Auditoría integral: ciclo PHVA y sistemas de gestión

AUDITORÍA INTEGRAL

Proceso sitémico, lógico y documentado que permite mejoras en la organización HOY CICLO PHVA

CONCEPTOS

GENERALES parte 1

Introducción

proceso que permite obtener evidencia

evaluar objetivamente

grados de cumplimiento de una norma

verificando el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado y mantener el control de las operaciones de una empresa

labor que desarrolla un Auditor o un equipo el cual debe contar con

debe estar capacitado

ser saber y hacer

conocer la norma, sistemas de gestión y la empresa a auditar

no deben existir conflictos de interés en la organización

encontrar oportunidades de mejora y viabilidades en los procesos

reservado con la información

métodos de resolución de conflictos

regulado por el Dto 4768/08 ONAC e IATCA calidad del auditor

SISTEMAS DE GESTIÓN

PRINCIPALMENTE

NTC 19011 seguimiento a NTC 9001 NTC ISO 14001 SGMA

ampliar al sector público y privado

PIGA SOGCS NTC OHSAS 18001

GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO, RESPOSNABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL RUC SEGURIDAD INFORMACIÓN BASC BPM

CLASIFICACIÓN

GERENCIALES O ESTRATÉGICOS

TACTICOS OMISIONLAES

APOYO LOGÍSTICO

según CASTILLO Y MARTINEZ (2010) conjunto de procesos interrelacionados aplica ciclo PHVA para conseguir resultados

algunos son obligatorios (mandato legal) otros normativos (por mandato de la organización)

los cuales deben cumplir la norma conforme a la piramide de Kelsen y las necesidades legales, normativas y del cliente

SISTEMAS DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Ley 1562/2012 diagnosticar, diseñar e implementar, mantener o mejorar integra el concepto de sistema de gestión a la seguridad y salud en el trabajo

obligación de reportar incidentes y accidentes y enfermedades laborales; con el fin de lograr acciones correctivas

CLASES DE AUDITORÍA

PRIMERA : entre áreas o procesos, solicita el área o la gerencia , auditor eterno valida cumplimiento de las políticas

SEGUNDA: a un proveedor o cliente auditor interno

TERCERA: certificar a una empresa, a un producto o un proceso, auditor externo y aplica la primera y la segunda

TIPOS DE AUDITORÍA: según el alcance

DE PROCESO: operación teórica con lo real

PRODUCTO: requisitos legales si los cumple el producto o servicio

SISTEMA: sistema de gestión que se este certificando, cumplimiento de los requisitos

REGISTRO: trazabilidad a los proceso procedimiento, materiales materia prima y proveedores

PROCESO DE AUDITORÍA

PLANIFICACIÓN: auditor y auditado definen el objeto, cronograma y responsabilidades. si es grupal se define el auditor lider.

EJECUCIÓN: apertura, presentar el alcance, hora y lugar del cierre, visita guiada recomendacion y desviaciones con base a lo formulado

PRESENTACIÓN DE HALLAZGOS : compilar hallazgos y grado de cumplimiento, o no conformidad se registra en el informe

SEGUIMIENTO Y REVISIÓN: con base en el informe se realiza un plan de acción, cronograma, presupuesto y responsabilidades para la mejora continua.

soportar los hallazgos con evidencia formula el RAC-ROM y se expone en el cierre

CATEGORIZACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES

SUGERENCIAS AUDITORIA EXITOSA : se debe conocer

CONTENIDO DEL INFORME

MENOR: no afecta de manera grave y se puede corregir

MAYOR: importante con el objeto de la auditoría implica tiempo y resolución

CRÍTICA: afecta la seguridad y continuidad del a organización no es común se suspende la auditoría y se reporta

tipo de auditoria, clase, periodicidad, documentos minimos, registro de evidencia, personal involucrado, duración, resultados, plan de mejora, acción correctiva, cronograma, estructura y organigrama, alcance del cargo, tiempo y recursos, exltar fortalezas, simulacro de preauditoria, atento a las solicitudes, ser proactivo motivado

que se va a hacer, instalación, revisión documento, objeto y alcance, resultado, preparación, revisión y presentación, novedades, seguimiento y preparación

CONCEPTOS GENERALES parte 2

NORMA NTC ISO 19011 /2012

contiene 7 capítulos del 5 al 7 mayor dinamismo:

objeto y campo

ref. normativa

términos y definiciones

principios

gestión del programa

realización

competencias y evaluación

y2 anexos informativos ciclo PHVA buscar y recolectar evidencias y verificar lamisma

permite identificar las calidades del auditor y como debe direccionarse para ser exitosa.

el auditor debe ser una persona con altos niveles de conocimiento y principios fuertes que permitan identificar las condiciones de la normativa, el grado de cumplimiento y el manejo de la informacion

esta norma esta enfocada a audítorias en sistemas de gestión de calidad, sistemas de gestión ambiental y gestión de programas de audítoria. se puede aplicar a cualquier organización y puede ser interna o externa

FUENTES DE INFORMACIÓN: hallazgo sustentable

DOCUMENTAL: politíca, misión, visión, objetivos, competencias organizacionales, todo aquel documento que determinan el funcionamiento de la empresa y pueden ser modificados

