Organización y gestión de un archivo de HC

Organización y gestión de un archivo de HC

1. ARCHIVO

   • ELEMENTOS DE UN ARCHIVO
     • Fondo documental
       • Es el conjunto de documentos que la componen
         • Un individuo.
         • Una familia
         • Un organismo público o privado
         • Un ayuntamiento
         • Un hospital
         • Una escuela
         • Una fábrica
     • Productor
       • Es cualquier persona física o jurídica que genere el documento
     • Génesis
       • Los documentos se crean con el paso del tiempo y a medida que la entidad realiza su función diaria.
       • Estas actividades quedan registradas en documentos que se van acumulando.
     • Información
       • Son los datos que contienen los documentos del archivo
     • Conservación
       • Los documentos se conservan en un lugar adecuado
         • para
           • que perduren en el tiempo
           • que la información sea recuperable
         • Por
           • por la misma entidad productora
           • por otra competente
     • Tratamiento archivístico
       • Está a cargo de un equipo de expertos responsables de los aspectos prácticos del archivo y del tratamiento de sus fondos documentales
         • Los aspectos prácticos del archivo
           • Ubicación.
           • Organización.
           • Funcionamiento
           • Planificación
         • El tratamiento de sus fondos documentales
           • Identificación
           • Clasificación
           • Inventariado
           • Almacenamiento
           • Difusión de los documentos del archivo
   • ARCHIVO CLÍNICO
     • Según Orencio López Domínguez
       • La unidad operativa encargada de reunir, conservar y administrar, del mejor modo posible, todo el material impreso, escrito o iconográfico, que va generándose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales. Es también, el centro de cuidado y vigilancia de todos los expedientes clínicos que se producen en el centro sanitario, cualquiera que sea el soporte que adopte para la presentación o conservación de dicho material
       • Características
         • La unidad archivística es la HC
         • El fondo documental de un archivo clínico está formado por un conjunto de HC
         • Lo producen los profesionales del centro sanitario que presta asistencia al paciente
         • Se genera con el paso del tiempo, a medida que se realiza la práctica médico asistencial en el centro
         • Los datos que contiene la HC son la fuente de información para la práctica medico asistencial diaria y son de interés también en la docencia, la investigación, epidemiología, gestión de recursos, como fondo histórico documental…
         • La HC se conserva en un lugar adecuado y de forma organizada para que la información que contiene sea recuperable para su uso
     • Según Da Costa Carballo
       • La HC es el registro escrito o mecanizado de los daros personales, sociales, administrativos y médicos de un paciente obtenidos de forma directa o indirecta y constantemente actualizada, de modo que permita el seguimiento sanitario del individuo
     • Los datos y documentos mínimos
       • Datos de identificación del paciente
         • Nº Historia, nombre, apellidos, DNI, teléfono, dirección fecha y lugar de nacimiento, sexo, nº de Seguridad Social.
       • Documentos del episodio
         • Orden de ingreso, alta voluntaria, autorización especial de procedimientos
       • Documentos médicos
         • Informe de alta, anamnesis y exploración, hojas de evolución, Procedimientos diagnósticos, informes de laboratorio, hojas de analítica, informes de radioagnóstico, hojas de interconsulta, informes de explotación complementaria, informes de anatomía patológica.
       • Documentos de enfermería
         • Hoja de gráficos y constantes vitales, control de tratamiento, control de pruebas complementarias
       • Procedimientos terapéuticos
         • Ordenes de tratamiento, hojas de consulta preanestesia, protocolo quirúrgico, hoja y gráfica de anestesia.  
     • objetivos de un archivo de HC
       • Custodiar las HC a su cargo
         • conservándolas y preservándolas en buen estado a lo largo del tiempo y  fomentando la dotación de instalaciones adecuadas, locales y equipamientos
       • Organizar y optimizar información los procesos
         • que aseguren la transferencia al archivo de los expedientes clínicos generados en el centro de su custodia
       • Almacenar las HC
         • según un sistema de clasificación y un método de archivos establecidos de acuerdo con principios de funcionalidad, uso de la documentación y disponibilidad del espacio e instalaciones
       • Difundir fondo documental
         • Para
           • Práctica asistencial
           • Docencia
           • Investigación
           • Control de calidad
           • Apoyo a la planificación y gestión hospitalaria
           • Defensa de los intereses del paciente y /o del hospital
     • Funciones de un archivo de HC
       • Recepción de los expedientes y documentos clínicos
         • Procedimiento de apertura e identificación de los expedientes clínicos, así como la ordenación y numeración de todos los documentos integrantes de la HC
