CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

1. El sistema de control interno o sistema de gestión es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y el control en el interior de la empresa.

   • OBJETIVOS
     • En otras palabras toda acción, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno.
       • SUFICIENCIA Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA: La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones.
         • EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.
           • CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente.
   • PRINCIPIOS
     • Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control será ineficiente.
       • La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones.
         • Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
           • Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transacción comercial. Una persona puede cometer errores, es posible detectarlos si el manejo de una transacción está dividido en dos o más personas.
             • Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un buen entrenamiento da como resultado más rendimiento, reduce costos y los empleados son más activos.
               • Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo, debe imponerse la obligación de disfrutar vacaciones entre las personas de confianza. La rotación evita la oportunidad de fraude.
                 • Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones cuidan errores.
                   • Debe hacerse uso del equipo mecánico o automático siempre que esto sea factible. Con éste se puede reforzar el control interno.
   • COMPONENTES
     • Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:
       • Ambiente de Control.
         • Evaluación de Riesgos
           • Actividades de Control.
             • Información y Comunicación.
               • Supervisión o Monitoreo.
   • LIMITACIONES
     • Las fallas o limitaciones de un sistema de control interno pueden ser el resultado de:
       • La falta de adecuación de los objetivos establecidos como condición previa para el control interno.
         • El criterio profesional de las personas en la toma de decisiones puede ser erróneo y estar sujeto a sesgos
           • Fallos humanos, como puede ser la comisión de un simple error.
             • La capacidad de la dirección de eliminar o disminuir un control clave.
               • La capacidad de la dirección y demás miembros del personal y/o de terceros, para eludir los controles mediante connivencia entre ellos.
                 • Acontecimientos externos que escapan al control de la organización
                   • Estas limitaciones impiden que se tenga la seguridad absoluta de la consecución de los objetivos de la entidad –es decir, el control interno proporciona una seguridad razonable, pero no absoluta.
                     • CLASES
                       • En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrati­vos.
                         • CONTROL ADMINISTRATIVO Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacio­nados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general sola­mente tienen relación indirecta con los registros finan­cieros. Incluyen más que todo controles tales como aná­lisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad
                           • CONTROL CONTABLE Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros finan­cieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna
   • NORMAS
     • Estas pautas de control interno deben ser ajustadas por las empresas de acuerdo a su modalidad operativa, el avance tecnológico y redefinirse cuando sea necesario de acuerdo con las nuevas realidades.
       • • Separación de funciones. • Niveles de autorización. • Asignación de responsabilidades. • Seguridad en el manejo de activos. • Integridad de la información. • Diseño de formularios, archivos y registros. • Control de formularios y comprobantes.
   • CUESTIONARIOS
     • La información que se obtiene de los cuestionarios de evaluación del sistema de control interno sirve para conocer qué grado de control maneja la entidad y la participación de los colaboradores de la organización con el mantenimiento de un ambiente de control ya que por sí solo el cuestionario de auditoría no es más que un documento inerte
       • PROCEDIMIENTOS
         • El manual de control interno (Procedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.
           • PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
             • Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para obtener seguridad razonable de que se cumplen los procedimientos establecidos de control contable interno. ... Se deben diseñar pruebas de cumplimiento para reunir evidencia suficiente del funcionamiento efectivo de los controles internos generales y específicos
               • PRUEBAS SUSTANTIVAS
                 • Las pruebas sustantivas consisten en comprobaciones diseñadas para obtener evidencia de la validez y propiedad de las transacciones y saldos que van formando los estados financieros de una organización; incluyen comprobaciones de detalles, como las aplicaciones de muestreo o pruebas selectivas, y procedimientos analíticos, diseñados para detectar errores e irregularidades en la información financiera y sus acumulaciones
   • EVIDENCIAS
     • 1. Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos. 2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc. 3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo. 4. Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc.
       • No hay distinción de parte de los auditores en el uso de los términos en auditoria entre inconsistencia, excepción de control interno y deficiencia. Para el efecto, se exponen las definiciones de dichos términos
         • Inconsistencia: Los errores matemáticos, erradas clasificaciones contables, errores de codificación, de registro, inadecuados o falta de soportes contables, etc., que afectan los estados financieros históricos, reexpresados, información estadística, económica y tributaria representan “inconsistencias”.
           • Excepciones de Control Interno: Existen principios de control interno generales y específicos, así como procedimientos internos preestablecidos y disposiciones legales, enmarcadas dentro de las denominadas “de cumplimiento”, que deben cumplirse. Cuando existen desviaciones o violaciones de ellas, se puede considerar como “excepciones de control interno”.
             • Deficiencias de Control Interno: Cualquier falla encontrada, situación indelicada, aspecto administrativo, inconveniente u otra situación que afecte la salvaguarda de activos, que no enmarque dentro de las definiciones de inconsistencias o excepción, se considera “deficiencia de control interno”.
   • IMPORTANCIA
     • Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda. [Dec.2649, 16°]
       • MODELOS
         • (MECI) que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.
           • COSO define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización.
             • COSO define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización.
   • RIESGOS
     • un auditor emita una información errada por el hecho de no haber detectado errores o faltas significativas que podría modificar por completo la opinión dada en un informe.
       • Riesgo inherente Este tipo de riesgo tiene ver exclusivamente con la actividad económica o negocio de la empresa, independientemente de los sistemas de control interno que allí se estén aplicando.
         • Riesgo de control los sistemas de control interno que estén implementados en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicación y detección oportuna de irregularidades.
           • Riesgo de detección Este tipo de riesgo está directamente relacionado con los procedimientos de auditoría por lo que se trata de la no detección de la existencia de errores en el proceso realizado.