Manual de Políticas y Procedimientos

Manual de Políticas y Procedimientos

1. Unidad de Tesorería

   • Objetivos
     • Establecer los pasos para obtener un claro y completo conocimiento de las actividades y/o operaciones del proceso de Tesorería - Cuentas por Pagar a Unidad de Finanzas.
       • A fin de contar con un control eficiente de las obligaciones contraídas con proveedores, sistema financiero y el estado.
   • Responsabilidades
     • Administración adecuada y actualización oportuna del procedimiento
     • De mantener Registros Electrónicos y Manuales
     • Controlar el eficiente desarrollo de actividades del proceso de pago a proveedores
     • Efectuar el calendario de obligaciones por terceros
       • Proveedores
       • Gobiernos Descentralizados
       • Contribuciones
       • Gastos varios de las unidades internas
     • Controlar las cuentas utilizadas en los comprobantes de pago y la contabilización de los depósitos, su respectiva concilicación y reporte de pagos
     • Preparar los certificados de retención por crédito fiscal que la norma pertinente lo exija
     • Velar por la posición de cuentas de la empresa sostenidas en los bancos de la plaza
     • Analizar los pagos efectuados por concepto de:
       • Gastos
       • Reembolsos
       • Viáticos
       • Arqueos de Caja
     • Realizar Cuadre de Caja Chica Diariamente
     • Gestionar ante los entes financieros los estados de cuentas, compra de moneda extranjera y transferencia interbancaria
     • Formular el Flujo de Caja
       • De acuerdo a la disponibilidad de los recursos financieros de la empresa.
     • Preparar informes a la Gerencia de Finanzas de la Administración del movimiento de las cuentas presupuestales de los fondos disponibles
       • En bancos y referentes a pagos de derechos, proveedores, deudas a corto, mediano y largo plazo, deudas de terceros.
   • Generalidades
     • Permitir la gestión eficiente de la fuente documentaria de los Ingresos y efectuar los reportes e informes, diarios semanales, mensuales que controlen los recursos económicos regulares hacia una eficaz toma de decisiones.
       • Sistema de Tesorería
       • Proveedores y Compras
       • Base de Datos Clientes
         • Del Manejo de Recibos de:
           • Instrumentos que tienen como finalidad el control de los ingresos por diferentes conceptos.
           • Egresos
           • Depósitos Bancarios
           • Control de Ingresos
           • Notas de Abono/Débito
         • Del Estado de Cuentas por Pagar clasificadas en Exigible y No Exigible
           • Proveedores y Rubro
           • Documento
           • No conformes y anticipos
           • Vencimiento y sin vencimiento
           • Nivel de Riesgo
         • De Reportes de la Cuenta por Pagar:
           • Historia a una fecha dada por rubro
           • Vigentes a la fecha por rubro
           • Canceladas por fecha de aceptación
           • Endeudamiento por periocidad
         • Del Estado de Cuentas por Pagar (Pagos por Servicios)
           • Solicitud del servicio o orden de compra autorizada
           • Autorización de solicitud por el Gerente o supervisor asignado
           • Conformidad del servicio por el usuario directo
           • Autorización en el documento de pago
             • Factura, Recibos de Honorarios, Boleta, Liquidación de gastos.
         • De la Posición de Tesorería clasificado por gasto para reflejar ingresos y egresos
           • Total de Gastos del día anterior
           • Clasificado por rubro - concepto, partida, monto y cuenta
           • Posición de caja con el saldo a la fecha
           • Acumulación de deuda por cliente, rubro, naturaleza y usuario
         • Del Cuadre de Caja Chica Diaria al Cierre de Operaciones del día
           • Debe de reflejar el estado del manejo de los fondos y el saldo de apertura de la operación del día siguiente, teniendo en cuenta lo siguiente:
           • Liquidación nominal del efectivo de inicio y cierre
           • Liquidación documentaria de las operaciones del día
           • Cuadre de Caja y revisado por el supervisor de la unidad
       • De los Registros de Caja Chica
         • De la Solicitud de Fondo
           • El usuario solicitará el fondo de Caja Chica para gastos varios que el importe por ocurrencia no sea mayor a s/.100.00 o en moneda extranjera y al tipo de cambio de la ocurrencia no sea mayor a s/. 100.00
           • Caso contrario, deberá ser autorizado por la unidad de finanzas.
         • De documentos de gastos
           • Los documentos reembolsables por caja chica son los estipulados y aceptados por la autoridad administrativa tributaria: Facturas, Boletas de Ventas; otro documento por gastos incurridos por servicios o compras ante terceros no se recibirán como documentos liquidables de Caja chica.
           • Además, solo los descritos anteriormente desde un monto de s/1.00.
         • De Liquidación
           • Liquidación o Reembolso de Caja Chica se efectuará al 70% de su fondo son: de naturaleza de tipo Manejo de Recibos de Egresos, Nota de Depósito Bancos, Control de Ingresos Varios, Notas de Crédito/Débito.
           • Instrumentos que tienen como finalidad el control de los ingresos por diferentes conceptos.
         • Del Cuadre de Caja Chica
           • Los usuarios tienen la responsabilidad del registro de la información de la documentación sustentoria de los gastos teniendo en cuenta los niveles de gastos en moneda nacional o extranjera (no mayor a s/.100.00) en el sistema de Caja Chica para efectuarlo.
         • De los Saldos de Caja
           • En los saldos de giro de cheques, las liquidaciones de caja o reembolso que presenten saldos de devolución en efectivo serán depositados en la cuenta respectiva y el depósito se adjuntará en la liquidación respectiva.
         • De los Reportes
           • Los usuarios emitirán los reportes de Liquidación - Reembolso de Caja visada por el supervisor inmediato superior adjuntando la documentación de gasto sustentatoria.
         • Del Reembolso de Caja
           • Tesorería realizará la revisión de la liquidación de Caja Chica y reembolsará el fondo correspondiente, siempre que se cumpla con lo estipulado en la presente norma - política y de alcance para todo usuario responsable de llevar fondos de Caja Chica.
         • De la Presentación de Información
           • Toda cuenta por pagar recibido por los usuarios debe ser rendida en un periodo no mayor a 30 días.
             • Pasado el tiempo indicado, se comunicará a RRHH para el descuento por planillas.
           • Recibir las liquidaciones de Caja Chica hasta las 10 horas
             • Pasada la hora indicada, se recibirá en la tarde de 15 a 16 horas exacta y se registrarán en las operaciones del día siguiente.
           • Recibir de Mesa de Partes la documentación para Tesorería los días Martes y Viernes de 15 a 16 horas.
   • Base Legal
     • Manual de Organización y Funciones
     • Código y Normas Tributaris Vigente
     • Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
     • Normas de Contabilidad Interna
     • Planeamiento del Presupuesto
     • Contenido de los Estados Financieros
   • Alcance
     • La Política de Tesorería - Cuentas por Pagar es cumplida por el personal de Tesorería y es aplicable a todos los usuarios involucrados en la operatividad de Cuentas por Pagar y que deben de guardar con los lineamientos de la presente política
   • Vigencia
     • El Manual de procedimientos de Tesorería - Cuentas por Pagar entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte de la Gerencia General.