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MAPA CONCEPTUAL CAPÍTULO 7 COSTOS - LIBRO ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Pablo Lledó Sexta Edición

Todos los proyectos están limitados por una restricción presupuestaria. La gestión de los costos (o costes) es un área técnica que debe conocer un buen DP para lograr proyectos exitosos.

TIPOS DE COSTOS

Costos variables: dependen del volumen de producción. Por ejemplo, los honorarios de consultores externos varían en función de la cantidad de horas que se contraten.

Costos fijos: no cambian con el volumen de producción. Por ejemplo, el sueldo mensual de un trabajador, podría ser un monto fijo de manera independiente de las horas diarias que dedique al proyecto.

Costos directos: se pueden atribuir directamente al proyecto. Por ejemplo, los costos de un viaje para presentar el plan de dirección del proyecto a la alta gerencia.

Costos indirectos: benefician a varios proyectos y generalmente no se puede identificar con exactitud la proporción que corresponde a cada uno. Por ejemplo, los gastos de estructura (contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).

Costo de oportunidad: el costo de oportunidad de un recurso es su mejor alternativa dejada de lado. Al estimar el costo de las actividades del proyecto, no sólo se deben incluir las salidas de caja, sino también los costos de oportunidad de cada recurso.

Costos hundidos o enterrados: costos que ya fueron devengados y no cambiarán con la decisión de hacer o no hacer el proyecto.

Procesos del costo

Los procesos de la gestión de los costos son:

Planificar la gestión de costos: cómo vamos a estimar los costos, desarrollar el presupuesto y controlar los desvíos presupuestarios.

Estimar los costos: calcular los costos de cada recurso para completar todo el trabajo del proyecto.

Determinar el presupuesto: sumar los costos de todas las actividades del proyecto a través del tiempo.

Controlar los costos: monitorear los avances de los costos, actualizar el presupuesto y gestionar los cambios.

¿Qué necesitamos para empezar a planificar la gestión de costos?

Acta de constitución: requisitos, recursos.

Planes: gestión del cronograma, gestión de riesgos.

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Análisis de alternativas: ¿Qué tipo de financiamiento: capital propio, aumento de capital, emisión de títulos, deuda?; ¿Cómo adquirir los recursos: comprar, hacer, alquilar?, etc.

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Plan de gestión de costos

¿Qué nivel de precisión vamos a utilizar? Ej. números sin decimales.

¿Cuál es el nivel de exactitud de las estimaciones? Un nivel por orden de magnitud (ROM) podría variar entre -25% y +75%; mientras que una estimación definitiva podría ser un rango de -5% +10%.

¿Cuáles son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas de control de la EDT?

¿Cuáles son los límites de control en las variaciones de costos antes de tomar una acción correctiva?

¿Cuáles serán las reglas de medición? Ej. ¿Avance en horas o con la regla 50/50?; ¿Qué fórmula utilizar para la proyección de costos?

¿Qué estrategias de financiamiento se utilizarán? ¿Cuáles serán las coberturas ante riesgos cambiarios o inflacionarios?

¿Cómo analizar los costos después de finalizado el proyecto? Por ejemplo, podrían ahorrarse costos de inversión durante la ejecución del proyecto, pero este ahorro puede incrementar los costos futuros en la etapa de operación.

¿Qué necesitamos para empezar a estimar los costos?

Planes: línea base del alcance, gestión de costos, gestión de calidad

Documentos: cronograma, recursos, riesgos, lecciones aprendidas, etc.

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Estimación análoga: utilizar costos de proyectos anteriores para estimar el costo del próximo proyecto.

Estimación ascendente: descomponer la actividad en menores componentes para estimar con mejor precisión cada una de las partes inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia arriba.

Estimación paramétrica: utilizar información histórica para estimar los costos futuros. Podrían ser modelos simples, como por ejemplo, estimar los costos de construcción con base en los valores históricos del costo por m2 construido; o modelos econométricos más complejos donde el costo de construcción depende de varias variables tales como los m2, la localización, el clima, etc.

