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ADMINISTRACION DE PROYECTOS
1.2 SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
1.1 DEFINICION DE PROYECTO
FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
PLANIFICACION DE LOS PARAMETROS DE UN PROYECTO
Es el proceso de establecer objetivos,
desarrollar estrategias, trazar los planes de implementación y asignar
recursos para alcanzar esos objetivos.
•
La planificación nos ayuda a definir lo que una organización, un plan,
programa o un proyecto pretende lograr y cómo va a realizar la tarea:
-Implica diferentes procesos
-Identificar qué se quiere lograr
-Formular estrategias para alcanzarlo
-Determinar y asignar recursos
-Elaborar los planes de implementación
•"Un proyecto es un conjunto de actividades planificadas y
relacionadas entre si que mediante productos concretos, dentro de
un periodo de tiempo determinado, apunta a solucionar un problema
de desarrollo o mejorar una situación específica con recursos
limitados".
PLAN, PROGRAMA, PROYECTO:
PLAN
Se
concibe como un instrumento del proceso y del sistema de
planificación que concreta y materializa la visión, los principios, los
objetivos, las políticas, las estrategias y las metas, esta compuesto por
varios programas
PROGRAMA
Un
Programa se deriva de un plan y es condición fundamental para hacer
realidad los objetivos del mismo Materializa un conjunto de decisiones,
cuyas directrices deben estar orientadas a solucionar los problemas,
satisfacer las necesidades y a conseguir los objetivos del plan
PROYECTO
Son
un conjunto de actividades puntuales coherentes e interrelacionadas
entre sí, orientadas a la solución de un problema o a la satisfacción de una
necesidad
Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un
objetivo a corto plazo.
“Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.”
¿QUE ES UN PROYECTO DENTRO DE LA ADMINISTRACION?
Un
proyecto es el resultado final de un proceso de:
Planeación
Diseño
Implementación
Evaluación
Mejora
Normalmente, el objetivo es resolver un problema
que perjudica la estabilidad o rendimiento de una
compañía.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
La
administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran
diversidad de campos desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en
computadora, en procesamiento de hidrocarburo en la industria
LIDER DE
PROYECTOS
Responsable
de detectar las necesidades de los usuarios y
gestionar los recursos económicos, materiales y humanos, para
obtener los resultados esperados en los plazos previstos y con la
calidad necesaria
Su
misión es la de dirigir y coordinar los proyectos de desarrollo
y mantenimiento de las aplicaciones de un área de la empresa,
supervisando las funciones y los recursos de análisis funcional,
técnico y programación, con el fin de satisfacer las necesidades
de los usuarios y asegurando la adecuada explotación de las
aplicaciones
SIETE CARACTERISTICAS DE UN LIDER
IExcelencia en las actividades básicas del día a día
actúa apasionadamente, es optimista, motiva y
valora a su gente, demuestra sus valores
Excelencia en relaciones personales Cumple
promesas, escucha atentamente, dice la verdad,
fomenta el respeto y logra relaciones de confianza
duraderas y genuinas
Adaptación al cambio Los líderes no dirigen
personas, sino que tienen actitudes que inspiran a
las personas de su entorno y las mueven para
actuar
Eficacia personal se enfoca en lo valioso, prioriza,
reclasifica las metas
C reatividad e Innovación se debe crear e innovar
pensando en la ejecución desde un principio
Ser el entrenador del equipo aconseja, observa
cosas que se pueden mejorar
Conciencia social el proyecto contribuye a la
organización, la organización contribuye a la
sociedad
POR TANTO:
El
beneficio fundamental de la administración de proyectos es tener un cliente satisfecho Terminar todo el alcance
del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción Para un
contratista, significa que puede llevarlo a negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a nuevos negocios
recomendados por clientes que han quedado satisfechos
Según el Project Management Institute (PMI), existen 5 etapas de la
administración de proyectos:
●
La primera es el inicio.
●
Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del
proyecto, para determinar su viabilidad. También lo podemos saber
mientras realizamos un plan estimado del mismo en la propia
aplicación de gestión.
También podemos encontrar estos:
•
Definición del proyecto
•
Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un
conjunto de medios necesarios
•
Metas y objetivos a alcanzar
•
La meta es el fin último al que se quiere llegar, mientras que el objetivo es el paso que se
quiere cumplir para poder alcanzar la meta
•
Decide cuáles son las principales tareas
•
Definir concretamente que tareas haremos primero y le daremos mas importancia
•
Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones
•
se determinan los riesgos que pueden afectar el Proyecto
Planeación
La planeaci-
ó n o planificaci ó n, en el contexto del
proceso administrativo, consiste en saber qu é
se va a hacer por anticipado, cu á l va a ser la
direcci ó n que se va a tomar para alcanzar los
objetivos de la manera m á s eficiente.
