SUBCOMPONENTE INTENDENCIA

SUBCOMPONENTE INTENDENCIA

1. Generalidades

   • Grupo de Intendencia, como parte funcional de la Dirección Administrativa y Financiera, le corresponde definir los lineamientos para la administración del subcomponente de intendencia, que permita ejecutar la cadena logística en este subcomponente que comprende la dotación de vestuario, elementos de consumo, devolutivos, mobiliario y enseres.

2. Fundamento legal

   • Resolución No. 3372 del 26/10/2009
     • “Por la cual se expide el reglamento de uniformes, insignias, condecoraciones y distintivos para el personal de la Policía Nacional”.
   • Instructivo No. 002 del 18/02/2019
     • “Lineamientos para la Administración de Bienes y Servicios del Componente Logístico en la Policía Nacional”

3. Unidades con o sin delegación para la ordenación del gasto

   • El Grupo Intendencia DIRAF, realizará la remesa de elementos a los almacenes de Intendencia de las unidades ordenadoras del gasto por medio del SAP
   • La unidad ordenadora del gasto es responsable de ejercer control y verificación sobre las unidades que dependen administrativamente de esta.
   • En todas las unidades a nivel nacional, incluyendo las que no tienen ordenación del gasto, quedará por lo menos un funcionario con cargo de responsable de activos fijos,
   • Todos los almacenistas de intendencia, sin excepción, deberán garantizar el cargue de los elementos de vestuario y sus accesorios en el Sistema de Información implementado por la Policía Nacional (SIFAC)
   • Elementos de vestuario
     • Son todos los bienes destinados a la dotación, que conforman un kit y/o segmento de trabajo, utilizados en la Policía Nacional para los funcionarios de la Institución, los cuales deberán cumplir con las especificaciones técnicas de acuerdo a la normatividad vigente y los parámetros establecidos para la administración de los mismos.
     • Dotación para el personal uniformado y no uniformado de la Policía Nacional
       • La dotación que se entrega al personal uniformado que integra la Policía Nacional, está sujeta a la asignación anual presupuestal asignada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a la Institución, destinada para la adquisición de elementos de vestuario e intendencia, dando cumplimiento y aplicación al Reglamento de Uniformes, Insignias, Condecoraciones y Distintivos para el personal de la Policía Nacional
   • Almacenamiento
     • Los señores comandantes en las unidades policiales en coordinación con los Jefes Área Administrativa y almacenistas de intendencia son los directos responsable de garantizar la rotación del stock disponible de elementos de vestuario con los que cuente su respectivo almacén
   • Distribución
     • Es la entrega de los elementos de vestuario (dotación de uniformes) a las unidades policiales a nivel nacional por parte del nivel central (almacén general)
   • Segmentación para la entrega de elementos de dotación y demás elementos
     • Reglas de negocio intendencia
       • Son las decisiones y reglas de negocio que se construyen sobre el análisis de datos, cifras, hechos y conocimiento de la unidad misional, en este caso en la población objeto, que corresponde a la totalidad de los funcionarios discriminada por el tipo de uniforme que usa de acuerdo a la misionalidad, como producto de la aplicación del modelo de sostenibilidad de los recursos.
     • Control sobre los elementos de vestuario de auxiliares de Policía
       • Los almacenistas de intendencia, deben ejercer control sobre los elementos de vestuario que fueron dotados al personal de Auxiliares de Policía
       • una vez cumplan el tiempo del servicio militar obligatorio, recepcionandolos mediante acta, relacionando cada uno de los elementos recibidos, presentando propuesta al ordenador del gasto para su destrucción
   • Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería e insumos para equipos de impresión y copiado.
     • la Policía Nacional mediante comunicado S-2017-023157-DIRAF del 19/10/2017 informa la obligatoriedad de adquirir los elementos que se encuentran establecidos en los Acuerdos Marco de Precios de Colombia Compra Eficiente
     • Lineamientos de Austeridad en insumos de papelería, elementos de oficina y consumibles de impresión
       • Se debe implementar el Sistema de Gestión Documental Electrónico, fin de cumplir con la política de cero papel.
       • Las unidades ejecutoras que tengan implementado el Sistema de Gestión Documental Electrónico, se abstendrán de enviar las comunicaciones internas en medio físico.
       • Reducir los procesos de fotocopiado e impresión y reemplazarlos en la máxima cantidad posible por documentos escaneados y envío electrónico.
   • Baja de bienes de intendencia
     • La relación de los elementos propuestos en forma detallada, cuantificada y valorada
     • Verificar que los elementos contengan los conceptos técnicos firmados por personal idóneo en donde manifieste que el elemento debe ser dado de baja de acuerdo a los ítems estipulados por el perito
     • Realizar la propuesta de resolución de baja de bienes acompañada del oficio enviado al ordenador del gasto para su respectiva revisión y verificación en jurídica
     • Si la resolución es firmada por el ordenador del gasto, el almacenista la recibirá y procederá a efectuar el acta de destrucción de los bienes
   • Raciones de campaña
     • son alimentos de apoyo, suministrados para reestablecer el esfuerzo físico del individuo en situaciones de conflicto o de operaciones policiales, en donde no hay disponibilidad de elementos para cocinar y donde las condiciones tácticas no lo permiten

4. Estimación del deterioro bienes de intendencia

   • serán susceptibles de pruebas de deterioro teniendo en cuenta las variables internas y externas definidas por el Jefe del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera

5. Bienes y servicios provenientes de cooperación internacional

   • La DIRAF, Área Logística, recibe bienes y servicios procedentes del convenio bilateral de asistencia técnica, económica y afines, con Estados Unidos, y provenientes de otros países para apoyar el servicio policial.
   • Baja de bienes y servicios procedentes de la cooperación internacional
     • Se realiza teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el procedimiento de baja de bienes del presente título y demás normas vigentes

6. Administración de los bienes provenientes de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

   • La PONAL a través de la DIRAF o quien haga sus veces recibe bienes donados por parte de la “DIAN”, de estas donaciones se realiza el respectivo reporte a los estados financieros y se establecen controles en los inventarios de la Policía Nacional.

