Administración de la Información de una Unidad de Archivo

Administración de la Información de una Unidad de Archivo

1. Reglamentada Por:

   • Ley 1712 del 6 de marzo de 2014
   • Decreto 2609 de 2012
   • La Ley 594 del 2000, por medio de la cual se dicta Ley General de Archivos, y se dictan otras disposiciones
     • Artículo 21: programas de gestión documental.
     • Artículo 19: Soporte Documental.

2. La administración documental regula la función archivistica en las empresas

   • Formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental.
   • busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.
   • Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización
   • Permite la recuperación de información de una forma ágil y oportuna
   • determina el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos

3. Los Archivos

   • Son Memorias institucionales
     • Clases de archivos
       • Archivos activos o de gestión
       • Archivos Semiactivos o Central
       • Archivos Inactivos o Histótico

4. Objetivos

   • Precisar la importancia de la Administración Documental, mediante el análisis de la problemática actual que se vive en las organizaciones por el manejo de la información
   • Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
   • Llevar un control de los documentos que se crean, procesan y archivan
   • Almacenamiento y custodia de la Información
   • Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan
   • Describir las funciones de la Administración Documental y su importancia en las organizaciones

5. Automatización de Archivos

   • La automatización de archivos es el proceso mediante el cual se integran los avances de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación en la administración parcial o total de los documentos producto de la gestión de cualquier entidad
     • La automatización debe darse buscando cumplir, entre otros, con los siguientes propósitos:
       • Disminuir a mediano plazo el costo de funcionamiento del Archivo
       • Agilizar los procesos de descripción, clasificación, ordenación, difusión, conservación y preservación
       • Optimizar el proceso de transferencia y descarte en el Archivo
       • Incrementar el flujo de información
       • Lograr una mejor conexión con otros sistemas de información de la entidad u organización

6. El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas

   • Almacenar la documentación
   • Recuperar de inmediato los documentos almacenados

7. Procesos de la Adminstración Documental

   • Producción o Recepción
   • Distribución
   • Organización
   • Consulta
   • Recuperación
   • Disposición Final

8. Beneficios

   • Organización del archivo de documentos electrónicos e impresos
   • Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la empresa
   • Reducción de la circulación de documentos y registros en papel
   • Automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos
   • Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos
   • Eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.
   • Control sobre los préstamos y las devoluciones de los prototipos del archivo

9. La información en las organizaciones

   • La organización depende en gran medida el buen funcionamiento de la información
   • Toda organización debe ser capaz de gestionar información soportada en cualquier tipo de documento
   • La información debe resultar, además, accesible y fácilmente localizable
   • El conocimiento se relaciona con la tecnología documental desde que ese conocimiento se encuentra plasmado en documentos

10. Sistemas de Gestión Documental

    • La misión es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel
    • Permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo
    • Conjunto de tecnologías, normas y técnicas
    • Garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos
    • restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.