Software en Gestión Documental

Software en Gestión Documental

1. Yaritza Ramirez

   • Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital).
     • Todas las empresas - grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.
       • Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.
         • El proceso de elección y adquisición de cualquier software de gestión documental no es algo trivial y requiere de un análisis minucioso de todas y cada una de las necesidades reales de la empresa. Para acertar, es fundamental realizar una evaluación de las numerosas opciones que existen en el mercado. Lo fundamental ¿Qué es lo que se pide a un buen sistema de gestión documental? Que nos permita ser eficientes, competitivos y, cómo no, ahorrar tiempo y dinero. Pero, a la hora de trabajar día a día con el software elegido, los aspectos más valorados son:
           • La gestión documental en las organizaciones comprende el uso de tecnologías de software y hardware que combinados con procedimientos permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la Empresa u Organización. A continuación se nombran algunos de los software en gestión documental en Colombia
             • ADOC
             • AUREA SAS
             • ATHENTO
             • ROYAL TECHNOLOGIES S.A
             • ORFEOLIBRE
             • SIADOC
             • OPENKM
             • En Conclusión
               • “La gestión de toda la información que manejan las organizaciones implica grandes esfuerzos en clasificación, consultas, acceso e integración, ya que por lo general ésta se encuentra regada por distintas fuentes de datos, muchos no digitalizados y dispersos por toda la organización. La Gestión Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos definidos dentro de los diferentes procesos de la compañía”, explica Ángela Patricia Suárez, directora de mercadeo de Quality Software, una de las compañías líderes en el país en este tipo de soluciones.
                 • Gracias por su atención
             • Cloud GesDoc
           • Integración: debe ser totalmente compatible con la infraestructura de la empresa y permitir la integración sencilla. Asimismo, debería ser accesible desde otras herramientas y aplicaciones ya existentes como gestores de correo electrónico, gestores de fax, navegadores de Internet, etc.
           • Facilidad de comprensión, aprendizaje y uso: para optimizar totalmente el nuevo software de gestión documental, es primordial que el sistema sea fácil de usar y con una interfaz gráfica sencilla, amigable y vistosa, que no resulte complicada de utilizar.
           • Capacidad de almacenamiento: es fundamental la eficiencia y productividad en la gestión de la documentación. Es decir, acceso inmediato, rapidez en las búsquedas, distribución eficiente entre los usuarios, clasificación de la documentación “inteligente”, digitalización de los archivos en papel, posibilidad de realizar consultas de forma rápida y sencilla, fácil acceso y recuperación, etc
           • Flexibilidad y Escalabilidad: el software de gestión documental a adquirir debe ser capaz de adaptarse a las necesidades (calidad-software) de cada empresa y, a su vez, acomodarse a un posible crecimiento de la compañía.

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