pm

PROYECTO

PORTAFOLIO

Para cumplir objetivos estratégicos, gestión coordinada de

Portafolios subsidiarios

Programas

Proyectos

Dirección de portafolios

Gestión centralizada del desempeño de uno o mas portafolios

Evaluar los componentes del portafolio para optimizar la asignación de recursos.

Objetivos de la organización

Trabajos de naturaleza operativa

Programas subsidiarios

Proyectos relacionados

Actividades de programa

Gestión

coordinada para beneficios y control que no se obtendrían con gestión individual.

Conocimientos, habilidades y principios para

Alcanzar objetivos del programa

Trabajos de naturaleza operativa

Apoyar estrategias organizacionales

Autorización, cambio o conclusión de proyectos

Gestión de interdependencias de programa

Resolver restricciones y conflictos de recursos

Alinear metas y objetivos del programa a la estrategia organizacional

Gestionar incidentes y gestión de cambios con estructura de gobernanza compartida

Abordar riesgos del proyecto y programa que pueden afectar

Gestionar obtención de beneficios del programa con el análisis, secuenciación y monitoreo eficaces de

las interdependencias de los componentes

Se agrupan sus componentes a fin de facilitar la gobernanza y la gestión eficaces del trabajo y para alcanzar las estrategias y prioridades de la organización

Establecimiento de prioridades, basadas en los riesgos, financiamiento y otros

Visión general de cómo los objetivos estratégicos se reflejan en el portafolio

Asignación de recursos en base a desempeño y beneficio esperado

OPM: Dirección organizacional de proyectos

Marco para ejecución de estrategias organizacionales para mejor desempeño, mejores resultados y una ventaja competitiva sostenible

GOBERNANZA ORGANIZACIONAL

Forma estructurada de dirección y control a través de políticas y procesos

Metas estratégicas y operativas

Junta directiva:

Transparencia

Afecta gobernanza portafolios, programas y proyectos

Definiendo responsabilidades éticas, sociales y ambientales.

Haciendo cumplir los requisitos legales, regulatorios, normativos y de cumplimiento

Especificando políticas operativas, legales y de riesgo.

Gobernanza de proyecto

Marco, funciones y procesos que guían actividades de dirección de proyectos

Guiar y supervisar la gestión del trabajo del proyecto

Asegurar adhesión a las políticas, estándares y guías

Establecer roles, responsabilidades y autoridades de la gobernanza

Tomar decisiones de escalamiento de riesgos, cambios y recursos (p.ej., equipo, financieros, físicos, instalaciones

Asegurar adecuado involucramiento de los interesados

Monitoreo del desempeño

Proporciona a interesados la estructura, los procesos, los roles,

las responsabilidades, las rendiciones de cuentas y los modelos de toma de decisiones para dirigir el proyecto

Elementos de marco de gobernanza de proyecto

Revisión de fases o cambios de etapas;

Identificar, escalar y resolver riesgos e incidentes;

Definir roles, responsabilidades y autoridades

Gestionar el conocimiento del proyecto y capturar las lecciones aprendidas

Tomar decisiones, resolver problemas y escalar temas más allá de la autoridad del director del

proyecto

Revisar y aprobar cambios al proyecto y cambios al producto que están fuera de la autoridad del director

del proyecto.

Aprovechar oportunidades de negocio alineadas a metas estratégicas

Caso de negocio

Objetivos del proyecto, inversión requerida, criterios financieros y cualitativos para el éxito

Base para medir el éxito y el avance comparando los resultados con los objetivos y críterios de éxito identificados

Consideraciones estratégicas

Oportunidad estratégica/ Necesidad de negocio/ demanda del mercado/ Necesidad social/ Temas ambientales/ Silicitud del cliente/ Avance tecnológico/ Requisito legal o regulatorio, provblema existente o previsto

Plan de gestión de beneficios

Beneficios esperados: Modo en que se entregan, valor del negocio tanmgible e intangible que se espera ganar

Alineación estratégica: Cómoi los beneficios apoyan y se alinean con estrategias del negocio de la organización

