LA CIRCULAR

LA CIRCULAR

1. comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

   • Acrónimo
     • : abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.
     • Anexo:
       • documento o elemento que acompaña la circular.
       • Asunto:
         • Despedida:
           • Destinatario
             • Encabezado:
               • Espacio:
                 • Estilo:
                   • Fecha:
                     • Interlínea:
                       • Líneas especiales:
                         • Logotipo:
                           • Membrete:
                             • Modelo
                               • Número o referencia:
                                 • Razón social:
                                   • Remitente:
                                     • Renglón:
                                       • Saludo o vocativo:
                                         • Sigla:
                                           • Texto:
                                             • Transcriptor:
                                               • Zona:
                                                 • espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
                                               • persona responsable de digitar el documento.
                                             • cuerpo del mensaje
                                           • abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social
                                         • línea de cortesía.
                                       • (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal
                                     • nombre, apellidos y cargo del firmante.
                                   • nombre que identifica a una empresa.
                                 • Identificación consecutiva del documento.
                               • esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
                             • :inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
                           • Símbolo que identifica a una empresa
                         • anexos e identificación del transcriptor.
                       • distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
                     • lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
                   • orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.
                 • distancia horizontal de escritura.
               • línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
             • persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación
           • palabra o frase final de cortesía.
         • Síntesis del contenido de la circular.

2. CLASIFICACIÓN

   • De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en: Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general. Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
     • SE CLASIFICAN EN:
       • Bloque extremo
       • Bloque
       • REQUISITOS
         • MÁRGENES
           • Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
         • ZONAS
           • Zona 1. Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. 3.2.2 Zona 2. Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

3. CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)

   • La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC3393.
     • CIRCULAR INTERNA O GENERAL
       • PARTES:
         • Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada. Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.