1 Proceso Ordenación Documental

1 Proceso Ordenación Documental

1. Se relaciona con

   • Proceso de Clasificación
     • Que forman el:
       • Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Aquí se dá la disposición física de documentos: Cuales van primero y cuales después
         • ¿Dónde comienza la ordenación?
           • Donde se da por terminado la clasificación, es decir, ahora se aplica una serie documental, una secuencia determinada y un relación recíproca de sus partes
             • Es el proceso en el cual se establecen las diferenciones de las agrupaciones documentales
               • Se tiene en cuenta:
                 • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
                   • Se dedica a la conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
                 • PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL o PRINCIPIO HISTÓRICO
                   • Es aquella herramienta metodológica para proceder a la organización de archivos
                     • Se utiliza para:
                       • Reconstruirlo donde este se ha perdido
                       • Evitar pérdida del orden original
                       • Algunas causas para que se produzca desorden documental son:
                         • Desconocimiento trámites
                         • Ausencia Manuales
                         • Desconocimiento funciones
                         • Interrupción de trámites
                         • Series facticias y expedientes desagregados
                         • Procesos incorrectos
                         • Documentos facilitativos y sustantivos
                         • Falta herramientas
                         • Uso generalizado
                 • Con este proceso, se contribuye a:
                   • La Organización administrativa y organización documental
                   • El Conocimiento Histórico institucional
                   • y Facilita:
                     • El acceso a la información
                     • La comprensión documental
                     • La facilidad de estudio y análisis del contenido
         • Se pueden ejecutar teniendo en cuenta losSISTEMAS DE ORDENACIÓN
           • pueden ser:
             • NUMÉRICOS
               • SIMPLES: Consisten en disponer los documentos en forma consecutiva progresivamente en obediencia a la numeración
               • CRONOLÓGICOS: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo a la fecha de trámite (Año, Mes, Día)
             • ALFABÉTICOS
               • ONOMÁSTICOS: Primer apellido, segundo apellido y nombre
               • TOPONÍMICOS: Por nombres de lugares
               • TEMÁTICOS: Por el asunto o tema de contenido
             • ALFANUMÉRICOS
               • Los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados
     • Operación archivistica que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo
       • ¿Hasta dónde llega la clasificación?
         • FINALIZA: Determinando las más pequeñas series documentales con los tipos documentales que la conforman
           • El final es la conformación de series y subseries que pertenecen a una unidad administrativa ubicada en una estructura institucional que ejecuta funciones
           • Para lograrlo se necesita:
             • UNIDADES ADMINISTRATIVAS
             • DETERMINACIÓN FUNCIONES DE UNIDADES
         • EMPIEZA: Determinando la agrupacíon documental más grande
   • Proceso de ordenación
   • Proceso de Descripción
     • PROCESO DE ORGANIZACIÓN
       • Compuesto por etapas como:
         • Clasificación
         • Ordenación
           • SERIE DOCUMENTAL
             • Es el testimonio material de las funciones que lleva a cabo el productor
               • SUBSERIES
                 • Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y jerarquizan e identifican en forma separada los tipos documentales
                   • TIPOS DOCUMENTALES
                     • Es el elemento fundamental de una serie documental. Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asiganadas
                       • EXPEDIENTE
                         • Conjunto de tipos de documentos que tratan del mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites
           • FOLIACIÓN
             • Consiste en dar numero consecutivo desde el 1 hasta el 200 a todos los folios escritos en cada unidad administrativa
               • Antes de realizarse se debe:
                 • Realizar las valoraciones primarias
                 • Ordenar cronológicamente
               • Durante su realización se debe:
                 • Tener cuidado de no repetir ni omitir numeros
                 • Numerar consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integren
               • Su objeto es dar fé de la responsabilidad de los productores documentales. Es constitutivo del inventario único documental y requisito ineludible para las transferencias
         • Descripción