Plazo: Beneficios por fase, corto y largo plazo y continuos

Responsable de los beneficios: Monitorea, registra e informa los beneficios

Metricas: Mediciones directas e indirectas para mostrar beneficios

Riesgos: Asociados con el logro de los beneficios esperados

Éxito del proyecto: Se mide con relación a objetivos y criterios de éxito

Evaluar el éxito en fechas posteriores si se requiere

Ciclo de vida de proyecto: Serie de fases

Fase: Conjunto de actividdes relacionadas lógicamente que culmina con finalización de uno o mas entregables

Secuanciales, iterativas, superpuestas

Fases se definen de acuerdo a necesidades de gestión y control propios de la organización, natualeza y área de aplicación

Acotadas en el tiempo con inicio y fin o punto de control: Revisión de fase.

Se revisa acta de constitución y documentos del negocio

El desempeño del proyecto se

compara con el plan para la dirección del proyecto para determinar si el proyecto se debe cambiar, terminar o continuar

Marco de

referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico

Características

Costo y dotación de personal son bajos al inicio, aumentan según se desarrolla el

trabajo y caen al cierre

Los riesgos mayores en el inicio. Disminuye a medida que se van adoptando decisiones y aceptando los entregables.

La capacidad de los interesados de influir en las características finales del producto, sin afectar

significativamente el costo ni el cronograma, es más alta al inicio y disminuye con el avance

INTERESADOS DEL PROYECTO

Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado, o percibirse a sí mismo como

afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

Interno o externo

Involucrados activamente o pasivamente o desconocer el proyecto

Tener o recibir un impacto positivo o negativo

DIRECTOR DEL PROYECTO

Habilidades técnicas específicas

Competencias en gestión requeridas para el proyecto

Liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto

La comunicación está basada en la estructura organizacional y la gobernanza del proyecto

Atributos

Conocimientos en dirección de proyectos, entorno del negocio, aspectos técnicos y demás información

necesaria para dirigir el proyecto de manera eficaz.

Habilidades necesarias para liderar el equipo del proyecto, coordinar el trabajo, colaborar con los interesados,

resolver problemas y tomar decisiones de manera eficaz

Capacidades para desarrollar y gestionar el alcance, cronogramas, presupuestos, recursos, riesgos, planes, presentaciones e informes

Personalidad, actitud, ética, liderazgo.

Habilidades interpersonales para llevar a cabo el trabajo a través del equipo de proyecto y otros interesados

Comunicación

Motivación

Comunicación

Influencia

Toma de decisiones

Conocimientos de política y cultura

Negociación

Facilitación

Gestión de conflictos

Proporción a orientación

Trabajo en equipo

Liderazgo

EXITO

Objetivos alcanzados

Satisfacción de interesados

Atender las necesidades, inquietudes y expectativas para

Satisfacer a los interesados relevantes

Adaptar

Enfoque del proyecto

Ciclo de vida

Procesos de la dirección de proyectos

Satisfacer los requisitos del proyecto y del producto

PMBOK GUIDE

ESTÁNDAR: Modelo o ejemplo establecido por autoridad, costumbre o concenso

Basado en conceptos de concenso, apertura, debido proceso y equilibrio

Vínculo entre dirección de proyectos y la estrategia y los objetivos

de la organización

La gobernanza

Dirección de portafolios y programas

Entorno del proyecto

Éxito del proyecto

Describe procesos "buenas prácticas" en la mayoría de proyectos.

Grupos de procesos

Ciclos de vida de proyectos

Interesados del proyecto

Rol del Director de proyecto

5 GRUPOS DE PROCESOS

Descripción detallada del contexto, el entorno y las influencias

Parte 2 Estándar: Base y marco para el PMBOK Guide

Beneficios clave

Definiciones

Descripción de entradas y salidas

Identificación de herramientas y técnicas

Conceptos clave y tendencias emergentes

PARA CADA ÁREA DE CONOCIMIENTO

Éxito del proyecto: Se mide con relación a objetivos y criterios de éxito

Conocimientos

Habilidades

Herramientas

Técnicas

Procesos de dirección de proyectos

Integración adecuada de estos procesos

Interactuar con la dirección de programas y portafolios

Interesados

Gestionar los recursos

Identificar/ Cumplir requisitos

Gestionar restricciones

Priorizar/ Equilibrar

Abordar necesidades, Inquietudes y expectativas de los interesados

Establecer y mantener comunicación activa con interesados

Alcance

Cronograma

Costo

Calidad

Recursos

Riesgos

El éxito del producto,

servicio o resultado se conoce tiempo despues de concluido. Se debe evaluar

Esfuerzo temporal para crear resultado único: Servicio o producto

Inicio y Fin. Finaliza con cumple o no cumple

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Campos o áreas de especialización comúnmente usadas

Un Área de Conocimiento es un conjunto de procesos asociados a un tema particular

de la dirección de proyectos.