REGISTRO: actas de reunión, entrega de EPP, permisos, documentos que tiene n relación con el actuar d ela organización y los colaboradores y no pueden ser modificados

ENTREVISTAS: personal directo e indirecto que tienen que ver con el objeto de la auditoria

OBSERVACIÓN DIRECTA DE LAS CONDICIONES DEL PROCESO O EL TRABAJO: se basa en la experiencia y formación del auditor, condicones del producto, maquinaria, equipo y herramientas, infraestrucutura y competencia del personal

SISTEMA NACIONAL DE NORMALIZACIÓN Y METROLOGIA SNNCM

DTO 2269/93 desarrolla el SNCA y regula las politícas, elaboración y expedición de politíca sobr e normalización técnica

CAPITULO II sistemas de gestión en Colombia

CAPITULO III ICONTEC y unidades sectoriales de normalización

CAPITULO IV certficación organismos certificadores, laboratorios de prueba y ensayos y entidades

CAPITULO V DTO 2124/12 ONAC funciones previstas SNNCM

ANTECEDENTES CONCEPTO DE CALIDAD

ETIMOLOGICAMENTE

GRIEGO KALO: lo bueno

LATIN: QUALITATEM calidad o propiedad

calidad no es un concepto nuevo codigo de Hamurabi, sagradas escrituras, adam smith la riqueza de las naciones

concepto de gestióón nace con la industrialización

HENRY FORD: estandarización de procesos reducción de costos y producción a escala

FREDERICK TAYLOR: administrador cientifica del trabajo 10 principios en su obra scientific management

creciminennto en las realciones obrero patron genera nuevas corrientes de pensaminento humanista

ETAPAS DE LA CALIDAD MODERNA Y LOS SISTEMAS DE GESTIÓN 4 etapas aportan eficiencia y eficacia a la organización

INSPECCION DE CALIDAD : productos intercambiables tolerancia en los productos, control al final del proceso aplicada entre 1900 -1920

CONTROL ESTADISTICO DE LA CALIDAD : rimera y segunda guerra mundial y guerra del pacifico, volumnenes de producto materia prma y maquinaria y trabajadores; introducir criterios de probabilidad estadistica de muestreo y aceptación 1920-1940

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: nuevos productos y servicios del ideal del usuario, "cero defectos", asegurar parametros de calidad y documentar procesos. 1940-1960

ADMINISTRACIÓN TOTAL DE LA CALIDAD: industria automotriz crisis del petroleo, informatica y nuevos mercados, el cliente integra elementos diferenciales, calidad, garantia, servicio responsabilidad de todos los colaboradores de laorganización 1960. finales 1980

estos 4 elementos integran el sistema de gestión el cual tiene sus raices en Reino Unido norma BS 8000 ISO 9000 -14000 OHSAS 1800 y el alcance impacto los sistemas de gestión en todo el mundo

PRINCIPALES AUTORES Y SUS ENFOQUES Estados Unidos Japón y Reino Unido

EDWAR DENIMG - EDWAR SHEWART 14 puntos de la alta administración en los 80¨milagro japones ciclo PHVA -

JOSEPH JURAN trilogía de Juran (planear controlar y mejorar)

KAORU ISIKAWA: circulos de calidad todo trabajador debe participar en la conservación de la calidad

PHILP CROSBY: cero defectos 14 pasos la calidad no cuesta y ARMAND V FEIGENBAUM control de la calidad total (EEUU)

SHIGUERU MIZUNO SHIGUERU SHINGO SMED JUST IN TIMEGENECHI TAGUCHI DOE 7 puntos Taguchi (Japón)

JHON OKLAND predecesores la calidad total "la adopción es una cultura que empieza por la presencia y se extiende a los equipos" BSI organismo que desarrolla normas de auditoría certificación y formación (Reino Unido(

ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC ISO 9001: 2008 ACTUALIZADA 2015

profundizar gestión de riesgos asegurar la calidad y procede cuando se va a implementar un sistema

ciclo PHVA 8 principios de calidad definidos en a norma

enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque basado en hechos para toma de decisiones y relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

el cambio mas importante en la versión 2015 es la incorporación de la gestión del riesgo enfoque basados en riesgos del sisema de gestión

NTC ISO 9004 V2010 despliegue basado en el mejoramiento y mantenimiento del sistema, organización comprometida con recorrido; esta norma no procede si se va a diagnosticar y diseñar el sistema de gestión

cualquier norma implica medición de eficiencia y eficacia evidenciar en indicadores de desempeño o de producto, utilización de herramientas para la medición

el sis tema de gestión de calidad debe manejar documentos fundamentales como : declaración política y el objetivo de calidad, manual de calidad, manual de procesos y procedimientos, registros para asegurar el cumplimiento del sistema, los documentos identificarlos si son o no controlados, su disponibilidad física o en medio magnético mecanismos de socialización y registros.

otros documentos complementarios corresponden a la matriz legal, mapa de procesos, listado maestro de documentos, manual de cargos y perfiles programa de sensibilización capacitación y entrenamiento entre otros

BIBLIOGRAFÍA:

auditoria integral versión 1.0 julio fernando ochoa

NTC 19011

ISO 9001 2015

NTC ISO 9004

ELABORO MARIA ALEJANDRA PABÓN VALENCIA