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DOCUMENTACION DE PROCEDIMIENTOS

La documentación de procesos es clave para cualquier organización.

¿Qué es la documentación de procesos?

Una documentación de proceso resume los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo; en la documentación es más importante el "cómo" de la implementación que el "cuánto" del impacto del proceso.

Un negocio es esencialmente un grupo de procesos interrelacionados, y si estos procesos no están documentados por escrito, puede haber inconvenientes. Las empresas tienen procesos repetibles que son clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve como una guía fundamental de referencia para los empleados y directores.

¿A que te ayuda?

La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu organización. Te ayuda a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo.

Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.

Beneficios

° Permite cambios oportunos y continuos en los procesos para aumentar la productividad.

° Evita que los procedimientos dejen de usarse por falta de entendimiento.

° Conserva el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados en el proceso se van de la empresa.

° Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse o eliminarse.

Desventajas

° Los interesados se comportan de forma diferente cuando saben que

lo que dicen se incluirá en la documentación de procesos.

° La persona que registra un proceso quizás no lo comprenda totalmente.

° Los grupos de interés especial pueden usar la documentación de procesos para generar problemas.

° La documentación de procesos puede retrasar un proyecto.

Herramientas

° Herramientas para capturar el proceso, como entrevistas, conversaciones grupales, videos, fotografías, observaciones de usuarios, diarios de campo, etc. Puede ser muy útil entrevistar a aquellos que sean expertos en el proceso para asegurarte de abarcar toda la información.

° Herramientas para organizar la información. Puedes resumir el conocimiento en artículos, estudios de casos, fragmentos de video, etc.

° Herramientas para distribuir información, como correos electrónicos, periódicos, Internet, etc.