DOCUMENTOS DOCTRINALES

DOCUMENTOS DOCTRINALES

1. TIPOS DOCUMENTALES

   • DOCUMENTOS QUE GENERAN DOCTRINA
     • TOMOS INSTITUCIONALES
       • REGLAMENTOS
         • MANUALES
           • MAPA ESTRATEGICO
             • MAPA DE PROCESOS
               • CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
                 • DESPLIEGUE PROCESO
                   • PROCEDIMIENTOS
                     • GUIAS
                       • Lineamientos a través de los cuales se establecen criterios para el desarrollo de las actividades de los diferentes procesos y tareas de los procedimientos institucionales.
                     • conjunto de tareas requeridas para cumplir con una actividad crítica de un proceso;
                   • Documento que refleja la responsabilidad en la ejecución de las actividades asignadas por parte de los dueños de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel, a las unidades policiales
                 • En este formato se identifica y prioriza los procesos críticos y estratégicos de la Institución que resultan determinantes de la calidad en la prestación del servicio, ejerciendo control continuo sobre su secuencia e interrelación con otros.
               • Diagrama que integra los procesos gerenciales, misionales, de soporte, y de evaluación y mejora de la Policía Nacional, de conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2009.
             • Es una herramienta que muestra de forma gráfica la articulación de los objetivos estratégicos y la relación causa-efecto entre los mismos, contribuye al logro de la MEGA institucional.
           • Disposiciones que norman un ámbito específico del servicio de Policía, su aplicación se circunscribe a los funcionarios que se desempeñan en el mismo. Se soporta mediante acto administrativo
         • Disposiciones que norman el servicio de policía, su aplicación es de estricto cumplimiento . Se soporta mediante acto administrativo (Resolución).
       • Documentos doctrinales del orden estratégico se fijan lineamientos, orientados a innovar y desarrollar competencias adecuadas en los diferentes campos del servicio
   • RELACIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
     • TOMOS INSTITUCIONALES
       • REGLAMENTOS
         • MANUALES
           • MAPA ESTRATEGICO
             • MAPA DE PROCESOS
               • CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
                 • DESPLIEGUE PROCESO
                   • PROCEDIMIENTOS
                     • GUIAS
                       • No requiere, ya que establece criterios para el desarrollo de actividades.
                         • Criterios en el desarrollo de las actividades de los procesos y procedimientos institucionales
                     • Se soportarán en el marco de una resolución.
                       • Establece el conjunto de tareas requeridas para cumplir con una actividad crítica de un proceso.
                   • Se soportarán en el marco de una resolución.
                     • Refleja la responsabilidad en la ejecución de las actividades asignadas por los dueños de procesos gerenciales y de soporte de primer nivel a las unidades de segundo y tercer nivel.
                 • Todos se soportarán en el marco de una resolución.
                   • Priorización de los procesos críticos y estratégicos de la Institución que resultan determinantes de la calidad en la prestación del servicio
               • Se adopta mediante resolucion emitida por el Director General.
                 • El de primer nivel se aplicará en toda la Institución, los de segundo y tercer nivel de acuerdo al despliegue de la unidad en respuesta al primer nivel.
             • Amparado en una resolución dentro de la plataforma estratégica de la Institución.
               • Tendrá impacto en toda la Institución y los de segundo nivel en las direcciones y oficinas asesoras
           • Resolución que norma ámbitos específicos en el servicio de policía.
             • Se circunscribe a funcionarios que se desempeñan en un ámbito específico del servicio.
         • Resolución emitida por el Director General, norma el servicio de policía.
           • Normas de estricto cumplimiento que impactan a la totalidad de la Institución.
       • No requiere, reflejan políticas que pueden variar en el tiempo.
         • Documentos estratégicos dirigidos a todos los niveles de la Institución.
     • ACTO ADMINISTRATIVO
       • ALCANCE
   • DOCUMENTOS SE OPERACIONALIZA LA DOCTRINA
     • CIRCULARES
       • DIRECTIVA
         • DIRECTIVA OPERATIVA
           • DIRECTIVA ADMINISTRATIVA
             • DIRECTIVA PERMANENTE
               • DIRECTIVA TRANSITORIA
                 • INSTRUCTIVO
                   • ORDEN DE SERVICIOS
                     • MEMORIA LOCAL Y TOPOGRÁFICA
                       • REGISTROS
                         • ESTUDIOS DE PLANEACIÓN
                           • CONCEPTOS DE PLANEACIÓN
                             • COMUNICACIÓN OFICIAL
                               • POLIGRAMA
                                 • ACTA
                                   • FORMATOS
                                     • Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y contenido) previamente definida y asociada a las diferentes actividades de los procesos.
                                   • Documento interno que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en estas.
