ESTRUCTURA DE LA FALTA DISCIPLINARIA

ESTRUCTURA DE LA FALTA DISCIPLINARIA

1. CAPITULO I. GENERALIDADES

   • ÁMBITO DE APLICACIÓN. Aplica a todo el personal que conforma la Institución
   • ALCANCE LEGAL. Las normas y parámetros fijados en el presente manual rigen para la Policía Nacional y su normatividad institucional.
   • FINALIDAD. Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y las estrategias.
   • MARCO CONCEPTUAL. El presente manual se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos en el Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional ejercicio del control interno. Los elementos de control como mínimo son los siguientes:
     • a) Criterio: documento de regulación interna o externa.
     • b) Comparación: verificación del cumplimiento del criterio.
     • c) Toma de decisión: una vez realizada la comparación pueden existir dos únicas posibilidades.
       • 2. Cuando No se cumple con el criterio se está identificando una no conformidad real.
       • 1. Sí se cumple con el criterio se identificarán aspectos por mejorar.
   • DEFINICIÓN. Instrumento de consulta permanente para la correcta aplicación del control interno.

2. CAPITULO III. HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

   • MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. Describe de manera detallada todas las características de este sistema, fundamentales para alcanzar una gestión coherente del talento humano.
   • CONTROLES. Sirven para ejercer control, las entradas (Documentos de origen interno y externo) y salidas (Proceso(s), procedimiento(s), formatos, guías, etc.).
   • PROCEDIMIENTOS. los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad crítica de un proceso, es decir, especifican las tareas.
   • INDICADORES. son expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados del mismo. Permiten analizar el desarrollo de la gestión, las tendencias, comportamientos y el cumplimiento de las metas.
   • PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES. Se considera como una herramienta especial de control, toda vez que además de cumplir con las características anteriores, es el proceso que permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el Sistema de Gestión Integral, está compuesto por elementos clave para brindar seguridad razonable a la Institución de que los objetivos se alcanzarán, tales como:
     • 1. Programa anual de auditorías. Que compila y agenda los ejercicios de evaluación independiente que en la Institución se van a realizar durante cada vigencia.
     • 2. Auditoría interna. Es un procedimiento sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al compararse de manera objetiva con los criterios existentes, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión Integral.
       • 2.1 Auditoría Interna Integral: Consiste en la verificación realizada a la unidad policial en todos los procesos y procedimientos que se ejecutan.
       • 2.2. Auditoría Interna Específica: Consiste en la verificación realizada en una o varias unidades policiales, respecto de un proceso, procedimiento y/o actividad determinada.
       • 2.3. Auditoría Interna de Sistemas de Gestión: Consiste en la verificación realizada a la unidad o proceso con el fin de comprobar la conformidad del Sistema con los requisitos de las normas de calidad, ambiental, seguridad de la información, seguridad y salud ocupacional, entre otros.
       • 2.4. Auditoría Interna Combinada: Consiste en la verificación realizada a dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas en una unidad o proceso policial.
       • 2.5. Auditoría Interna de Seguimiento: Consiste en la verificación realizada a la unidad o proceso respecto de los planes de mejoramiento.
     • 3. Informe ejecutivo anual. Es una de las herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para evaluar el Sistema de Gestión Integral.
     • 4. Informe de control interno contable. Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluación independiente a los estados contables.
     • 5. Autoevaluación Institucional. La autoevaluación Institucional es uno de los seis componentes del Modelo Estándar de Control Interno que permite a cada dueño de proceso y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real.
     • 6. Subcomités de Mejoramiento Gerencial. Deben ser los escenarios para verificar, revisar, evaluar, medir, realizar seguimiento y monitoreo a cualquier tema del ámbito institucional para identificar oportunamente las debilidades y promover la toma de decisiones, existen tres tipos de subcomités en la Policía Nacional:
       • 1. Subcomité central de mejoramiento gerencial. Conformado por los directores y jefes de oficinas asesoras, y presidido por el Director General o su delegado, en el que dirimen y toman decisiones.
       • 3. Subcomités locales de mejoramiento gerencial. Presidido por los directores, comandantes, jefes o sus delegados respectivos, en las unidades de tercer nivel como: policías metropolitanas, comandos de departamento, escuelas de formación, seccionales de sanidad, centros sociales, vacacionales, colegios y demás unidades de tercer nivel, e integrado por los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas
       • 2. Subcomités regionales de mejoramiento gerencial. Presidido por cada director, jefe de oficina asesora o comandante de región de policía o su delegado, e integrado de conformidad con la estructura orgánica vigente, con los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas y demás unidades de tercer nivel.

