PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

1. FASE MECANICA

   • -Parte teórica -Se establecen los objetivos -Se estructura el proceso
   • Planeación ¿Qué se va a hacer?
     • -Proceso racional de la toma de decisiones por anticipado seleccionando los cursos de acción a seguir en una empresa y cada unidad de la misma para conseguir determinados objetivos
     • Tipos
       • Planeación Estrategica
       • Planeación Táctica
       • Planeación de Contingencia
     • Principios Básicos
       • Factibilidad
         • -La planeación debe ser acorde a la realidad -Debe ser realizable
       • Precisión
         • -Se conoce como objetividad y cuantificación -Las fuentes de información deben ser fidedignas y precisas
       • Flexibilidad
         • -Margen de modificación en caso de requerirlo
       • Unidad
         • -Deben obedecer a un plan general -Las áreas de trabajo deben funcionar bajo un mismo criterio
       • Del cambio de estrategias
         • -Permite modificar las estrategias, políticas, programas, procedimientos y presupuestos en caso de requerirlo para alcanzar los objetivos
     • Elementos
       • -Se encuentran en el desarrollo de su proceso
       • Filosofía
         • Representa la forma oficial de pensar de la organización
         • Misión
           • Es la razón de ser de la empresa. Describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y la razón de su existencia
         • Visión
           • -Es como se visualiza la empresa -Aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier empresa (proyección a futuro)
         • Valores
           • Conceptos con los que la empresa se desempeñará ante la sociedad como código de ética y moral,
       • Objetivos
         • -Meta que se persigue -Resultado final -Deben ser claros y precisos -Representan los resultados que la empresa espera obtener
         • Para establecer objetivos: -Escala de prioridades para definir objetivos -Identificación de estándares
         • Funciones: -Presentación de una situación futura -Fuente de legitimidad -Sirven como estándares -Unidad de medida
         • Características
           • Claridad
           • Flexibilidad
           • Medible o mesurable
           • Realista
           • Coherente
           • Motivador
       • Estrategias
         • Cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr objetivos
       • Políticas
         • Disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones, su interpretación debe ser uniforme
         • -Facilitan la delegación de autoridad -Estimulan al personal al cederles responsabilidad -Minimizan las consultas innecesarias -Otorgan libertad para la toma de decisiones - Contribuyen al logro de los objetivos -Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones -Indican al personal como deben actuar en sus operaciones -Facilitan la inducción del nuevo personal
       • Reglas
         • Mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa
       • Programas
         • Esquema en donde se establecen:la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes. 
         • Para realizar la programación se puede auxiliar de: -Gráfica de Gantt -Métodos PERT y CPM
       • Procedimiento
         • Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo
       • Presupuesto
         • Es un esquema escrito de tipo general que determina por anticipado, en términos cuantitativos, el origen y asignación de los recursos de la empresa para un período específico.
     • Técnicas de Planeación (Reyes Ponce)
       • Manuales de Procedimientos
         • -Documentos administrativos que muestran en forma explicita, la historia, estructura o forma de realizar una función 
       • Gráfica de Gantt
         • -Consiste en una gráfica de barras que muestra los requisitos de tiempo para ejecutar diversas tareas, funciones, programas y proyectos
       • Diagramas de procesos
         • Representaciones gráficas de un hecho o situación por medio de símbolos convencionales
       • Redes de programación
         • Permiten tanto la programación como el control de proyectos voluminosos que exigen un mejor manejo de recursos
       • Técnicas de control presupuestal
         • Para la organización, utilizan comúnmente las herramientas presupuestarías: el ingreso, la hoja de balance y la declaración de flujo de efectivo
   • Organización ¿Cómo se va a hacer?
     • Comprende el establecimiento de una estructura intencional, formalizada permanentemente, y los roles para las personas que integran la empresa Sirve para definir todo el proceso de trabajo
     • Munch (2009) El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización  racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de realizar y simplificar las funciones del grupo social.
     • Principios
       • Del objetivo
         • Las actividades establecidas deben relacionarse con los objetivos propuestos por la empresa
       • Especialización
         • Ejecución de una sola actividad. Trabajos limitados
       • Jerarquía
         • Establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes
       • Paridad autoridad-responsabilidad
         • A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad
       • Unidad de mando
         • Debe de existir un sólo jefe a quien reportar
       • Difusión
         • Las obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición
       • Amplitud y tramo de control
         • Límite del número de subordinados para ser eficiente sen sus funciones
       • Coordinación
         • Ordenar elementos dispares para lograr un objetivo determinado, Actuaran oportuna y eficazmente, sin ninguna deficiencia
