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La Carta

Partes de la carta

A continuación, se describen las partes de la carta, tomando en cuenta la función lógica que cumple cada una dentro del proceso administrativo:

Membrete

Identifica a la unidad productora de la carta.

Fecha

La fecha se debe indicar de acuerdo con el siguiente formato: DD-Mes-AAAA

Código de referencia

Es la identificación alfanumérica secuencial unívoca con que se producen las cartas.

Información sobre el destinatario

Se refiere al nombre de la persona o entidad a quien se dirige la carta.

Línea de asunto o referencia

La línea de asunto se emplea solamente en cartas extensas para indicar en pocas palabras de que trata

Saludo

El saludo es una expresión de cortesía y de respeto a la persona a quien se le dirige la información.

Texto o cuerpo

Es la parte más importante de la carta porque contiene el mensaje que se desea comunicar.

La despedida

Es una frase de cortesía que indica el final de la comunicación.

La firma

Se refiere al nombre de la persona con la competencia legal para firmar la comunicación.

Iniciales de identificación

Se refiere a las iniciales de la (s) personas que intervienen en la elaboración de la carta.

Copias

La palabra copia se utiliza para indicarle al receptor que otras personas recibirán la misma comunicación.

Datos generales sobre la empresa

Se colocarán en la parte inferior (pie de página) centrado, bajo una línea continua

Carta de dos páginas

Si una carta sobrepasa una página, en la segunda página se debe presentar un encabezamiento que incluya la fecha, el código de referencia y el número de la página en el margen izquierdo.

Márgenes en la carta

El número de palabras que contiene el texto de una carta determina su tamaño. Se clasifican en cortas, medianas y largas.

Logotipo

Es el dibujo o representación gráfica que identifica a la organización o entidad.

Lema

Frase que identifica a la organización o entidad.

Siglas de las unidades administrativas

Es la secuencia que se forma al seguir la estructura orgánica de la institución

Número consecutivo anual de tres o más dígitos

Año con los cuatro dígitos (AAAA)

Tratamiento de cortesía: Señor, señora, señorita

Nombre completo de la persona

Puesto: consta del nombre del puesto que desempeña el destinatario

Anexos

La palabra anexo se utiliza para indicarle al receptor de la comunicación

Nombre de la institución, dirección física, apartado postal, teléfonos1, fax y dirección electrónica.

Márgenes de la carta en procesador de texto

Para centrar la carta en la computadora, también se debe considerar su tamaño, utilizando la clasificación antes detallada.

Tamaño del papel

El papel para presentar este tipo de documento es el denominado "carta" cuyas dimensiones corresponden a 21.5 x 28 centímetros. (8,14 x 11 pulgadas).