Gestión de la integración

Gestión del alcance

Gestión del cronograma

Cada área incluye los procesos y actividades requeridos/ necesarios para...

Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección

Garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y únicamente el trabajo requerido, para completar

el proyecto con éxito.

Incluye los procesos requeridos

para administrar la finalización del proyecto a tiempo.

Gestión de los costos

Planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos

Gestión de la calidad

Gestión de los recursos del proyecto

Gestión de los interesados

Gestión de las adquisiciones

Gestión de los Riesgos

Gestión de las comunicacioness

Icorporar

la política de calidad de la organización en cuanto a la planificación, gestión y control de los requisitos de calidad

del proyecto y producto, a fin de satisfacer las expectativas de los interesados.

Identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para la conclusión exitosa del proyecto.

Garantizar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento,

recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información sean oportunos

y adecuados.

Planificación de la gestión, identificación, análisis, planificación de respuesta, implementación de

respuesta y monitoreo de los riesgos de un proyecto.

Comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo

del proyecto.

Identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por

el proyecto, para analizar sus expectativas e impactos , y para desarrollar

estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en

la ejecución del proyecto.

GRUPOS DE PROCESOS

Empleados para cumplir con los objetivos del proyecto

INICIO

Proceso(s) realizado(s) para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto

existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.

PLANIFICACIÓN

MONITOREO Y CONTROL

EJECUCIÓN

CIERRE

Proceso(s) requerido(s) para establecer el alcance del proyecto, refinar los

objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto

Proceso(s) realizado(s) para completar el trabajo definido en el plan para la

dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos del proyecto.

Proceso(s) requerido(s) para hacer seguimiento, analizar y regular

el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar

los cambios correspondientes.

Proceso(s) llevado(s) a cabo para completar o cerrar formalmente un proyecto,

fase o contrato.

Los procesos individuales de los Grupos de Procesos a menudo se repiten antes de concluir una fase o un proyecto.

Procesos utilizados una única vez o en puntos predefinidos del proyecto

Procesos que se llevan a cabo periódicamente según sea necesario

Procesos que se realizan de manera continua a lo largo de todo el proyecto.

Ejemplos de ellos son desarrollar

el acta de constitución del proyecto y cerrar el proyecto o fase.

Adquirir recursos se lleva a cabo cuando

se necesitan recursos. Efectuar las adquisiciones se llevará a cabo antes de necesitar el elemento adquirido.

Definir las actividades puede

ocurrir a lo largo del ciclo de vida del proyecto, en especial cuando el proyecto utiliza planificación gradual o un

enfoque de desarrollo adaptativo. Muchos de los procesos de monitoreo y control son continuos desde el inicio

del proyecto hasta su cierre

Salida de un proceso

Se convierte en entrada para otro proceso, o entregable de proyecto o fase.

No son fases de proyecto

Cuando el proyecto está dividido en fases, los procesos de los

Grupos de Procesos interactúan dentro de cada fase.

Es posible que todos los Grupos de Procesos estén representados

dentro de una fase

Dado que los proyectos están separados en fases diferenciadas,

como por ejemplo desarrollo conceptual, estudio de viabilidad, diseño, construcción, etc., los

procesos de cada Grupo de Procesos se repiten en cada fase según sea necesario, hasta cumplir

criterios de finalización de esa fase.

ENTORNOS QUE PUEDEN INFLUIR EN LOS PROYECTOS

Impactos favorables o desfavorables en los proyectos

EEFs: FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

OPAs Activos de los procesos de la Organización

Provienen del entorno fuera del proyecto y a menudo de la empresa

Condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto

Pueden tener un impacto a nivel de la empresa, portafolios, programas o proyectos

Cultura, estructura y gobierno internos de la organización: visión, misión, valores,

creencias, normas culturales, jerarquía y relaciones de autoridad.

