PROTOCOLO Nº 4 OIT. CAPÌTULO 10 "APLICACIÒN"

PROTOCOLO Nº 4 OIT. CAPÌTULO 10 "APLICACIÒN"

1. SIMBOLO VERBAL

   • La aplicación, cuarta fase del proceso de consultaría, es la culminación de los esfuerzos conjuntos del consultor y del cliente. Aplicar cambios que son mejoras reales desde el punto de vista del cliente es el objetivo fundamental de cualquier tarea de consultoría.

2. DIFERENCIA DEL SIMBOLO VERBAL

   • Si no hay aplicación, el proceso de consultoría no puede considerarse completado. Esta es la situación, si el cliente no acepta las propuestas del consultor presentadas al final de la fase de planificación de las medidas.

3. ATRIBUTOS

   • Al planificar un cometido y negociar un contrato, el cliente y el consultor no deben olvidarse de definir qué entienden por «aplicación» y por «resultado

4. CUARTA FASE DE CONSULTORÍA

   • Aplicar mejoras reales desde el punto de vista del cliente, para lo cual deben haberse planeado los resultados esperados. Se incrementan las competencias del personal y aprendizaje organizacional.

5. 1. PAPEL DEL CONSULTOR EN LA APLICACIÓN

   • El consultor no participa en la aplicación si el problema es sencillo o si el cliente ha adquirido competencia suficiente para ocuparse de la aplicación sin más asistencia. También puede darse por razones financieras.
     • Hallazgo de un arreglo adecuado del consultor para participar:
       • - Reducir número de consultores dejando sólo uno.
       • - El consultor sólo se ocupa de tareas difíciles o apoyo con visitas periódicas o sólo a petición especial.
       • - Aviso del consultor a un cliente nuevo sobre apoyo al cliente anterior en forma gradual.

6. PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE DIVERSAS IDEAS

   • Los cambios pueden ser introducidos en forma gradual o abrupta para lo cual es necesario hacer una campaña de comunicación. Determinar responsabilidades y controles. Ritmo y plazo de espera de la aplicación dependerá de factores técnicos, recursos, masa crítica y cultura. Flexibilidad y eventualidades previstas, ya que se presentarán cuanto más compleja e innovadora sea la tarea. Especificación de los procedimientos, realizar un manual de procedimientos o adoptar un sistema patentado.
     • Supervisión de la aplicación, el consultor verifica el cumplimiento de los requisitos y condiciones previas a la aplicación. Evitar la disonancia cognoscitiva con el nuevo plan y el anterior. “Tómese tiempo para planificar su trabajo y luego tómese tiempo para realizar su plan”. El consultor apoya en la supervisión de la aplicación en forma comprometida.

7. 2. PLANIFICACIÒN Y SUPERVISIÒN DE LA APLICACIÒN

   • Pasos que se han de dar: La planificación de una campaña para presentar un nuevo método o sistema es otro ejemplo de la utilidad de las técnicas de planificación en cadena o de los gráficos de barras.
   • Determinación de las responsabilidades y los controles: La aplicación creará nuevas tareas y relaciones, al mismo tiempo que suprimirá otras.
   • Ritmo y plazo de espera de la aplicación: Obviamente los diversos factores técnicos y los recursos influirán en el ritmo y el plazo de espera de la aplicación.
   • Flexibilidad y eventualidades previstas: Cuanto más compleja e innovadora sea la tarea, mayor será la probabi- lidad de que el programa de trabajo tenga que ajustarse varias veces durante la fase de aplicación.
   • Especificación de los procedimientos: Cuando se va a recurrir a mucha metodología nueva, es habitual preparar un manual de orientación sobre los procedimientos que se van a seguir.
   • Supervisión de la aplicación: Cuando la aplicación está a punto de comenzar, el consultor verifica que se hayan cumplido todas las condiciones y todos los requisitos previos.

8. 3. CAPACITACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL PERSONAL DEL CLIENTE

   • Constitución del equipo de cooperación : Quizá el método más interesante y eficaz, aunque el menos formalizado, es el perfeccionamiento del personal del cliente mediante la cooperación directa con el consultor en la solución del problema.
   • Enseñanza de nuevos métodos y técnicas: Un elemento común en las misiones de consultoría es la capacitación del personal del cliente en técnicas concretas.
     • Son posibles diversos métodos, entre ellos los siguientes:
       • Capacitación en el servicio por el consultor;
       • Capacitación en la empresa de formadores por el consultor;
       • Capacitación de grupos experimentales cuyos miembros capacitarán luego al personal restante;
       • Cursos regulares de capacitación en la empresa
       • Participación de miembros del personal seleccionados en cursos de ca- pacitación externos;
       • Programas de reconocimiento para quienes no participan directamente pero deben ser informados.
   • Perfeccionamiento del personal en cometidos complejos : A medida que los problemas abordados por el consultor se hacen cada vez más difíciles y complejos, las actividades conexas de capacitación y perfeccionamiento del personal también resultan más difíciles de proyectar y organizar.

9. 4. TÁCTICAS PARA LA INTRODUCCIÓN DE CAMBIOS EN LOS MÉTODOS

   • En la presente sección resumimos unas cuantas directrices prácticas sobre cómo introducir nuevos métodos de trabajo y ayudar al personal a dominarlos sin grandes dificultades.
   • Táctica 1: El mejor método, introducir el método nuevo aplicado a todo el grupo para evitar las soluciones individuales y dificultar su introducción.
   • Táctica 2: Práctica separada, introducir nuevos métodos en periodos cortos y tener amplios periodos de descanso en vez de la práctica continuada.
   • Táctica 3: Ensayos o experimentos, prever los ensayos adecuados dependiendo de la situación específica.
   • Táctica 4: Paso de lo conocido a lo desconocido, buscar vender el nuevo método para evitar regresar al anterior.
   • Táctica 5: Metas realistas que representen un reto, expresarlas en términos cuantitativos, cualitativos y en tiempo.
   • Táctica 6: Respeto a la capacidad de absorción, presentar un resumen al principio y al final de las presentaciones ya que en medio hay fatiga.
   • Táctica 7: Suministro de pruebas de información, Proporcionar evidencia de actos y hechos por escrito de los avances y resultados obtenidos.

10. 5. MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LA NUEVA PRÁCTICA

    • Para que un nuevo plan sobreviva y produzca más beneficios que cos- tos, tiene que estar protegido contra varios peligros más o menos naturales.
    • Vuelta atrás, evitar que se regrese a la situación antes del cambio, destruyendo documentos anteriores, establecer normas de funcionamiento, destruir los diseños anteriores.
    • Procedimientos de control, establecer un medio de control flexible para asegurar que el método se mantenga a pesar de rotación del personal y desgaste de los equipos e instalaciones.
    • Si hay mejoras sugeridas por parte de los empleados antes de la propuesta, es conveniente analizarlas e incluirlas o tenerlas presentes para el futuro.