Estrutura da Secretaria Escolar

Servidores das secretarias escolares

As secretarias são compostas por:

- Secretário escolar;

- Auxiliares do secretário escolar

Obs.:

- São profissionais habilitados com cargo técnico educacional, com escolaridade de nível médio.

 

Atribuição do secretário escolar

1) Ele faz tudo que está relacionado com a secretaria da escola que foi determinado a ele pelo diretor da escola.

2) Ele é o responsável pela sua equipe que compõem a secretaria escolar.

3) Ele é designado por meio de Ato do Secretário de Estado da Educação para o exercício da função, por meio de Portaria.

4) Suas competências são:

- Inserir e atualizar todos os dados da escola;

- Cadastrar e editar os dados do estudante;

- Realizar rematrículas dos estudantes;

- Realizar a Chamada Escolar;

- Efetivar matrículas;

- Recepcionar (receber) no Diário Eletrônico os servidores da escola;

- Implantar novas turmas de estudantes quando necessário;

- Inserir matriz curricular;

- Registrar notas de estudantes por eliminação de matéria (componente curricular);

- Expedir relatórios, ficha individual, boletim, ata de resultados finais, histórico escolar, certificados, diploma, declarações de vaga, entre outros documentos inerentes à escrituração escolar;

- Alimentar o sistema Educacenso e cumprir os prazos determinados pelo INEP.

 

Atribuição dos auxiliares do secretário escolar

Ele desenvolve atividades no âmbito da organização escolar, relacionadas à secretaria escolar, aos estudantes e à comunidade, de acordo com as necessidades da escola, ou seja:

- Organizar e manter atualizadas as pastas de cada aluno;

- Providenciar a elaboração de diplomas;

- Expedir (mandar) comunicados à equipe escolar sobre movimentação escolar dos estudantes;

- Inserir, manter e atualizar no Diário Eletrônico dado referente a cada estudante nas fichas de matrículas e nas fichas individuais;

- Organizar e manter atualizado o protocolo, arquivo escolar, acervo de leis, decretos, regulamentos, resoluções, portarias e comunicados do interesse da escola, e, responsabilizando-se pela guarda de documentos;

- Cumprir as devidas leis, decisões e prazos estabelecidos para a execução de seu trabalho;

- Receber, registrar, preparar, distribuir e instruir expedientes e ofícios, dando-lhes o devido encaminhamento;

- Atender aos servidores da escola e aos estudantes, prestando-lhes esclarecimentos sobre escrituração e legislação, consultado o chefe imediato da escola.

 

Estrutura da secretaria escolar

1) Atendimento aos professores, estudantes, pais, órgãos públicos e comunidade em geral.

2) Expediente envolve registros escolares, funcionais e correspondências.

3) Escrituração escolar por meio de registro de dados escolares dos estudantes e funcionais dos profissionais da educação.

4) Arquivo caracteriza-se em físico ou virtual, de movimento/ativo, permanente/passivo.

 

Responsabilidade da secretaria escolar

1) O registro da vida escolar do estudante.

2) O registro de pessoal.

3) A organização e manutenção dos arquivos e fichários que contêm a escrituração escolar.

4) A preparação da correspondência inter e extraescolar.

5) A guarda da documentação, bem como, do processamento das informações que circulam fora e dentro da escola.

 

Escrituração escolar

- É o registro sistemático de todos os fatos relativos à vida escolar do aluno e da escola;

- O setor responsável pela escrituração escolar é a secretaria da escola, ela registra as ocorrências de acordo com a ordem e sequências dos acontecimentos.

 

   Finalidade

Assegurar em qualquer tempo a regularidade e autenticidade da vida escolar do aluno e do funcionamento da escola.