       • Instalaciones de las HC
         • Consiste en el archivado físico o material de los expedientes clínicos
       • Prestamo
         • Acción  que implica la salida temporal de los documentos del archivo Consiste en dejar en préstamo los expedientes clínicos
       • Custodia de los expedientes
         • La conservación
           • seguridad y confidencialidad
           • Conservación física
       • La preservación
         • Mantener las condiciones idóneas para la seguridad
           • Protección ambiental
           • Protección de la fuente:
           • Plan de evacuación del local
           • Plan de seguridad informático
       • La distribución y optimización de los espacios e instalaciones
         • Debe contar con recursos humanos adecuados y suficientes para llevar a cabo correctamente todas las actividades que se realizan      La localización del archivo debe ser de fácil acceso   Debe contar con recursos materialespara la distribución  de documentos: Armarios, Estanterías, Carros. El espacio que ocupa debe estar distribuido en diferentes áreas: De almacén,  de recepción y préstamo, de información a terceros, de estudio y de revisión de la HC
       • Calidad de los procesos:
         • Los controles de calidad se llevan a cabo en el archivo han de informar y detectar con precisión y rigurosidad
           • Duplicados
           • Identificación de pérdidas y errores de localización
           • Situación real del fondo documental
   • MODELOS ORGANIZATIVOS DE ARCHIVOS DE HC
     • Clasificación
       • Archivo centralizado
         • Características
           • ÚNICA
           • ACUMULATIVA
           • INTEGRADA
         • VENTAJAS
           • *   Integra: La información del paciente generada a lo largo del proceso asistencial evitando la duplicación de documentos. *   Acumula: la información generada en las diversas fases de asistencia al paciente posibilitando una visión integrada de la comorbilidad del proceso actual y de los procesos morbosos anteriores *   Permite: disponer de toda  la documentación a escala institucional perteneciente a un individuo *   Facilita la elaboración de protocolos para el tratamiento de la documentación *    Favorece la disminución de los costes de tratamiento de la información
         • DESVENTAJAS
           • *   Obliga a disponer de un gran espacio que posea buenas comunicaciones con los distintos servicios, teniendo en cuenta además el crecimiento futuro de los expedientes clínicos *   Existe la posibilidad de extravío de expedientes, ya que generalmente circulan por el hospital.
       • Archivo descentralizado
         • Quedan separados en las distintas consultas y unidades donde se atiende al paciente sin que exista ninguna relación entre ellas
         • VENTAJAS
           • *   Facilita la consulta de los miembros del servicio ya que se encuentra disponible en el mismo lugar de origen *   Existe la mínima posibilidad de extravío de expedientes, ya que generalmente no circulan por el hospital. *   Necesita un espacio reducido para ubicar las HC ya que su volumen es menor
         • DESVENTAJAS
           • *   Fragmenta y disgrega la información dificultando la visión integrada de la comorbilidad del proceso actual y de los procesos morbosos anteriores *   Genera multiplicidad de HC particulares. *   Imposibilita disponer de toda la documentación a nivel institucional perteneciente a un individuo *  Favorece la duplicación de de documentos e información *  Dificulta la elaboración de protocolos para el tratamiento de la documentación.
       • Archivo mixto
         • Es la situación intermedia de conversión de un archivo descentralizado a un archivo centralizado.
   • 3 acepciones según el Consejo Internacional de archivos
     • La institución que los gestiona.
     • Conjunto de documento
     • El lugar donde alojarlos.

2. DOCUMENTO

   • DOCUMENTO DE ARCHIVO
     • Según Claire Guinchat
       • Un documento es un objeto que ofrece información
         • Puede ser
           • una carta
           • un libro
           • un CD de música
           • un cuadro
           • una piedra con inscripciones
     • Elementos de un documento
       • Información
         • Es el elemento lógico: los datos y asuntos que transmite el documento
         • El documento puede ser
           • Texto
           • Gráficos
           • Imágenes
           • Sonidos
       • Soporte
         • Es el elemento físico o material que guarda la información
           • Piedra
           • Papiro
           • Tela
           • Papel
           • Disco de vinilo
           • CD
       • Registro
         • Es la fijación de la información en el soporte
           • Estilete
           • Pintura
           • Tinta
           • Impulsos electromagnéticos
           • Láser
     • Características
       • Son documentos que se generan a partir de las actividades realizadas por aquel que las produce
       • La información que contiene los documentos de archivo es UNICA
       • Están ubicados en un archivo
         • El valor del documento de archivo viene dado por las relaciones q se establecen entre ellos y por su pertenencia a un conjunto