Es trazar un proyecto que contengan los puntos
siguientes:
El Qu
é : Alcance del trabajo o proyecto. En este punto
se plantea una lista de ordenes de trabajo a
efectuarse, incluyendo solo las necesarias
El C
ó mo: Procedimientos, normas, procesos. Forma
a efectuar el trabajo, incluye documentaci ó n t é cnica,
procedimientos y maniobras.
Los Recursos: Humanos horas hombre necesarias
seg ú n especialidades, equipos, herramientas,
materiales etc
La Duraci
ó n: Tiempo del proyecto o trabajo.
Etapas de
la
planeaci ó n:
Propósito
Investigación
Premisas
Objetivos
Estrategias
Políticas
Presupuestos
Procedimientos
Planes
Ejecuci
ó n
●
Se refiere a la implementación o puesta en marcha del proyecto, consiste
en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente
○
En esta etapa se pasa de la fase preparatoria, que lo dise ñ a y le da
contenido, a una fase din á mica de funcionamiento efectivo en la cual
se combinan tareas y recursos
○
Es en la ejecuci ó n en donde interact ú an las personas involucradas
directamente en el desarrollo del proyecto y aparece la figura del l í der
con una dimensi ó n de extrema importancia por la responsabilidad que
adquiere en el cumplimiento de los fines establecidos al proyecto
El
control tiene como objetivo evitar irregularidades y corregir
aquello que frena la productividad y eficiencia del sistema
como, por ejemplo, los mecanismos de control de calidad
Funciones
de la Administraci ó n. Control.
Es
el proceso que usan los administradores para asegurarse
de que las actividades realizadas se corresponden con los
planes, el control tambi é n puede utilizarse para evaluar la
eficacia del resto de las funciones administrativas la
planeaci ó n, la organizaci ó n y la direcci ó n
CONTROL
CONCLUSIÓN
Reconocimiento de logros y
resultados
Cierre de las operaciones y
dispersión del equipo
Aprendizaje de la experiencia del
proyecto
Revisión del proceso y resultados
Redacción del informe final
LINEAMIENTOS PARA REALIZAR UNA AUDITORIA DE PROYECTO
Paso 1: Inicio y
asignación de
personal
Paso 2:
Recopilación y
análisis de datos
Paso 3:
Elaboración de
informes
La meta principal de
un informe de
auditoría es mejorar
la forma en que se
manejan los
proyectos futuros.
El informe intenta capturar los cambios
necesarios y las lecciones aprendidas de un
proyecto actual o terminado.
sirve como instrumento de capacitación para los
administradores de proyecto de los proyectos futuros
Clasificación
ser selectivos en el
uso del contenido del
reporte
Análisis
incluye declaraciones
sucintas de revisión de
hechos del proyecto
Misión y objetivos del
proyecto.
Procedimientos y
sistemas utilizados.
Recursos de la
organización utilizados
Recomendaciones
representan acciones
correctivas que se
tienen que realizar
Lecciones
aprendidas
sirven como
recordatorios de
errores que se
evitan con
facilidad y
acciones que se
pueden tomar sin
problemas para
asegurar el éxito.
CIERRE DEL PROYECTO:
Normales
Prematuras
Perpetua
Proyecto
fracasado
Cambio en la
prioridad
Planificación de los parámetros de un proyecto.
Los parámetros de proyecto contienen información que primero se define y después se clasifica en varias
categorías de elementos para un proyecto.
Los parámetros de proyecto son específicos de un proyecto y no se puedAnte
la incertidumbre del mercado al que están expuestas las empresas actualmente, es
imprescindible realizar una planificación estratégica a corto y mediano plazo que permita afrontar
cualquier eventualidad dentro y fuera de la organización
Debido
a esto, la planificación toma un rol principal dentro de los procesos de la empresa, a través de
la cual las organizaciones analizan el contexto, externo e interno elaboran objetivos de acuerdo a
dicho análisis, y posteriormente, diseñan estrategias y cursos de acción destinados a alcanzarlosen compartir con otro proyecto.
Se
pueden identificar seis principales beneficios con la planificación de los parámetros de los
proyectos
●
Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos
●
Genera compromiso y motivación
●
Sirve a toda la empresa
●
Es factible
●
Es flexible
●
Es permanente
El objeto de esta área de proceso...
Establecer y mantener la planificación que define las actividades del proyecto.
El proceso de Planificación de Proyectos incluye:
Desarrollo del plan de proyecto
Gestionar la relación con las personas involucradas de forma adecuada
Obtener un compromiso con la planificación
Mantenimiento de la planificación.