       • Continuidad
         • Establecida la organización, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente
     • Etapas
       • División del trabajo
         • Las organizaciones están conformadas por actividades  que se deben identificar y clasificar, se separan para realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo. Una vez definidas las áreas de trabajo se delega la responsabilidad y se implementa la autoridad 
         • Etapas
           • Jerarquización
             • Disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Se genera una cadena de mando
           • Departamentalización
             • Se  le conoce: A la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base a su similitud
             • Permite diseñar a la organización de acuerdo a sus objetivos, necesidades y forma de trabajar y eficientar sus actividades
             • Tipos
               • Funcional
               • Por productos
               • Por clientes
               • Por área geográfica
               • Por proceso o equipo
               • Secuencia
           • Asignación de fuciones
             • Especialización de tareas, actividades y funciones para cada uno de los cargos de la organización
       • Coordinación
     • Tipos
       • La determinación de la clase de organización depende de factores: giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción (Munch 2009)
       • Organización lineal o militar
         • -La toma de decisiones se centra en una sola persona -Los subordinados reportan a un solo jefe -La autoridad y responsabilidad se transmiten en línea recta 
       • Organización Funcional
         • -Supervisor de costos y tiempo -Supervisor de tarjetas de instrucción -Supervisor de ordenes de trabajo y hojas de ruta -Supervisor de la disciplina -Supervisor de abastecimientos de materiales -Supervisor de control de calidad -Supervisor de adiestramiento -Supervisor de mantenimiento
       • Organización staff
         • Surge con el crecimiento de las empresas y el desarrollo de la tecnología, al hacerse necesario contar con ayuda para el manejo de detalles y de contar con especialistas que asesoren a los departamentos.
       • Organización matricial
         • Es una estructura creada para la administración de proyectos, ya sea en la construcción de un puente, en la industria aeroespacial, etc. La esencia de la organización matricial es la combinación de patrones funcionales y de producto dentro de la misma organización
         • Mientras dura el proyecto o el estudio, los individuos que pertenecen al mismo se identificarán únicamente para ese trabajo, tal vez por horas o algún tiempo definido
     • Técnicas
       • Organigrama
         • Es la representación de la estructura de una organización formal que muestra niveles jerárquicos, autoridad, responsabilidad y relaciones entre niveles existentes dentro de ella.
         • Se pueden representar en 4 formas(Niveles jerárquicos): -Vertical: de arriba hacia abajo -Horizontal: de izquierda a derecha -Mixto: Se utiliza tanto el vertical como el horizontal -Circular: Quedan determinados desde el centro hacía la periferia
         • Por su objetivo
           • -Estructurales -Funcionales -Especiales
         • Por su área
           • -Generales -Departamentales
         • Por su contenido
           • -Esquemáticos -Analíticos
       • Manuales
         • Son documentos detallados cuya estructura establece el orden y sistemas en las actividades que se desarrollan, a asentar por escrito todas las normas y principios que rigen el mismo orden. Delimitan actividades, responsabilidad y funciones, evitan la duplicidad y reduce costos.
         • Pueden ser: -De políticas -Departamentales -De bienvenida -De organización -De procedimientos -De contenido múltiple -De técnicas -De puesto
       • Diagramas de flujo
         • Representación simbólica y gráfica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimientos detallado.
         • Lineales o verticales
           • Las actividades se presentan de forma vertical (arriba hacia abajo)
         • De bloque u horizontales
           • Las actividades se representan de izquierda a derecha, utilizando columnas por las áreas y símbolos para las actividades del procedimiento
         • Panorámicos
           • En una hoja se representa el proceso completo con dibujos y en columnas las áreas que intervienen
       • Diagrama de proceso
         • Representación  gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Permiten: -Mayor simplificación del trabajo -Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física -Mejorar alguna operación -Eliminar demoras -Una mejor distribución de la planta
       • Análisis de puestos
         • Define los puestos de trabajo que existen en la organización y el comportamiento que se requiere para el correcto funcionamiento de cada puesto.
       • Descripción del puesto
         • Es una técnica en la que se reclasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal.

2. Fase Dinámica

   • -Manejo de hecho el organismo social

3. Empresa

   • -Organización de personas y recursos que buscan un beneficio económico con el desarrollo de una actividad particular
   • Nivel Institucional
     • Presupuesto Estratégico o corporativo
     • Planeación esrategica
     • Objetivos generales (largo plazo)
   • Nivel Intermedio
     • Planeación Táctica
     • Presupuesto Táctico o departamentales
     • Objetivo Táctico (mediano plazo)
   • Nivel Operacional
     • Planeación Operacional
     • Presupuesto operativo
     • Objetivo operacional (corto plazo)