Pueden surgir de la propia empresa, un portafolio, un programa, otro proyecto

o una combinación de estos

Son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de

conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma.

Procedimientos de control de cambios, plantillas, información de proyectos

anteriores y repositorios de lecciones aprendidas

Internos de la empresa. Influyen en la dirección del proyecto

ADAPTAR LOS OBJETOS DEL PROYECTO

Procesos de la dirección, entradas, herramientas, técnicas, Salidas, EEFs y OPAs

Seleccionar y adecuar los objetos adecuados para el proyecto específico: ADAPTAR

EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN es el objeto mas prevalente.

Componentes

Planes de gestión subsidiarios

Líneas base

Descripción del ciclo de vida del proyecto

Planes asociados a un área de conocimiento o aspecto específico del proyecto

Plan de gestión de cronograma, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de cambios, etc.

El plan es la entrada y las actualizaciones la salida de muchos procesos

En lugar de enumerar los componentes individuales del plan en las tablas de entradas/salidas, los ejemplos de los componentes que pueden ser entradas o

que pueden actualizarse como salidas se enumeran en las tablas de entradas/salidas para cada proceso.

DOCUMENTOS DEL PROYECTO: Otros objetos utilizados para dirigir el proyecto

El director es

responsable de identificar los documentos necesarios para un proceso y los documentos que

se actualizarán como una salida de un proceso

DOCUMENTOS DE NEGOCIO: Generalmente se originan fuera dle proyecto y son entradas del proyecto

Por ej. el caso de negocio y el plan de gestión

de beneficios

El uso de estos documentos dependerá de la cultura de la compañía y de los procesos de iniciación

Los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización disponibles para el proyecto

Dependerán del proyecto y el entorno del proyecto y no se enumeran en este estándar.

GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

Compuesto por los procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una

nueva fase al obtener la autorización para este fin.

Alinear las expectativas de los interesados y el propósito del proyecto.

Informar a los interesados sobre los alcances y los objetivos

Analizar cómo su participación y sus fases puede ayudar

a asegurar el cumplimiento de sus expectativas.

Se define el alcance inicial y se

comprometen los recursos financieros iniciales

Se identifican los interesados que van a interactuar y ejercer

alguna influencia sobre el resultado global

BENEFICIOS CLAVE

DOCUMENTOS

Acta de proyecto

Registro de interesados

Cuando se aprueba el proyecto es autorizado oficialmente y el director es autorizado a aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto

Se designa al director

del proyecto.

Sólo los proyectos alineados con los objetivos estratégicos

de la organización son autorizados

El caso de negocio, los beneficios y los interesados son considerados desde

el inicio del proyecto.

En algunas organizaciones, el director del proyecto está involucrado en el desarrollo del caso de

negocio y la definición de los beneficios

En esas organizaciones, el director del proyecto generalmente ayuda a escribir

el acta de constitución del proyecto.

En otras organizaciones, el anteproyecto es realizado por el patrocinador , la PMO, el comité de dirección de portafolios u otro grupo de interesados

Este estándar supone que el proyecto ha sido aprobado por el patrocinador u otro órgano rector y que ellos han revisado

los documentos de negocio antes de autorizar el proyecto

Documentos de negocio: son documentos que generalmente se originan fuera del proyecto, pero se utilizan

como entrada

La información de los procesos de Inicio se reexamina para determinar si la información aún es

válida.

Ayuda a mantener el proyecto centrado en la necesidad

de negocio que el proyecto se comprometió a abordar

Se verifican el acta de constitución del proyecto, los documentos

de negocio y los criterios de éxito.

Se revisan la influencia, las fuerzas impulsoras, las expectativas y los objetivos de

los interesados del proyecto.

Involucrarlos al inicio ayuda a generar un entendimiento común de los criterios de éxito

Hacerlo al inicio aumenta la probabilidad de aceptación de los entregables una vez concluido el proyecto y

la satisfacción de los interesados a lo largo del proyecto.

Rendición de cuentas

Imparcialidad