Estimación por 3 valores: al igual que para estimar la duración de una actividad, para estimar los costos se puede aplicar la técnica PERT.

Análisis de alternativas: ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las diferentes estrategias de financiamiento?, ¿Cuáles son los impactos de comprar los insumos en lugar de alquilarlos?, etc.

Análisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional para contingencia sobre aquellos eventos previstos pero inciertos. En otras palabras, agregar una reserva de contingencia sobre aquellas incógnitas conocidas que tienen riesgos residuales.

Costo de la calidad: considerar los costos de prevención y evaluación (costos de cumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento), como explicaremos en el capítulo de calidad.

Software: planillas de cálculo, simuladores, bases de datos, etc. Forma parte del sistema de información de la gestión del proyecto.

Toma de decisiones: estimar costos a través del consenso de los miembros claves del equipo, mejora la exactitud y el compromiso con esas estimaciones.

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Estimaciones de costos: recursos humanos, materiales, equipamiento, servicios, instalaciones, reserva para contingencias, ajustes inflacionarios, etc.

Base de las estimaciones: documento con información de respaldo que justifica las estimaciones de costos. Incluye supuestos, restricciones, riesgos, escenarios, rangos (ej. -10% a +15%), etc.

¿Qué necesitamos para empezar a determinar el presupuesto?

Planes: línea base del alcance, gestión de costos, gestión de recursos.

Documentos: cronograma, costos estimados, bases de la estimación, riesgos, etc.

Caso de negocios

Acuerdos contractuales

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Agregación de costos: sumar los costos de las actividades del proyecto.

Análisis de reservas: agregar una reserva de contingencia para los riesgos conocidos y/o una reserva de gestión para aquellos cambios por riesgos desconocidos o imprevistos.

Revisión de información histórica: los datos de presupuestos realizados en proyectos similares del pasado, podrían utilizarse con una estimación análoga o paramétrica para estimar presupuestos futuros.

Conciliación del límite del financiamiento: analizar si los desembolsos estimados en el presupuesto son consistentes con la financiación disponible. Por ejemplo, si el banco aprobó una línea de crédito por $30 millones para financiar el proyecto, pero entregará un máximo de $2 millones por mes, habrá que verificar que el presupuesto no exceda ese límite de financiación.

Financiación: buscar fuentes de financiamiento para el proyecto. Por ejemplo, utilidades no distribuidas, aportes de capital propio, endeudamiento, emisión de títulos, crowdfunding, etc.

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Línea base de costo: presupuesto aprobado sin incluir las reservas de gestión.

Requisitos de financiamiento: necesidades de fondos para financiar el proyecto a través del tiempo.

¿Qué necesitamos para empezar a controlar los costos?

Planes: gestión de costos, línea base de costos

Documentos: lecciones aprendidas

Requisitos de financiamiento

Datos de desempeño del trabajo

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Análisis del valor ganado (EVM): evaluar el estado de avance del proyecto en relación a su línea base para analizar el avance de los costos y tiempos. Indicadores: PV, EV, AC, BAC (Ver próxima sección).

Análisis de variaciones: comparar el desempeño real del proyecto con su línea base de costo y cronograma. Indicadores: CV, CPI, SV, SPI, VAC (Ver próxima sección).

Análisis de tendencias: re-estimar en forma periódica cuál será el costo estimado a la finalización del proyecto. Indicadores: EAC, ETC (Ver próxima sección).

Análisis de reserva: monitorear el estado de las reservas de contingencias y de gestión, para evaluar si deben ser eliminadas, reducidas o reforzadas.

Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI): estimar cuánto debo ajustar los desembolsos de costos para cumplir con el presupuesto aprobado. Indicador: TCPI (Ver próxima sección).

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Información de desempeño del trabajo: cuál es el estado de avance y desvíos del proyecto en relación a su línea base. La recolección de indicadores del análisis del valor ganado, podrían formar parte de reportes de desempeño del trabajo.

Pronósticos de costos: cuál es el costo estimado a la finalización del proyecto (EAC).

Solicitudes de cambio