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ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO... NECESIDAD DE CLARIFICAR LOS CONCEPTOS.

Andrea Guio Espanhol

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UN DOCUMENTO
- Documento considerados como fuentes narrativas, artísticas, informativas y científicas, producto de la imaginación, la creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas, museos y centros de documentación. Por otro, fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio, es decir, instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa.
  - VALOR PRIMARIO
    - Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al iniciador, destinario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
      - Administrativo:El que tiene un documento o una serie documental para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación.
        Jurídico: Deriva derechos u obligaciones.
        Legal:Aquél que tienen los documentos y sirven de testimonio ante la Ley.
      - Fiscal: Es el que tienen aquellos documentos que expresan movimiento de dinero y está dado por la utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.
        Contable: Está representado en los documentos que soportan el conjunto de cuentas, como los registros de ingresos, egresos y movimientos económicos de la institución.
        Técnico: Utilidad de la información específica de una función.
      - VALOR SECUNDARIO
        Son aquellos que afloran una vez agotado el valor inmediato o primerio, aunque algunos documentos lo tienen desde el momento en que se producen. Son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo.
        Histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una entidad.
        Cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.
        Científico:cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación Investigación sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
- Es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental, así como en cualquier otra expresión, gráfica, sonora, en imagen o electrónica).
CARCATERISTICAS QUE DISTINGUEN LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
- 1. Carácter seriado: Los documentos son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas. Se producen uno a uno y en un orden natural.
  - 2. Carácter de unicidad: Los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, no se producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados.2. Carácter de unicidad: Los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, no se producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados.
    - 3. Carácter de objetividad o ingenuidad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran hechos tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos. Se producen naturalmente como resultado del quehacer de las instituciones.3. Carácter de objetividad o ingenuidad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran hechos tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos. Se producen naturalmente como resultado del quehacer de las instituciones.
      - 4. Originalidad o autenticidad: Es la capacidad que tiene el documento de probar o evidenciar su origen o autor, no implica la veracidad de su contenido (capacidad que tienen los documentos de probar o de negar hechos ciertos o verdaderos). Le permite ser reconocido, aceptado y avalado por su autor, es ese y no otro.
        5. Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos.
        EVOLUCION HISTORICA DE LOS ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ARCHIVO
        A lo largo de la historia de los archivos la legislación, la práctica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo, pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución, donde los profesionales archiveros, provistos de fe pública, juegan un papel decisivo para la consideración jurídico-administrativa y en definitiva científica de los archivos.
        EL SERVICIO DOCUMENTAL
        La utilización, el servicio documental, es el fin último y primordial del archivo, que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productora de los documentos y, después, si son ya totalmente accesibles, al público en general. Ningún servicio documental puede resultar válido sin no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos.
        CONCEPTO DEL ARCHIVISTICA
        Antes de elaborar un concepto de la Archivística nos planteamos la existencia de dos elementos fundamentales de este mismo concepto: la consideración de la Archivística como ciencia y la existencia de una Archivística total, sin distinción entre la vocación administrativa e histórica.
DEFINICION DE DOCUMETO
- de archivo se hace más amplia o extensiva, atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productora:
  - CARACTER EXTERNO: "Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
    - CARACTER INTERNO: De carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontá- nea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico.
      - RELACION CON LA ENTIDAD PRODUCTORA : Producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión.
        El documento de archivo es único e irrepetible, y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa, pública o privada, y se emite en folios o en piezas sueltas, generalmente en grafía manuscrita, aunque en raras ocasiones suele también realizarse por medios impresos, en originales múltiples.
        Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre, producto y testimonio de una gestión. De ahí la nota fundamental que puede atribuírseles y que es la objetividad. Suelen reproducir los hechos tal cual, sin añadir elementos de crítica, subjetivos o de valoración
        CONCEPTO DE ARCHIVO
        La palabra archivo generalmente tiene tres acepciones: como contenido documental, como institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. “
        “ARCHIVO: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas
        "ARCHIVO: (2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
        "ARCHIVO:(3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.”
        ELEMENTOS QUE CONFIGURAN SU CONCEPTO
        Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, finalmente, remiten éstos a los archivos;
        Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras
        Estructurales: los depósitos archivísticos, las instalaciones
        Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores técnicos, especialistas en conservación y difusión documental
        Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.