7. Uso bienes y servicios

   • Los bienes entregados en calidad de donación, son para el beneficio del personal que conforma la Policía Nacional y de la comunidad que resulta beneficiada con ocasión del convenio que se encuentra suscrito con la mencionada entidad

8. Mantenimiento, calibración, verificación y demás intervenciones metrológicas de equipos e instrumentos de medición

   • El mantenimiento, calibración, verificación y demás intervenciones metrológicas que apliquen a los equipos e instrumentos de medición, proporcionan criterios metodológicos que permiten garantizar su vida útil bajo condiciones correctas de funcionamiento, siendo responsabilidad de los Directores, Comandantes de Región, Comandantes de Metropolitanas, Departamentos, Directores de Escuelas de Formación policial (según aplique)
   • Conceptualización
     • Aseguramiento Metrológico
       • corresponde a toda acción emprendida para cumplir los requisitos estipulados en las diferentes guías y procedimientos establecidos por los Laboratorios o Unidades de Policía
     • Calibración:
       • “la comparación de un estándar de medición, o de un equipo, con un estándar o equipo de mayor exactitud, para detectar y cuantificar imprecisiones y reportarlas o eliminarlas mediante un ajuste”
     • Calificación operacional
       • es la verificación de que los equipos funcionan en la forma esperada y son capaces de operar satisfactoriamente sobre todo el rango de los parámetros operacionales para los que han sido diseñados.
     • Comprobación:
       • Es la comparación entre el valor que mide un equipo y un valor patrón, con el fin de hallar el error entre las mediciones y determinar si el equipo conserva la exactitud de la calibración o no, o hallar error entre las mediciones.
     • Equipos
       • Es el conjunto de utensilios, instrumentos, máquinas y aparatos especiales para un fin, tarea o cálculo determinado,
   • Clasificación de equipos Policía Nacional
     • Equipos de aviación
     • Equipos de apoyo industrial
     • Equipos de precisión
     • Equipos de Poligrafía
     • Equipos de refrigeración
     • Equipos de masa
     • Equipos biomédicos
     • Equipos de laboratorios
     • Equipos de Medios Ambientales
     • Equipos que miden la cantidad de alcohol presente en el aire expirado por una persona.
     • Equipos de Higiene Industrial
     • Equipos láser detectores de velocidad
     • Equipos Especializados antiexplosivos
     • Equipos de topografía
   • Equipos fuera de servicio
     • En caso que el equipo o instrumento esté fuera del período de validez de la calibración o verificación con patrones trazables, cuyos resultados de calibración no cumplen con los parámetros técnicos establecidos
   • Otras intervenciones metrológicas
     • Caracterización de Medios Isotermos
       • Las actividades a realizar en la caracterización de equipos e instalaciones varían, enormemente en función de las características del equipo y del uso al que este destinado.
   • Evaluación del programa de mantenimiento, calibración o verificación de equipos e instrumentos de medición
     • El seguimiento al programa de mantenimiento, calibración y verificación de equipos e instrumentos, será realizado de acuerdo al sistema de gestión de calidad de cada unidad por parte del responsable del mantenimiento, calibración, verificación de equipos o instrumentos de medición del laboratorio o unidad de policía
   • Almacenamiento y transporte de equipos
     • Las condiciones de almacenamiento y transporte de los equipos e instrumentos deberán ser apropiados para impedir alteraciones en sus características de operatividad y de exactitud durante períodos prolongados, y como mínimo durante un tiempo al menos igual al transcurrido entre las sucesivas revisiones periódicas de mantenimiento y calibración
   • Protección de equipos
     • Los laboratorios o unidad de policía protegerán los equipos e instrumentos de medición contra ajustes que puedan invalidar los resultados, por medio de claves de control de acceso a los programas de ajuste
   • Factores de corrección
     • Cuando las calibraciones de los equipos o instrumentos de medición utilizados en los laboratorios o unidades de policía den lugar a un conjunto de factores de corrección; estos, deben estar disponibles en un lugar visible
   • Competencia técnica del personal de laboratorios o unidad de policía
     • Es responsabilidad de los Directores, Comandantes de Metropolitanas y Departamentos, (según aplique que tengan a cargo equipos e instrumentos de medición, garantizar que el personal que sea destinado o labore en los laboratorios o unidad de policía
   • Mantenimiento de equipos Instalaciones Policiales
     • Todas las instalaciones policiales, requieren para su buen funcionamiento de equipos industriales tales como motobombas, ascensores, hidro-flow, aires acondicionados, bombas sumergibles, tableros de control eléctrico, escaleras eléctricas, etc., los cuales requiere, para su buen funcionamiento.
   • Protección de los bienes de la institución ante pérdidas y daños
     • “Los Órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin…”