Acuerdo 060 del 2011

Acuerdo 060 del 2011

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

El cual considera:

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

Se conforma por los siguientes artículos

Artículo Primero

Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,

conservación y consulta de los documentos.

Artículo Segundo

Se manejan las siguientes

definiciones:

1. Archivo electrónico

2. Comunicaciones Oficiales

3. Correspondencia

3.Documento electrónico de archivo

4. Documento Original.

5. Documento Público.

6. Radicación de comunicaciones oficiales.

7. Registro de Comunicaciones

oficiales.

8. Serie documental-

9. Tabla de retención

documental.

Artículo Tercero

Unidades de Correspondencia:

Las entidades deberán establecer

de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación.

Cuando existan regionales, deberán

contar con unidades de

correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales,

o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.

Artículo Cuarto

Toda entidad debe establecer en

los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados

para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

Artículo Quinto

Procedimientos para la radicación de

comunicaciones oficiales:

Los procedimientos para la radicación de

comunicaciones oficiales, velarán por la

transparencia de la actuación administrativa, razón

por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la

radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos

o automatizados

Artículo Sexto

Numeración de actos administrativos:

La numeración de los actos administrativos

debe ser consecutiva y las oficinas encargadas

de dicha actividad, se encargarán de llevar

los controles, atender las consultas y los reportes

necesarios y serán responsables de que no se

reserven, tachen o enmienden números, no se

numeren los actos administrativos que

no estén debidamente firmados y se cumplan

todas las disposiciones establecidas

para el efecto.

Artículo Séptimo

Comunicaciones internas:

Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades

deberán establecer controles y procedimientos que permitan

realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración

consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya

sean éstos, manuales

o automatizados.

Artículo Octavo

Control de comunicaciones oficiales:

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y

controles manuales o automatizados

que permitan certificar la recepción

de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento

a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Artículo Noveno

Conservación documental:

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su

documentación, para ello deben

incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

Artículo Décimo

Comunicaciones oficiales recibidas:

Las comunicaciones oficiales que

ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

Artículo Décimo Primero

Comunicaciones oficiales enviadas:

Las comunicaciones oficiales enviadas en

soporte papel, se elaborarán en original y

máximo dos copias, remitiéndose el original

al destinatario, la primera copia a la serie

respectiva de la oficina que genera el documento,

teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la

unidad de correspondencia, por el tiempo

establecido en su tabla de retención documental.

En los casos en los cuales haya varios

destinatarios, se elaborarán igual

cantidad de copias adicionales.

Artículo Décimo Segundo

Comunicaciones oficiales vía fax:

Las comunicaciones recibidas y enviadas

por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

Artículo Décimo Tercero

Comunicaciones oficiales por correo

electrónico:

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán

su utilización y asignarán responsabilidades

de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Artículo Décimo Cuarto

Imagen corporativa:

Con el propósito de reflejar una

adecuada imagen corporativa, las

entidades establecerán en sus manuales

de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes

para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el

​​​​​número del conmutador, el número

de fax institucional, la dirección

​​de la página web y la dirección del correo

electrónico de la entidad.

Artículo Décimo Quinto

Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos