Administración de la Información de una Unidad de Archivo.

Administración de la Información de una Unidad de Archivo.

1. 6.DISPOSICION DE DOCUMENTOS

   • Es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento

2. 5.TRANSFERENCIA

   • Es un proceso que consiste en el traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central y de este al historico tomando como base las TRD

3. 1.PLANEACIÓN

   • Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
     • visión futura de las actividades dentro de un archivo de cualquier clasificación, cuya finalidad es armonizar sus recursos y tiempos por medio del establecimiento de objetivos
     • Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,
     • análisis de procesos, análisis diplomático
     • registros en el sistema de gestión documental.

4. 4. ORGANIZACIÓN

   • clasificación
     • Fondo,Serie Documental y Tipologia
       • Los Documentos Producidos por una oficina no deben mezclarse con otros
       • Principio de Procedencia
   • Ordenación
     • De acuerdo al orden que le da la entidad productora
       • Principio de Orden Original
   • Descripción
     • Permite identificar,localizar y recuperar la Información para la Gestión
       • catálogos, inventarios, cuadros de clasificación, calendarios de caducidades, guía, catálogos de disposición documental, Marcación de legajos y cajas e inventarios

5. 2.PRODUCCIÓN

   • Generación de Documentos de las Instituciones en cumplimiento de sus funciones

6. 3.GESTION Y TRAMITE

   • Actuaciónes para el registro ,vinculación al tramite,distribución, descripción ,disponibilidad, recuperación,consulta,control y seguimiento

7. 7.PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

   • Es un conjunto de acciones y estandares aplicados a los documentos para garantizar su preservación en el tiempo

8. 8.VALORACIÓN

   • Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital

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