Funções Administrativas

Funções Administrativas

Planejamento

Alcance de uma situação futura desejada

Não é uma tarefa isolada, é uma sequência encadeada de atividades que trará um plano

Passo inicial, maneira de ampliar as chances de sucesso, reduzir incerteza, lidar com o futuro, reconhecer o presente, organizações proativas, é mais importante do que o produto final

Estabelecer objetivos e definir a maneira como alcança-los

Processo: Sequência de etapas que levam a um determinado fim

Passos do planejamento:

Definir objetivos, determinar situação atual, desenvolver possibilidades sobre o futuro, analisar e escolher alternativas, implementar o plano e avaliar os resultados.

Vantagens: Dar um norte, focar esforços, definir parâmetro de controle, motivação, autoconhecimento da organização.

Processos do planejamento​​​​​​

Planejamento estratégico ou institucional: Estratégia focada no longo prazo, é desdobrado em Planejamento Tático, e esse é desdobrado em Planejamento Operacional

Planejamento tático ou intermediário:

Menor que no nível estratégico e maior que o operacional, compões uma abrangência departamental focada em médio prazo. Observa as diretrizes do Planejamento Estratégico, objetivos específicos de cada unidade ou departamento, médio prazo.

Fases do planejamento estratégico:

Definir o negócio, missão, visão e valores organizacionais, análise interna e externa estratégica, formular a estratégia, implantação e controle.

Global- Objetivos gerais e genéricos- Diretrizes estratégicas- Longo prazo- Visão forte do ambiente externo

Planejamento Operacional ou chão de fábrica:

Baixa complexidade, única tarefa, foco no curto/curtíssimo prazo, planejamentos diários, tarefa a tarefa de cada dia, desdobramento minucioso de planejamento estratégico. Observa o Planejamento estratégico e Tático, determina ações específicas necessárias para cada atividade ou tarefa, seus objetivos são bem detalhados e específicos.

Resumindo:

Estratégico: Foco em toda empresa, longo prazo e objetivos globais e genéricos.

Tático: Foco em um departamento, médio prazo e objetivos detalhados.

Operacional: Foco nas atividades e tarefas, curto prazo e objetivos mais detalhados.

Negócio:

O que é a organização e qual seu campo de atuação. atividade efetiva.

Missão:

Razão de ser da organização, função maior.

Visão:

Define o grande plano, objetivo e visão de futuro.

Valores:

Crenças, princípios da organização, sem elas não há negócio e nem convivência.

Análise SWOT (Strenghs, Weaknesses, Opportunities, Threats)

ou

FFOA (Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças)

Ajuda a perceber qual estratégia a organização deve ter

Prescreve um comportamento a partir do cruzamento de 4 variáveis, sendo 2 do ambiente interno e 2 do ambiente externo.

Posição de sobrevivência, de Manutenção, de Crescimento ou Desenvolvimento.

Ambiente interno: Influência o negócio da organização.

Pontos fortes: Elementos que influenciam positivamente.

Pontos fracos: Elementos que influenciam negativamente

Ambiente externo: Tudo que influencia o negócio da organização e ela não tem poder de controle.

Oportunidades: Elementos que influenciam positivamente.

Ameaças: Elementos que influenciam negativamente.

Matriz GUT (Gravidade + Urgência + Tendência)

Gravidade: Pode afetar os resultados da organização.

Urgência: Quando ocorrerá o problema.

Tendência: Irá se agravar com o passar do tempo.

Ferramenta 5W2H: Ajuda a definir um plano de ação

5W: What? (O que será feito?), Why (Porque será feito?), Where? (Onde será feito?), When? (Quando será feito?), Who? Quem fará?).

2H: How? (Como será feito?)- How much? (Quanto irá custar fazer?)

