Control Interno de los Materiales

Control Interno de los Materiales

1. El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la asignación de responsabilidades, a través del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el almacén respectivo, lo cual representa la etapa de compra de materiales.

   • Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con los objetivos de control interno, entre los cuales se mencionan los controles de: autorización, procedimiento y clasificación, verificación , evaluación y salvaguarda física.
     • Objetivos
       • Autorización: tratan de aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración, se podrían mencionar los niveles de inventario a mantener, métodos de valuación de inventarios de inventarios, los ajustes de inventario.
       • Procesamiento: tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas: como por ejemplo: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso
       • Verificación: señalan los controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como la integridad de los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede mencionar chequeo periódico de los saldos de inventario de materiales para su comparación con las cuentas mayores auxiliares de materiales.
       • Salvaguarda Física: hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes únicamente a las personas autorizadas, de igual forma el acceso a los registros y comprobantes
   • Ciclo de Control de Materiales
     • Ingeniería, planeación y distribución de la producción
       • Función
         • Diseñar el producto
           • Especificar los materiales a comprar
             • Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos
               • Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos
     • Compras
       • Función
         • Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales
           • Solicitar cotizaciones de los proveedores
             • Elaborar y emitir la orden de compra
               • Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones
     • Recepción e inspección de los materiales
       • Función
         • Recibir el material con la respectiva orden de entrega
           • Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra
             • Verificar la cantidad y calidad del material
               • Verificar y aprobar las facturas de los proveedores
                 • Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro
                   • Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepción
                     • El formulario usado para el control de la recepción de los materiales es el Informe de Recepción
     • Almacén
       • Función
         • Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.
           • Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.
             • Preparar las Tarjetas de Control de Materiales
               • Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.
                 • Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud.
                   • Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al método de valuación
                     • Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales
                       • Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos
     • Contabilidad
       • Función
         • Recibir la factura del proveedor
           • Chequear con la orden de compra
             • Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos
               • Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales
                 • Recibir copia de la requisición de materiales
                   • Afectar la orden de producción o los procesos productivos