3. CAPITULO II. ROLES PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIÓN

   • DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, deben ser aplicados de manera permanente los principios de:
     • Autocontrol: Capacidad que deben desarrollar los funcionarios para valuar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna.
     • Autorregulación: Capacidad de la Institución para desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del Sistema de Gestión Integral.
     • Autogestión: Capacidad de la Institución para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera eficaz, eficiente y efectiva, la función administrativa.
   • ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO. En la Policía Nacional de Colombia el Área de Control Interno cumple con los roles establecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 3, a saber:
     • 1. Evaluación y seguimiento. Este rol se cumple por medio de las auditorías internas que se desarrollan en cumplimiento del Programa anual de auditorías,
     • 2. Asesoría y acompañamiento. Este rol se cumple a través de los informes resultados de las auditorías internas, mediante los cuales se reportan las debilidades encontradas y oportunidades de mejora identificadas en los procesos que desarrollan las unidades
     • 3. Fomento de la cultura del control. Éste programa se desarrolla a nivel nacional y en estas actividades se fomenta la formación de una cultura del control, socializando y actualizando sobre el autocontrol.
     • 4. Relaciones con entes externos. Es quien facilita los requerimientos de los organismos de control externos y la coordinación en los informes de la Institución.
   • ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO FRENTE AL PROCESO CONTROL INTERNO. El Jefe del Área de Control Interno es el dueño del proceso de “Control Interno” y se encarga de definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar, publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la gestión del proceso.
   • ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIÓN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. Es ineludible la responsabilidad que sobre el control interno, recae en cada una de las unidades policiales; el principio de autocontrol que es la capacidad que deben desarrollar los funcionarios de la Institución, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna.

4. CAPITULO IV ASPECTOS A CONTROLAR

   • CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. Es el más complejo a realizar por cuanto encierra todos los aspectos que dinamizan la Institución, comienza por sus componentes principales:
     • 3. Control a la gestión del talento humano. Donde se evalúa principalmente el proceso Direccionamiento del Talento Humano con su despliegue y procedimientos,
     • 2. Control a la gerencia de procesos. Se debe evaluar el modelo de operación por procesos, las caracterizaciones de los procesos, la documentación de los procedimientos, la interacción entre procesos, las responsabilidades y autoridades sobre los procesos, la administración del riesgo y la gestión ambiental.
     • 1. Control al direccionamiento estratégico. Que debe ser evaluado en primera instancia por la Oficina de Planeación como dueña del proceso Direccionamiento Estratégico
   • CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Este control se realiza por medio de la evaluación al cumplimiento de los 242 requisitos, de los 10 principios, los 6 procedimientos obligatorios y los registros obligatorios.
   • EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Que corresponde a la evaluación del sistema de Control Interno en sus 13 elementos de control que componen el Modelo Estándar de Control Interno.
   • AUTOEVALUACIÓN. Los resultados de la autoevaluación en cualquiera de sus modalidades, deberán aplicar el procedimiento “Ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección” con código 1MC-PR-0005 y demás lineamientos provenientes del proceso Mejora Continua.
     • Autoevaluación del Control. La deben realizar todas las unidades policiales, evaluando los controles internos de los procesos gerenciales, misionales, de soporte y de evaluación y mejora.
     • 2. Autoevaluación de la gestión. La herramienta diseñada para esta autoevaluación será el informe de autoevaluación de la gestión y del control
   • OTRAS HERRAMIENTAS DE AUTOEVALUACIÓN. La evaluación de la rendición de cuentas; quejas, reclamos y sugerencias; satisfacción del cliente; administración del riesgo; control del producto o servicio no conforme (a la unidad que aplique).
     • 2. Evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias. Obtenida principalmente en las Oficinas de Atención al Ciudadano, donde se recopila información del cliente externo e interno que conllevan a tomar correcciones, acciones preventivas, correctivas o de mejora en la prestación del servicio.
     • 3. Evaluación de la satisfacción del cliente. Realizado normalmente a través de encuestas o entrevistas aplicadas inmediatamente después de suministrado el producto o prestado el servicio
     • 4. Evaluación y seguimiento a la administración del riesgo. Al evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de la administración del riesgo en cada proceso o en la Institución, se detectan debilidades o desviaciones que impulsan la mejora de este componente
     • 5. Evaluación y seguimiento del control del producto o servicio no conforme. Realizado previo a la entrega o en el momento de entrega al cliente final.
     • 6. Seguimiento información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos. También realizado con encuestas externas que midan la satisfacción y percepción del cliente o verificaciones presenciales que pretenden establecer si el cliente percibe que se están cumpliendo los requisitos del producto o servicio conforme a sus necesidades.
     • 7 Revisión por la Dirección. Esta herramienta gerencial anual busca asegurar que el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral tenga la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad que la Institución espera en cumplimiento de las responsabilidades de la norma NTCGP1000.
     • 1. Evaluación de la rendición de cuentas. Escenario donde además de rendir cuentas al cliente interno y externo, se obtiene de primera mano retroalimentación del mismo

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