CONTROL INTERNO CONTABLE

CONTROL INTERNO CONTABLE

1. ASPECTOS GENERALES

   • OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO a) Generar información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, en procura de lograr un control. b) Establecer políticas que orienten el accionar administrativo de la entidad para que la información financiera cumpla con la relevancia. c) Verificar la eficiencia de las políticas de operación para el desarrollo de la función contable. d) Promover la cultura del autocontrol. e) Garantizar que los hechos económicos se reconozcan, midan, revelen y presenten con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública. f) Caracterizar el proceso Contable de la entidad definiendo sus objetivos, insumos, etapas y productos. g) Administrar los riesgos de la entidad. h) Definir e implementar los controles que sean necesarios. i) Garantizar la existencia de controles eficientes, eficaces y económicos. j) Garantizar la generación y difusión de la información financiera. k) Establecer los medios necesarios para lograr una efectiva comuni
   • EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Es la medición que se hace del control interno en el proceso contable de una entidad, con el propósito de determinar su efectividad; el nivel de confianza que se le puede otorgar; y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas para la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable.
   • RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE Son los eventos, tanto internos como externos, que tienen la capacidad de afectar el proceso contable y, como consecuencia de ello, impedir la obtención de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública

2. ASPECTOS CONCEPTUALES RELACIONADOS CON EL PROCESO CONTABLE

   • Marco de referencia del proceso contable
     • Marco normativo del proceso contable El desarrollo del proceso contable de una entidad pública requiere de la identificación del marco normativo que la rige el cual delimita la regulación que es aplicable a cada una de sus etapas. A partir de dicho marco normativo, la entidad establece las políticas contables que le son permitidas y que direccionarán el proceso contable para la preparación y presentación de los estados financieros.
     • Políticas de operación Las políticas de operación facilitan la ejecución del proceso contable y deberán ser definidas por cada entidad para asegurar el flujo de información hacia el área contable; la incorporación de todos los hechos económicos realizados por la entidad; y la presentación oportuna de los estados financieros.
   • Etapas del proceso contable En todo sistema, se identifican tres elementos básicos: las entradas, el proceso y las salidas. El primero es el que le provee, al sistema, los factores del entorno para que sean procesados, de forma que se obtenga uno o varios productos; el segundo es la acción de transformación de los factores; y el tercero son los productos, o sea, los resultados obtenidos mediante ese proceso de transformación.
     • Reconocimiento Es la etapa en la cual se incorpora, en el estado de situación financiera o en el estado de resultados, un hecho económico que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto.
       • - Identificación: Es la actividad en la que la entidad captura los datos originados en los hechos económicos y determina los hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera. - Clasificación. Es la actividad en la que de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determinan las cuentas específicas de los elementos de los estados financieros que se deben afectar. - Medición. Es la actividad en la que de acuerdo con los criterios establecidos en el marco normativo aplicable a la entidad, se asigna un valor monetario a las cuentas específicas de los elementos de los estados financieros determinadas en la etapa de clasificación. - Registro. Es la actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los asientos en los libros respectivos.
     • Medición posterior Es la etapa en la que se ajustan los valores de las cuentas específicas de los elementos de los estados financieros.
       • - Valuación. Es la actividad en la que se estima el nuevo valor de la cuenta específica del(os) elemento(s) de los estados financieros conforme al marco normativo aplicable a la entidad. - Registro de ajustes contables. Es la actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los asientos de los ajustes en los libros respectivos
     • Revelación Es la etapa en la que conforme al marco normativo aplicable, la entidad selecciona, ubica y organiza la información financiera que debe presentar en la estructura de los estados financieros o en las notas explicativas.
       • - Presentación de estados financieros: Es la etapa de elaboración de los estados financieros conforme al marco normativo aplicable a la entidad, mediante los cuales se concreta el resultado del proceso contable.
   • Rendición de cuentas es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados de las funciones que le ha sido conferidas.

3. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

   • El Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable se presenta mediante el diligenciamiento y reporte del formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativas, cualitativa y para efectos de gestión.
     • Valoración cuantitativa Este formulario tiene el objetivo de evaluar, en forma cuantitativa, el control interno contable y el grado de efectividad de los controles asociados al cumplimiento del marco normativo, a las actividades de las etapas del proceso contable, a la rendición de cuentas y a la administración del riesgo contable.
     • Valoración cualitativa Esta parte del formulario tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades del control interno contable que se determinaron en la valoración cuantitativa.
     • Evaluación del control interno contable para efectos de gestión En el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993, atendiendo lo dispuesto en el presente procedimiento y para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, tienen la responsabilidad de evaluar permanentemente la implementación y efectividad del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera de la entidad contable pública.

4. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO CONTABLE

   • Mediante el Decreto 943 de 2014, el Departamento Administrativo de la Función Pública implementó el Modelo MECI a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, el cual es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado. Teniendo en cuenta lo establecido en el citado manual, las entidades contables públicas deberán realizar un estudio cuyos resultados se concreten en la valoración de los riesgos y políticas que conduzcan a su administración efectiva.
     • Identificación de factores de riesgo La identificación del riesgo se hace asociando los factores de riesgos a cada una de las etapas del proceso contable.
     • Elementos y actividades de control interno para administrar el riesgo contable - Depuración contable permanente y sostenible. - Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones - Registro de la totalidad de las operaciones - Individualización de bienes, derechos y obligaciones - Reconocimiento de estimaciones. - Actualización de los valores - Soportes documentales - Conciliaciones de información - Sistema Documental - Estructura del área contable y gestión por procesos - Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - Responsabilidad de los Contadores de las entidades. - Actualización permanente y continuada - Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. - Eficiencia de los sistemas de información. - Cierre contable. - Coordinación entre las diferentes dependencias.
     • Establecimiento de acciones de control Los controles asociados al proceso contable son todas las medidas que implementa el ente público con el objetivo de mitigar o neutralizar los factores de riesgo que pueden llegar a afectar el proceso contable y, por consiguiente, la calidad de los estados financieros.
       • Controles asociados al cumplimiento del marco normativo, a las etapas del proceso contable, a la rendición de cuentas y a la administración del riesgo de índole contable.