LEY 594 DE 2000 (JULIO 14))

LEY 594 DE 2000 (JULIO 14))

1. ART 1. OBJETO: Se establecen las normas y decretos de la archivistica.

2. ART 2. APLICACION: comprende la administracion publica, entidades privadas y organismos que cumplanfunciones publicas.

3. ART. 3. DEFINICIONES

   • ARCHIVO: documento que sirva como testimonio de información o fuente de historia o las instituciones que esten al servicio de la gestion adminstrativa.
   • ARCHIVO PUBLICO: archivos que pertenezcan a entidades que presten un servicio publico . o archivos privados de inters publico
   • ARCHIVO TOTAL: proceso de los documentos en su ciclo de vida
   • DOCUMENTO DEL ARCHIVO: registro de información producida por una entidad publica o privada
   • FUNCION ARCHIVISTICA: actividades relacionadas con el area archivistica
   • GESTIÓN DOCUMENTAL: actividades relacionadas con el manejo, organización y planificación de la documentación desde el origen hasta la fase final
   • PATRIMONIO DOCUMENTAL: documentos conservados por que tenen un valor historico.
   • TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series a los que se le asignan la permanencia de cada documento.

4. ART 4.PRINCIPIOS GENERALES

   • FINES DE LOS ARCHIVOS: Disponer de la documentación y así sea recuperable para fines de la historia y del servicio ciudadano.
   • IMPORTANCIA: los documentos que los conforman son necesarios para la toma de decisiones y ademas estos documentos son patrimonio cultural
   • INSTITUCIONALIDAD: Son testimonio de obras y hechos, documentan a las ´personas derechos e instituciones.
   • RESPONSABILIDAD: Servidores públicos responsables de los documentos.
   • DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN: El Archivo General de la Nacion es el encargado de orientar y coordinar para salvaguardar el el patr8imonio documental.
   • ADMINISTRACION Y ACCESO: El estado es el encargado de de administrar archivos publicos.
   • RACIONALIDAD: Los archivos actuan como agentes dinamizadores de la accion estatl.
   • MODERNIZACION: El estado establecera, programas eficientes de administracion de documentos
   • MANEJO Y APROVECHAMIENTO: Aprovechamientos de recursos informativos.
   • INTERPRETACION: Las disposiciones de la ley 594 de conformidad con la Constitucion Politica, trabajos y convenios internacionales.

5. TITULO II ART 5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:

   • a. conjunto de instituciones archivisticas, que posibilitan normalizacion de los procesos archivisticos.
   • b. A.G.N -- A.E.E.
   • C. El Sistema Nacional de Archivos, se desarrolla bajo principios de unidad normativa
   • d. El Sistema N. de Archivos,buscara la modernizacion de la funcion archivistica.
   • e. Los proyectos y Programas, archivisticos, se guiran y ejecutaran segun principios de participacion.
   • f. El A.G.N. orientara y coordinara el S. N. A.

6. ART 6. PLANES Y PROGRAMAS: Las entidades que integran el S.N.A. llevaran a cabo la planeacion, programacion ejecucion control y seguimiento de la archivistica.

7. TITULO III ART. 7. ARCHIVOS: A.G.N -- A.G.D -- A.G.M -- A-G-D

8. ART 8. ARCHIVOS TERRITORIALES: Archivos de orden nacional -- orden departamental -- orden distrital -- orden metropolitano --orden municipal -- orden local -- de neuvas entidades territoriales.

9. ART 9. ARCHIVOS SEGÚN ORGANIZACIÓN DEL ESTADO: Archios de la Rma Ejecutiva -- Rama Legislativa -- Rama Judicial -- Organos de Control -- Organismos Autonomos.

10. ART. 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACION DE ARCHIVOS PUBLICOS: Archivos que se dan el el art 8 y 9 y de caracter obligatorio..

11. TITULO IV: ART 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACION DE ARCHIVOS PUBLICOS: El estado debera preservar los documentos segun la normatividad

12. ART 12. RESPONSABILIDAD: En la gestion de documentos y administracion de archivos.

13. ART 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS: La adiministracion publica debera garantizar el espacion para el funcionamiento se dud archivos

14. ART 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO: El estado ejercera pleno manejo de sus recursos informativos.

15. ART 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE SERVIDORES PUBLICOS: Deberan entregar su cargo inventariado y en orden cuando se desviculen.

16. ART 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOSTendran la obligacion de velar por la informacion de los documentos que esten a su cargo como tambien de las funciones archivisticas.

17. ART 17. RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO: Trabajaran con etica y conforme a la Constitucion.

18. ART 18. CAPACITACION PARA FUNCIONARIOS: Las entidades capacitan y actualizan en programas relacionados con su trabajo.

19. ART 19. SOPORTE DOCUMENTAL, se podra incorporar tecnologias de ciualquier mediopero se deben cumplir algunos requisitos como; organizacion archivistica, realziacion de estudios tecnicos para para decuadas decisiones.