Análise competitiva e estratégias genéricas: A gestão estratégica proporciona uma adequação competitivamente superior entre a organização e seu ambiente. Estratégias competitivas genéricas são sinônimos de decisões, onde devem acontecer ações ofensivas ou defensivas para criar uma posição que possibilite se defender no mercado. A vantagem competitiva é composta por 3 pilares:

Estratégia de Diferenciação: Aumentar o valor (Percepção que você tem a determinado produto)

Estratégia de Liderança de Custos: Baixar o preço, o preço é quanto curto, ser o produto mais barato do mercado.

Estratégia de Foco ou Enfoque: Perceber todo o mercado e selecionar uma fatia dele para atuar especificamente.

5 forças estratégicas de Porter (Análise em relação a determinado mercado, descreve como aquele mercado funciona):

1- Grau de rivalidade entre o concorrentes: Com qual intensidade eles competem pelos clientes e consumidores.

2- Ameaça de produtos substituídos: Ameaça de que novas tecnologias venham a substituir o produto ou serviço do mercado

3- Ameaça de novos entrantes: Que novas organizações ou pessoas façam aquilo que já está sendo feito.

4- Poder de barganha dos fornecedores: Capacidade de negociais com as empresas que oferecem matéria-prima à organização, poder negociar melhores preços.

Poder de barganha dos clientes: Capacidade de negociação dos clientes, poder negociar preços e condições.

Redes de aliança: Fortalecimento estratégico da organização em conjunto, diante de seus concorrentes, permite que ela dê saltos maiores do que seriam capazes sozinha.

Tipos: Joint ventures- Contratos de fornecimento de longo prazo- Investimentos acionários minoritário- Contatos de fornecimento de insumos/serviços- Pesquisas e desenvolvimento em conjunto- Funções e aquisições.

Vantagens: Ganho na posição de barganha, com seus fornecedores e aumento do custo de entrada dos potenciais concorrentes em um mercado= barreira de entrada

Administração por objetivos (APO), se trata do esforço administrativo que vem de baixo para cima, para fazer com que as organizações possam ser geridas através dos benefícios, envolve todos os membros organizacionais na definição de objetivos.

Fases: Especificação dos objetivos- Desenvolvimento de planos de ação- Monitoramento do processo- Avaliação dos resultados

Balanced scorecard: Existem bens que são intangíveis e que também precisam ser medidos, é necessário apresentar mais do que dados financeiros, os ativos intangíveis podem ser um ponto de diferenciação de uma organização.

Um modelo que complementa os dados financeiros do passado com indicadores que buscam medir os fatores que levam a organização ao sucesso.

Processo decisório: Escolha do caminho mais adequado, a organização precisa otimizar recursos e atividades, e criar um modelo competitivo, além de estratégias adequadas e tomando decisões certas.

Estrutura organizacional:

É classificada como conjunto de ordenações e responsabilidades, de autoridade, comunicações e decisões de uma empresa. Deve estar pronta para qualquer transformação, é dividida em estrutura formal (+ estável, sujeita a controle) e informal (+ instável e flexível)

Tipos de departamentalização:

É uma forma de sistematização da estrutura organizacional, busca agrupar atividades que possuem a mesma linha de ação e melhorar a eficiência. No caso de organogramas a divisão do trabalho é no sentido vertical (Ligado aos níveis de autoridade e hierarquia), no caso de departamentalização a divisão é horizontal (Divisão e variedade de tarefas).

Departamentalização funcional ou por funções: + Utilizada, agrupamento feito por identidade de funções e semelhança de tarefas.

Vantagens: Especialização das pessoas, cooperação, economia de escala e produtividade, mais indicado para ambientes estáveis;

Desvantagens: Falta de sinergia entre os outros departamentos, visão limitada do ambiente organizacional.

Por clientes ou clientela: De acordo com os diferentes tipos de clientes, necessidades heterogêneas do público.

Vantagem: Facilitar a flexibilidade no atendimento;

Desvantagens: Dificuldade de coordenação com os objetivos globais da organização e multiplicação de funções semelhantes, prejudica a eficiência e gera disputa entre as chefias dos departamentos.

Por processos: Agrega as atividades nos processos mais importantes da organização, evita o desperdício de recursos, é muito utilizada na linha de produção.