Los principales parámetros para la ejecución de un
proyecto son:
• Alcance
• Recursos (costo del esfuerzo principalmente)
• Tiempo
Alcance
También conocido como alcance de trabajo , es aquel
trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza
de que las entregas (las cosas por hacer) cumplan con los
requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar
el proyecto.
Estructura
Facilidad con la que las funciones pueden ser
comparttimentalizadas y la naturaleza o jerárquica de la
información a tratar , a medida que el grado de
estructuración aumenta , la posibilidad de estimar con
precisión , mejora y por consiguiente el riesgo
disminuye.
Se asignan representantes de cada uno de los
departamentos funcionales de las divisiones al equipo
asignado del proyecto.
1.
Gerente de Proyectos.
2.
Ingeniero de Proyectos.
3.
Gerente de construcción de proyecto .
4.
Coordinador de construcción de proyecto.
5.
Ingeniero de puesta en marcha de proyecto.
6.
Ingeniero de aseguramiento de proyecto.
7.
Supervisor de costo y programas del proyecto.
8.
Administrador del proyecto.
9.
Gerente de aprovisionamiento de proyecto.
10.
Asistente de coordinador de proyecto.
Especificaciones y estimaciones.
Preparación de planos y especificaciones es que los planos del proyecto
definen la geometría incluyendo dimensiones , forma y detalles mientras
que las especificaciones complementan definiendo aspectos generales ,
materiales y la ejecución necesaria.
Estimación de tiempos.
La estimación del
tiempo forma parte del proceso de Gestión del Tiempo. La Gestión del Tiempo del
Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.
Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente:
1.
Definición de las actividades.
2.
Establecimiento de la secuencia de las actividades.
3.
Estimación de recursos de las actividades.
4.
Estimación de la duración de las actividades.
5.
Desarrollo del cronograma.
6.
Control del cronograma.
Estimación de costos.
Es una evaluación cuantitativa de los costos probables de
los recursos necesarios para completar las actividades del
cronograma del proyecto.
Principales técnicas utilizadas para la estimación de costos:
-
Estimación por analogía:Implica usar el costo real de proyectos
anteriores como base del actual.
-
Determinación de tarifas de costos de recursos: Aquí se
determinan las tarifas siempre y cuando se conozcan las tarifas de
costos unitarios.
-
Ascendente: Implica estimar el costo de paquetes de trabajo
individuales o actividades del cronograma.
-
Estimación paramétrica:
Es una técnica que se utiliza una
relación estadísticas entre datos históricos y otras variables,
para calcular la estimación de costos.
-
Software de gestión de proyectos: Hojas de cálculo
computarizadas, herramientas de simulación y estadísticas.
Estimación de recursos.
Para cada actividad del Proyecto, estimar los recursos de las actividades del
Cronograma implica determinar las personas, equipos y/o materiales necesarios
para llevarla a cabo. Qué cantidad de cada recurso se utilizará y cuándo estarán
disponibles dichos recursos.
Para la
estimación de recursos de un proyecto, habrá que tener claras las
necesidades en materia de mano de obra, equipos y materiales; hacer un trabajo
previo que facilite la recopilación de la información necesaria, ya que de esta forma
se está contribuyendo a minimizar el margen de error.
Para poder realizar la planificación de los recursos en proyectos es necesario disponer de una
definición clara del alcance y las tareas a ejecutar ( saber más sobre la definición del alcance ), el
trabajo y necesidades materiales de cada tarea ( saber más de estimación de tareas ), así como una
primera definición del cronograma ( cómo crear el cronograma ) y presupuesto disponible cómo estimar
el coste del proyecto ) debido a que las limitaciones temporales y económicas pueden afectar a la
selección de los recursos.
Al mismo tiempo, Los recursos afectan a la planificación de costes y el cronograma, lo que implica que
estos procesos deben ejecutarse de forma iterativa hasta llegar a una solución que sea viable y
cumpla con las limitaciones del proyecto.
Proceso de planificación de los recursos en un proyecto
De forma general podemos decir que la planificación de los recursos en
proyectos incluye la definición de tres aspectos:
●
Definición de los recursos necesarios. (Qué o quién necesitamos?)
●
Definición de la estrategia de recursos. (Cómo lo obtendremos?)
●
Planificación y nivelación de los recursos. (Cuando lo necesitamos?)
Los Recursos son muy importantes en la gestión de un proyecto, y si no
se asignan adecuadamente, pueden llevar a que el proyecto fracase.
Los recursos de un proyecto, incluyen todo lo necesario para completar
el proyecto.
Algunos ejemplos:
●
Personas / Equipo de proyecto
●
Equipos, instalaciones y materiales
●
Conocimiento / Experiencia
●
Software, Hardware
●
Dinero.
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- Descrição
- Fluxograma sobre Sem título, criado por Rolando Hernandez em 02-10-2020.
- Criado por
- Rolando Hernandez
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