DECRETO 2609 DE 2012

DECRETO 2609 DE 2012

1. AMBITO DE APLICACION: El presente decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000

   • Articulo 1

2. Articulo 2:

   • TIPOS DE INFORMACION: Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:
     • a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
     • b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos)
     • c) Sistemas de Información Corporativos.
     • d) Sistemas de Trabajo Colaborativo.
     • e) Sistemas de Administración de Documentos.
     • f) Sistemas de Mensajería Electrónica
     • g) Portales, Intranet y Extranet.
     • h) Sistemas de Bases de Datos.
     • i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.
     • j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

3. Articulo 3:

   • RESPONSABILIDAD DE LA GESTION DOCUMENTAL:La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación

4. Articulo 16:

   • GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL: Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita.

5. Articulo 5:

   • PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL: La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios.
     • a) Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.
     • b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.
     • c) Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.
     • d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
     • e) Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.
     • f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
     • g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.
     • h) Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.

6. Articulo 6:

   • Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes.
     • a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
     • b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
     • c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
     • d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
     • e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

7. Articulo 7:

   • ETAPAS DE LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS: Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.
     • a) Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características.
     • b) Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos.
     • c) Difusión. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.
     • d) Administración. Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información.

8. Articulo 8:

   • INSTRUMENTOS ARCHIVISTICO PARA LA GESTION DOCUMENTAL: La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
     • a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
     • b) La Tabla de Retención Documental (TRD)
     • c) El Programa de Gestión Documental (PGD).
     • d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

9. Articulo 9:

   • PROCESO DE LA GESTION DOCUMENTAL: La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.
     • a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
     • b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
     • c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
     • d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
     • e) Transferencia.Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

10. Articulo 18:

    • PREVENSION DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES ELECTRONICOS: En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.

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