LAS COMPRAS

LAS COMPRAS

procesos de las compras

objetivos de las compras

proveedores

Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio,

tiempo y lugar pactado.

1. Mantener la continuidad de abastecimiento.

2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales o

productos.

4. Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos, basándose

en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

5. Adquirir materiales o productos al precio más bajo posible compatible con la

calidad y el servicio requeridos.

6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus

beneficios en lo que a costos de material se refiere.

“La organización debe asegurarse de que el

producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el

grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del

impacto del producto adquirido” (ISO 9001:2008); por tal motivo hay que definir el

proceso de compra a seguir para la correcta adquisición de bienes

Son todos aquellos que le proporcionan a la organización los recursos materiales,

humanos y financieros necesarios para su operación diaria.

Según la ISO 9000, proveedor, es aquella organización o persona que proporciona

un producto.

Los proveedores son parte esencial de la empresa y por consiguiente es necesario

establecer un programa de calidad, que permita conocer técnica y comercialmente

a los proveedores potenciales.

Relaciones con proveedores

Actividades y Objetivos de las relaciones con los proveedores

El objetivo de las relaciones con el proveedor es lograr que exista confianza en el comprador para el uso de las mercancías. Lo que exige que ambas partes

desarrollen una serie de actividades debidamente definidas, tales como:

1. Crear políticas de calidad en las relaciones con el proveedor

2. Contar con diversos proveedores para las compras importantes.

3. Establecer un procedimiento a base de normas para calificar el producto y

al proveedor.

4. Realizar una planificación entre ambas partes para definir la calidad y

responsabilidades.

5. Fijar canales de comunicación entre ambos.

6. Implementar un sistema para detectar y corregir las desviaciones.

7. Establecer un sistema de supervisión del proveedor.

8. Llevar a cabo programas de mejora y de asistencia reciproca.

9. Crear y aplicar sistemas de clasificación de la calidad de los proveedores.

Registro de proveedores

“La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los

controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la

recuperación, la retención y la disposición de los registros”. (ISO 9001:2008)

El registro consiste en abrir un archivo en orden alfabético que servirá para

guardar los resúmenes de cotizaciones, listas de precios, catálogos, circulares y

en si toda la información que pueda obtenerse sobre las mercancías que se

compran o que puedan sustituir a las mismas, para la elaboración de este registro

se debe recurrir a diferentes fuentes de información tales como: departamentos

internos especializados (mantenimiento, producción, ingeniería y otros).

A continuación se describen los requisitos mínimos que se deben incluir dentro del

proceso de selección de proveedores:

Primera fase. La necesidad

1. Establecimiento del sistema de información: Es una de las herramientas

base, ya que genera una facilidad operativa y de análisis con respecto a

todos los datos que se deben recabar de los posibles proveedores que

posteriormente pueden ser seleccionados para establecer negociaciones

comerciales.

Localización de nuevos proveedores

Dentro del mercado existen innumerables fuentes de información que son

efectivas para identificar a los diferentes proveedores. Dichas fuentes pueden

ser:

 Catálogos o folletos sobre proveedores.

 Revistas y publicaciones especializadas.

 Directorios.

 Ferias y exposiciones.

 Información por referidos.

 Asociaciones empresariales y profesionales.

 Páginas Web, entre otros.

Identificación de la necesidad: es importante identificar clara y

concretamente el tipo de necesidad de la empresa, para la búsqueda de

proveedores adecuados. Para esta exigencia es preciso contar con un buen

sistema de información interna, que ayude a identificar exactamente donde

surge la carencia y las características básicas del suministro.

Requisición de compras: consiste en negociar formatos empresariales

relacionados con el suministro requerido.

 Tipo de necesidad.

 Especificaciones del producto o servicio solicitado (características

físicas y químicas, cantidades).

 Condiciones de entrega.

 Destino del producto o servicio.

Segunda fase. Pre-selección de proveedores.

Para llevar a cabo esta fase, se requiere elaborar un pre-plan de selección de

proveedores donde se identifiquen factores de selección general como: criterios

y áreas de selección.

Criterios generales de selección de proveedores:

A continuación se relacionan algunos

de los criterios de selección, más importantes:

 Calidad

 Experiencia

 Tecnología

 Normatividad y legislación

 Fortaleza financiera

 Actitud gerencial

 Confianza que inspire

 Capacidad de respuesta

 Tiempos de respuesta

 Modelo de comunicación

 Disponibilidad de las instalaciones

 Manejo de inventarios

 Precios

 Proyección a largo plazo

 Trayectoria en el medio (referencias de otras empresas)

 Imagen de sus productos en el mercado

 Condiciones financieras de negociación (descuentos, tiempos y

formas de pago)

 Conocimiento del área y del producto.

Áreas de acción para la selección de proveedores: Para manejar más

fácilmente los criterios de selección, se pueden clasificar en siete grandes

áreas de acción:

Área de calidad: se encarga de evaluar toda las parte de calidad y infraestructura humana

Área administrativa esta se encarga de regular todos los aspectos y partes financieras de la empresa.

Área financiera se encarga de buscar el capital y el manejo de todo.

Área tecnológica se encarga de administrar y suministrar nuevas herramientas de trabajo

Área de tiempos de respuesta: este se encarga de buscar nuevas alternativas de atencion.