PASOS DE LOS PROCESOS DE COMPRA

PASOS DE LOS PROCESOS DE COMPRA

1. 1. Reconocimiento de la necesidad

   • Una compra se origina cuando una persona o un sistema identifican una necesidad definida en la organización, esto es, qué, cuánto y cuándo se necesita. Una participación temprana del área de suministro y del proveedor, con frecuencia como miembros de los equipos de desarrollo de nuevos productos, proporciona información que puede conducir a evitar o a reducir ciertos costos, un tiempo de comercialización más rápido y una mayor competitividad.

2. 2. Descripción de la necesidad

   • El comprador debe saber con exactitud qué es lo que quieren los clientes internos, cuyas necesidades deben estar impulsadas por una clara comprensión de los requerimientos de los clientes externos. Es esencial tener una descripción exacta de la necesidad, saber si se trata de un bien tangible, de un servicio o de bienes con servicios adjuntos. Propósitos y flujo de una requisición Una requisición es un documento que se usa para comunicar internamente las necesidades entre los usuarios o las personas que determinan las especificaciones y la administración del área de suministro de acuerdo con los controles contables establecidos. Una requisición es un instrumento para administrar el flujo de información a través de tres barreras: Barrera 1: Autoridad, barrera 2: claridad interna, barrera 3:atorización interna

3. 3. Identificación y análisis de las posibles fuentes de suministro

   • La selección de los proveedores constituye una importante parte de la función de suministro. Implica 1) identificar las fuentes potenciales calificadas y 2) evaluar la probabilidad de que un contrato de compra dé como resultado una entrega a tiempo de un producto o servicio satisfactorio con un servicio apropiado, tanto antes como después de la venta, al costo total más bajo posible.Las tres opciones para solicitar operaciones de negocios a los proveedores potenciales son: 1) Solicitud de cotización: Una solicitud de cotización es básicamente una herramienta de comparación de precios de mercancías que se usan comúnmente y que se venden en un mercado abierto. 2) Solicitud de propuesta: La solicitud de propuesta se usa para satisfacer las necesidades más complejas en las cuales el precio es solo uno de varios factores clave de decisión. 3) Solicitud de oferta: invitación para presentar una oferta en un proceso competitivo de licitaciones con o sin la oportunidad de negociar.

4. 5. Preparación y colocación de la orden de compra

   • Se utiliza una orden de compra, si no se usa el contrato de ventas del proveedor o una orden prellenada. Si no se emplea la forma adecuada de contrato pueden surgir serias complicaciones legales o una documentación inadecuada.
     • FORMATO: El formato y la determinación del recorrido de una orden de compra son aspectos que varían. Los requisitos esenciales son: número de serie, fecha de emisión, número y dirección del proveedor, cantidad y descripción, fecha de entrega, instrucciones de embarque, precio, términos de pago y condiciones que gobernarán la orden.
     • Las condiciones de preparación y colocación de la orden de compra pueden incluir: Cláusula de indemnización (protege al comprador contra demandas por daños ocasionadas por infracciones a la ley de patentes). Cláusula de precios, por ejemplo: Si el precio no se establece en esta orden, el material no deberá facturarse a un precio más alto que el último precio pagado sin presentarnos la notificación correspondiente y sin que haya nuestra aceptación al respecto. Etc.

5. 4. Selección del proveedor y determinación de los términos

   • El análisis y la selección del proveedor conducen a la colocación de la orden o pedido; las herramientas aplicables van desde un análisis simple de las ofertas hasta la realización de negociaciones complejas. Los métodos para la elección de los proveedores se analizarán en el próximo tema.

6. 8. Autorización y pago de la factura

   • Una factura es un derecho contra una organización compradora; en general, muestra el número de orden y el precio pormenorizado; los procedimientos para acreditarlas y aprobarlas no son uniformes; se establecen verificaciones y auditorías de las facturas con base en un análisis de costo-beneficio.

7. 9. Mantenimiento de registros y de relaciones

   • El paso final es actualizar los registros, tarea que puede incluir tarjetas de marcación para asentar el desempeño de los proveedores. Los archivos electrónicos o las copias impresas de los documentos relacionados con la orden se almacenan o se archivan.
     • LOS REGISTROS QUE SE DEBEN MANTENER: Diario de órdenes de compra, el cual identifica a todas por número e indica el estatus abierto o cerrado de cada una de ellas. Archivo de órdenes de compra, que contiene una copia de todas ellas, archivadas de manera numérica. Archivo de mercancías, que muestra todas las compras de cada producto o artículo mayor (fecha, proveedor, cantidad, precio, número de órdenes de compra). Archivo de historia de los proveedores, en el cual se conserva documentación de todas las compras hechas a los proveedores fundamentales mayores, así como el valor total de cada una. Contratos en vigor contra los cuales se colocan las órdenes a medida que sea necesario. Clasificación de mercancías de los artículos comprados. Base de datos de proveedores.

8. 6. Seguimiento y/o despacho rápido de la orden

   • Después de emitir una orden de compra, el comprador puede dar seguimiento o acelerar su despacho. El seguimiento consiste en un rastreo rutinario de la orden para asegurarse de que el proveedor pueda cumplir con las promesas de entrega; es muy conveniente que cada orden tenga fecha apropiada de seguimiento.

9. 7. Recepción e inspección

   • La recepción adecuada de los bienes y servicios es de importancia vital. Muchas organizaciones pequeñas con una sola sede centralizan la recepción en un departamento. Con frecuencia el área de recepción le reporta a la de administración del suministro.
     • PROPÓSITOS: Confirmar que la orden colocada llegó. Comprobar que el embarque se entregó en buenas condiciones. Asegurar la recepción de la cantidad solicitada. Remitir el embarque a su destino adecuado (almacenes, inspección o uso). Verificar el registro de la documentación adecuada de la recepción y que esté accesible para las partes apropiadas.