                                 • Documento de circulación interna que describe en forma breve, clara y sencilla, situaciones de orden operativo y/o administrativo relacionadas con el servicio de Policía.
                               • Es un documento institucional de carácter general o particular, preciso y breve, mediante el cual se establece comunicación con entes externos e internos
                             • Documento formal que se emplea para emitir percepciones, significaciones o discernimientos basados en hechos, documentos, normas, reglamentos, estudios, entre 2 Documentos Doctrinales Manual de Gestión de la Doctrina y las Lecciones Aprendidas para la Policía Nacional 33 otros, que permite la toma de decisiones sobre temas específicos
                           • Documento que comprende el análisis conciso y exacto de una situación determinada y plantea alternativas de solución
                         • Documentos que presentan los resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas en el marco del servicio de policía, de acuerdo con lo establecido por la Norma NTC ISO 9001:2008tip
                       • Documento que sirve de insumo para la planeación y organización del servicio de policía. Contiene información amplia y detallada de todos los aspectos geográfi cos, políticos, sociales, económicos y delincuenciales y contravencionales de la jurisdicción.
                     • Documento de carácter obligatorio para operacionalizar la planeación del servicio, impartir instrucciones internas de cada unidad o desplegar las generales establecidas por las directivas u órdenes relacionadas con el servicio de policía.
                   • Documento de cobertura general, de un tema concreto o específico, de vigencia indeterminada; está orientado a reiterar, aclarar o adicionar aspectos del servicio
                 • Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechas precisas. Se refiere instrucciones para dar respuesta a situaciones de carácter temporal;
               • Su vigencia comprende un período de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier otra que se señale como iniciación de su vigencia.
             • Comunicación escrita que se emite para dar cumplimiento a procedimientos de carácter administrativo; e Contempla todas las previsiones e instrucciones necesarias para respaldar el cumplimiento de la misión.
           • Comunicación escrita, de carácter estratégico o táctico, que refl eja los criterios del mando institucional para desarrollar y controlar acciones específi cas del servicio de policía.
         • Acto administrativo emitido por la Dirección o Subdirección General para fijar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de carácter operativo o administrativo, facilita el cumplimiento del plan estratégico institucional y demás normas del orden constitucional, legal o reglamentario.
       • Se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, políticas o asuntos de interés común de la Institución; es firmada por el Director General de la Policía Nacional.
   • La Policía Nacional para el direccionamiento y gestión de su servicio, se fundamenta en primera instancia en el conjunto de normas superiores como son la Constitución Política, leyes y decretos;
     • adicionalmente, cuenta con los siguientes documentos controlados por el Sistema de Gestión Integral:
       • a) Documentos a través de los cuales se genera la doctrina policial.
         • b) Documentos a través de los cuales se operacionaliza la doctrina policial en los diferentes niveles de la Institución.
           • c) Registros en los cuales se evidencia el desarrollo de las actividades del servicio de policía dispuestas en el marco de la doctrina policial.
   • JERARQUÍA DE LOS TIPOS DOCUMENTALES
     • Tomos, reglamentos, mauales, mapa estratégico, mapa de procesos, caracterización y despliegue de procesos
       • Documentación de procedimientos, guías, memoria local y fotográfica, circulares y directivas
         • Instructivos y registos (órdenes de servicio, estudios y conceptos de planeación, comunicación oficial, acta, memorando, poligramas y formatos
     • Los reglamentos, manuales, mapa estratégico, mapa de procesos, caracterización y despliegue de procesos y procedimientos serán adoptados por acto administrativo (resolución).
       • RESOLUCIÓN
         • Acto administrativo que se expide de conformidad a las competencias que señala la Ley, con el fin de adoptar decisiones de carácter específico general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Institución.
   • ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
     • COHERENCIA
       • EXACTITUD
         • CLARIDAD
           • OBJETIVIDAD
             • BREVEDAD
               • ENFÁSIS
                 • TERMINOLOGIA
                   • Los términos policiales técnicos y siglas deben evitarse.
                 • son las ideas principales que deben expresarse con palabras apropiadas, puestas al comienzo de la redacción.
               • Entre más extenso es el documento, mayores son las probabilidades de cometer errores. Sin embargo, la claridad nunca debe ser sacrifi cada por la brevedad.
             • El punto de vista debe ser impersonal y exento de prejuicios.
           • Exponer ideas o hechos en forma tal que no quede duda sobre lo que se desea ordenar o informar
         • Narrar los hechos esenciales con imparcialidad, corrección y la proporcionalidad que le corresponden
       • Desarrollar en forma lógica, metódica y consecuente el asunto a tratar, ceñirse a una idea principal del texto.