Vantagens: Facilita o emprego da tecnologia, melhora o arranjo físico, mais eficiência e produtividade.

Por produtos: Se estrutura em seus diferentes tipos de produtos ou serviços.

Vantagens: Facilita a coordenação, maior inovação na produção;

Desvantagem: Pulverização de especialistas ao longo da organização dificultando a coordenação.

Departamentalização geográfica: Em diferentes pontos do país ou do mundo, alocando recursos, esforços, produtos conforme a demanda da região.

Dificuldade em conciliar interesses de cada filial geográfica com os objetivos gerais da empresa.

Departamentalização pro projetos: Alocados em cada projeto da organização, cada projeto tem autonomia, o objetivo é a melhor consecução dos objetivos de cada projeto.

Vantagem: Grande flexibilidade, facilita a execução do projeto e proporciona melhores resultados;

Desvantagens: Perda da visão da empresa, foco apenas no seu projeto, duplicação de estruturas (sugam amis recursos), insegurança dos empregados

Departamentalização matriarcal: Organizada em grade, mistura a departamentalização funcional (+ verticalizada) com outra mais horizontalizada (geralmente a por projetos). Há sempre uma autoridade dupla (uma por responder ao comando da linha funcional e uma ao gerente da horizontal).

Há a matriarcal forte, equilibrada e a fraca:

A forte: O responsável pelo projeto tem mais autoridade;

A fraca: O gerente funcional tem mais autoridade;

Equilibrada ou balanceada: Predomina o equilíbrio entre os gerentes de projeto e funcional.

Na literatura não se da certeza se essa departamentalização é um tipo de estrutura organizacional.

Desvantagens: Filiais ou projetos possuem muita autonomia para realizar o trabalho dificultando o processo administrativos da empresa, além da dupla subordinação.

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Organização formal é onde duas ou mais pessoas se reúnem para atingir um objetivo em comum, essa organização é liderada com alta administração, e conta com um conjunto de regras para atingir as metas. A hierarquia organizacional vai determinar a relação de autoridade.

Tipos:

-Organização de linha;

-Organização de linha e equipe;

-Organização funcional;

-Organização de gerenciamento de projetos;

-Organização matriarcal.

Organização informal é uma estrutura com pessoas que trabalham juntas na vida real, baseada na compreensão mútua, ajuda e amizade, relacionando com seus valores e interesses, sem discriminação. É uma estrutura plana, há confiança entre os membros.

Cultura organizacional: Reúne hábitos, comportamento, crenças, valores éticos e morais e políticas internas e externas.

Direção: Recrutar e ajustar os esforços para que os indivíduos consigam alcançar os resultados.

Motivação: É sempre um processo do indivíduo, é um conjunto de razões, causas e motivos que são responsáveis pela direção, intensidade e persistência. podem ser intrínsecas (internas): Do próprio ser, ou, extrínsecas (Externa): Algo que vem do meio

Estímulos: Quanto mais atingível, maior a motivação e vice-versa.

Liderança: Depende das relações das pessoas, um líder é capaz de fazer com que as pessoas façam aquilo que elas não fariam sem a presença dele.

Chefia (Posição formal): Poderes formais relacionados ao cargo, independem de quem ocupe, já os poderes informais ficam com a pessoa independente do cargo que ocupem.

Autoridade (Dada por algum aspecto): Direito formal/legítimo que alguém tem para te dar ordens, alocar recursos, tomar decisões e conduzir ações.

Liderança (Poder): Agrupa os poderes formais e informais.

Dilema chefia e liderança: Chefe toma ações baseadas no seu cargo através do poder formal , líder toma decisões, recebe e consegue liderar indivíduos através do poder informal

Tipos de liderança:

Transacional: Baseada na troca (tradicional), incentivos materiais, ambiente estáveis, os liderados precisam estra satisfeitos.

Transformacional: Baseada na mudança, inspira seus subordinados, gera resultados acima da transacional