Evalúa los riesgos y prepara planes de acción
Hay que preguntarse ¿Qué podría salir mal? Involucrar al equipo y ver las revisiones de proyectos anteriores. Puntuar los problemas ocurridos anteriormente según su probabilidad y su gravedad de 0 a 5 y define la máxima puntuación como la multiplicación de ambos.
9. Supervisión del proyecto
Se llevará a cabo con reuniones diarias, semanales e incluso mensuales dependiendo de la duración total. Colorear totalmente al finalizar o parcialmente mientras avanza.
10. Monitoriza los costos
Analizar progreso y presupuesto. Con verde, amarillo y rojo. verde + amarillo = amarillo amarillo + amarillo = rojo
11. Reprograma
- Gastar más dinero
- Reducir la calidad
- Superponer tareas
- Dejar que el proyecto se retrase
12. Revisa: aprende y felicita
¿Qué es lo mejor del proyecto?
¿Qué salio mal?
¿Qué podría haberse hecho mejor o diferente?