DOCUMENTOS DE COMPRAS

DOCUMENTOS DE COMPRAS

1. ESTRUCTURA DE COMPRAS

   • Cuyo objetivo fundamental es el de lograr una coordinación armónica entre las diferentes actividades interfuncionales de la empresa y el contribuir con el mejoramiento de la productividad total.
   • PROGRAMA DE COMPRAS
     • El programa de compras corresponde al desarrollo del plan de compras, discriminado por cada uno de los ítems solicitados, con los ajustes periódicos según consumos reales y las existencias mínimas requeridas. Un elemento básico de la programación consiste en lograr un equilibrio entre el lote económico de compra y los máximos y mínimos, indispensables para que el abastecimiento no perjudique la producción o administración y no aumente excesivamente los costos. Hace algunos años el modelo de lote económico y de existencias pretendía lograr la dinámica del equilibrio mediante lotes muy grandes y almacenamientos excesivos; hoy en día se proyectan entregas que cubran las necesidades diarias e inclusive de tamaño unitario y almacenamiento tendiendo a cero

2. POLITICA DE COMPRAS

   • La empresa debe considerarse como un todo orgánico, con una responsabilidad social hacia los consumidores, sobre todo en el medio turístico, además de sus empleados, y la economía interna y externa, por ello es necesario establecer una relación de confianza y colaboración con los proveedores o personas que le abastecen de productos o servicios, logrando de esta manera el cumplimiento integral de los requisitos de calidad, cantidad y precio.

3. OBJETIVOS DE COMPRAS

   • a. Lograr la satisfacción de sus clientes internos, mediante la entrega oportuna de los productos o servicios solicitados
   • b. Adelantar las negociaciones pertinentes con los proveedores, de tal forma que se logre un beneficio económico entre las partes.
   • c. Investigar las fuentes de suministro más confiables en el mercado y llevar a cabo programas de desarrollo con los proveedores seleccionados
   • d. Planear, programar y controlar las compras de la compañía, de tal forma que se cuente con los suministros necesarios, cuidando los inventarios y su rotación.
   • e. Administrar adecuadamente el sistema de compras, con el fin de maximizar la productividad de la función de compras, sin afectar negativamente las demás funciones de la empresa.
   • f. Adelantar programas relacionados con análisis de valor, evaluación económica de la compra y costos de los suministros, con el propósito de tomar decisiones sobre datos y valores reales.

4. FUNCIONES DE COMPRAS

   • La función principal de compras es la de adquirir los bienes y servicios de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas, en las fechas, cantidades y precios correctos, logrando de esta manera un beneficio equilibrado entre la empresa y el proveedor.

5. PLANEACION DE COMPRAS

   • Una compañía como tal, es el resultado de las fuerzas del mercado y en especial de las necesidades expresas o tácitas de un segmento de consumidores, quienes al requerir un bien o un servicio, dan origen a la formación de una organización productiva, encaminada a satisfacer sus necesidades y cuyo fundamento o razón de existir es el cliente externo.

6. SISTEMA DE COMPRA

   • El sistema de compras forma parte del proceso global de una empresa y su gestión está encaminada a la adquisición y entrega de los materiales o insumos indispensables para el adecuado funcionamiento de la organización, de tal forma que se obtenga la calidad, la cantidad y el precio justo, logrando un beneficio equilibrado entre la empresa y el proveedor, y permitiendo el desarrollo de las partes en cuestión

7. PLAN DE COMPRAS

   • Usualmente un plan de compras se elabora tomando como base los planes de las otras funciones de la empresa, y debe contemplar la sumatoria de las necesidades discriminadas por material y la valoración económica presupuestada. En este presupuesto deben contemplarse los factores de corrección