EL DOCUMENTO

EL DOCUMENTO

1. Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas o morales, jurídicas, publicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.).

   • CLASES DE DOCUMENTOS
     • DOCUMENTO DE ARCHIVO
       • Son aquellos que son conservados a largo plazo debido a su gran valor testimonial. Son documentos creados tanto por individuos como por organizaciones durante el desarrollo de sus actividades.
     • DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
       • Son aquellos cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

2. CARACTERÍSTICAS

   • INTERNAS
   • EXTERNAS

3. CARÁCTERES

   • CARÁCTER SERIADO
     • Los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.
   • CARÁCTER DE UNICIDAD
     • Los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, no se producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados.
   • CARÁCTER DE OBJETIVIDAD
     • Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran hechos tomados del acontecer inmediato. Se producen naturalmente como resultado del quehacer de las instituciones.
   • INTEGRIDAD
     • El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos.
   • INTERRELACIÓN
     • Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto -la unidad archivística o expediente- y por las relaciones establecidas entre sí.

4. ELEMENTOS ESENCIALES

5. BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

   • Todos los documentos se almacenan en un archivador central al que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar gracias al acceso por internet independientemente del formato del archivo, la fecha o el autor del documento.
   • Es posible hacer búsquedas rápidas y precisas en los archivadores.
   • Aumenta la eficacia de la empresa.

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