    • PARAGRAFO 1. los docuemtnos reproducidos por los medios tecnologicos tendran validez solo si cumplen con los requisitos exigidos por la ley.
      • PARAGRAFO 2. Documentos originales y con valor historico no podran ser destruidos

20. ART 20. SUPRESION, FUSION O PRIVATIZACION DE ENT. PUBLICAS: Entidsdes publicas deben entregar sus archivos a las entidades vinculadas

21. T I T U L O V ART 21. PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL: Entidades oublicas deben contar con programas dinde incluyan los procesos y principios archivisticos

22. ART 22. PROCESOS ARCHIVISTICOS: Comprende produccion distribucion recuperaciin y disposucion fianl de documentos

23. ART 23. FORMACION DE ARCHIVOS: Los archivos se clasifican de forman asi.

    • Archivo central: son documentos transferidos cuya consulta no es frecuente
      • Archivo de gestion: su tramite es para dar respyesta a los asuntos iniciados
        • Archivo historico: archivos de conservacion permanente

24. ART 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCION: Es obligacion para entidades elaborar tablas de retecion documental

25. ART 25. DOCUMENTOS NOTARIALES, CONTABLES Y OTROS: Cada sector corrwspondiente reglamentara lo relacionado con los documentos sea historias clinicas, laborales documebtos contables y notariales

26. ART 26 . INVENTARIO DOCUMENTAL: Obligacion de entidades publicas rwalizar un inventario de los documentos

27. TITULO VI : ART 27. ACCESO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS: Toda persona puede consultar documentos de archivos publicos

28. ART 28. MODIFICACION DE LA LEY 57 DEL 85: a reserva de un documento dejara de ser de caracter historico a los 30 años y sera consultado por cualquier ciudadano

29. ART 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACION: Si los documentos historicos presentan deterioro fisico las instituciones deberan suministrr info por medio de un sistema de reproduccion

30. TITULO VII: ART 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: Las entidades del estados permitiran la salida de documentos solo por motivos legales

31. ART 31. DOCUMENTOS HISTORICOS: El jefe del archivo debe tomar medidas que garanticen la integridad de un archivo publico de carácter histórico solo por 3 razones: 1 motivo legal 2 proceso técnico 3 exposiciones culturales

32. TITULO VIII ART 32 . VISITAS DE INSPECCION: El AGN podra realizar visitas de inspeccion a los archivos de entidades del estado

33. ART 33. ORGANO COMPETENTE: El estado tendra control y vigilancia de documwntos de tipo cultural si sus propietarios son de caracter privado

34. ART. 34. NORMALIZACION: El AGN fijara normas para la creacion organizacion y conservacion de documentos publicos

35. ART 35. PREVENCION Y SANCION; El estado a travez de sus consejos de archivos tendran facultades de prevenir y sancionar el incumplimiento de las nromas de archivo de este modo:

    • Emitir ordenes para suspender practicas que amenacen los archivos
      • faltas contra el patrimonio documental sean faltas gravisimas
        • Si la falta es por destruccion o daño se instaura una denuncia ante la autoridad policial
          • Seran decomisados archivos historicos cuando se sustraigan ilegalmente

36. TITULO IX ART 36. ARCHIVO PRIVADOConjunto de documentos que pertenecen de la prestacion de servicios o sector privado

37. ART 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS: La organizacion conservacion y consulta de archivos historicos privados de cualquier tipo de interes seran manejado por el estado

38. ART 38. REGISTRO DE ARCHIVOS: Las personas propuetaroas de documentos de tipo historicodeberan ser registrados

39. ART 39 . DECLARACION DE INETRES CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS: Los dicumentos privados de caracter historico seran declarados de interes cultural por el AGN, que seran de libre acceso.

40. ART 40. REGIMEN DE ESTIMULOS: Los archivos de interes cultural se les reglamebtara un regimen de estimulos no tributarios

41. art 41. PROHIBICIONES: Se prohibe a organismos privados o a personas naturales , juridicaso de interes cultural lo siguiente: traslados fuera del territorio nacional sin autorizacion, transferir a titrulo oneroso o gratuito los documentos historicos sin informacion al AGN.

42. ART 42 . OBLIGATORIEDAD DE LA CLAUSULA CONTRACTUAL: Cuando se celebren contratos se incluira clauisula donde se obligue a entregar cpias de los archivos producidos en desarrollo

43. ART 43. PROTOCOLOS NOTARIALES: los protocolos notariales pertenecen a la nacion

44. TITULO X : ART 44. DONACIONES: Los archivos historicos podran recibir donaciones

45. ART 45. ADQUISICION Y/O EXPROPIACION : Podran ser adquiridos por la nacion los archivos privados de caracter historico de interes publico

46. TITULO XI : ART 46. CONSERVACION DE DOCUMENTOS: deberan implementar un sistema de co servaciln para los archivos de administracion publica

47. ART 47.. CALIDAD DE SOPORTES: deberan elaborar soportes de durabilidad y calidad a los documentos de archivo sean originales o copias

48. ART 48. CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES: Sobre la conservacion de archivos el AGN dara pautas y normas tecnicas.

49. ART 49. REPRODUCCION DE DOCUMENTOS: Los documentos de tipo hsitorico en ningun caso podran ser destruidos

50. TITULO XIIART 50. ESTIMULOS: Aquellos que co tibuyan a salvaguardar el pateimonio documental del oais el gobierno establecera premios y estimulos.

51. TITULO XIII: ART 51. APOYO DE ORGANISMOS DE CONTROL: Para el cumoliento de la ley la procuraduria y contraloria prwstaran apoyo en su comoetencia al archivo

52. ART 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS: La ley rige apartir de la fecha de su publicacion