DECRETO 2609 DE 2012

DECRETO 2609 DE 2012

1. MINISTERIO DE CULTURA

   • Por el cual reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
     • Artículo 58.Archivo electrónico de documentos, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo.
     • LEY 1437 DE 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, pertenece a Normatividad del Marco Legal
     • Artículo 59. Expediente electrónico, El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda.

2. EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

   • En la Ley 80 en el artículo 189, numeral 11 de la Constitución Política y el artículo 2 y el título V de la Ley 594 de 2000
     • establece que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.
     • el artículo 2° tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
     • Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

3. CAPITULO I Gestión de Documentos

   • ARTíCULO 1°. Ámbito de aplicación.
     • El presente Decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales e indígenas que se creen por Ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades ael Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).

4. ARTíCULO 2°. Tipos de información.

   • Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital)
     • se conservan en:
       • a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
       • b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
       • c. Sistemas de Información Corporativos.
       • d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.
       • e. Sistemas de Administración de Documentos.
       • f. Sistemas de Mensajería Electrónica.
         • g. Portales, Intranet y Extranet.
       • h. Sistemas de Bases de Datos.
       • i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.
       • j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
       • k. Uso de tecnologías en la nube.

5. ARTíCULO 3°. Responsabilidad de la gestión de documentos.

   • asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.
     • PARÁGRAFO.
       • el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
         • Tiene como responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones

6. ARTíCULO 5°. Principios del proceso de gestión documental.

   • La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios:
     • a. Planeación
       • La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión.
     • b. Eficiencia.
       • producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.
     • c. Economía.
       • evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.
     • d. Control y seguimiento.
       • asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
     • f. Transparencia.
       • Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
     • g. Disponibilidad.
       • deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.
     • h. Agrupación.
       • deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.
     • i. Vínculo archivístico
       • Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
     • j. Protección del medio ambiente.
       • evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido para preservación histórica
     • k. Autoevaluación.
       • será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.
     • l. Coordinación y acceso.
       • actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.
     • m. Cultura archivística.
       • las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.
     • n. Modernización.
       • propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
     • o. Interoperabilidad.
       • deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información,
     • p. Orientación al ciudadano.
       • el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).
     • q. Neutralidad tecnológica.
       • El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
     • r. Protección de la información y los datos.
       • garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.
   • e. Oportunidad.
     • implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.

7. ARTíCULO 6°. Componentes de la política de gestión documental.

   • constituida por los siguientes componentes:
     • a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
     • b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
     • c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información
     • d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
     • e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

8. ARTíCULO 7°. Etapas de la gestión de los documentos.

   • Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
     • a. Creación:
       • Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, . formato y características.
     • b. Mantenimiento:
       • establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos.
     • c. Difusión:
       • requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.
     • d. Administración:
       • procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, ó cualquier sistema de información.

9. ARTíCULO 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental.

   • La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:
     • a. El Cuadro de Clasificación Documental - CCD
     • b. La Tabla de Retención Documental-TRD
     • c. El Programa de Gestión Documental- PGD
     • d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR
     • e. El Inventario Documental
     • f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
     • g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales
     • h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad
     • i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

10. AR1'íCUlO 9°. Procesos de la gestión documental.

    • La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos: .
      • a. Planeación.
        • Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad
      • b. Producción.
        • Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
      • c. Gestión y trámite.
        • Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un trámite
      • d. Organización.
        • Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
      • e. Transferencia.
        • Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo
      • f. Disposición de documentos.
        • Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación
      • g. Preservación a largo plazo.
        • acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo
      • h. Valoración.
        • Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino fina

11. CAPITULO lll El Sistema de Gestión Documental

    • ARTíCULO 16°. Generalidades del sistema de gestión documental.
      • Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:
        • b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
        • c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
        • a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
        • d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
        • e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.
        • f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
        • g. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
    • ARTíCULO 23°. Características del documento electrónico de archivo.
      • Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características:
        • a. Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo: los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
        • b. Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo,
        • c. Vinculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite ó función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, (serie, sub-serie o expediente)
        • d. Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
      • PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos
    • ARTíCULO 24°. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.
      • Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad:
        • a. Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.
        • b. Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.
        • c. Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10° de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.
        • d. Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado.
        • e. Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad.
        • f. Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.
        • g. Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.
    • ARTíCULO 29. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo.
      • Se deben tener en cuenta los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación:
        • a. El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización.
        • b. Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurrdicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato.
        • c. El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
        • d. Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales.
        • e. Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación.
        • f. la conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma.
        • g. Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación.
        • h. Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012.

12. ARTíCULO 18°, Preservación de documentos en ambientes electrónicos.

    • se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten,
      • como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.
        • Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.

13. Importancia: La fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de los hechos que da testimonio, los documentos electrónicos y la información contenida en ellos debe estar disponible en cualquier momento mediante sistemas que aseguren su registro o medio de registro original, para la conservación y preservación de los documentos electrónicos se puede conservar los documentos en sistema análogo y digital, se debe garantizar la conservación a través del ciclo vital del documento electrónico.

14. OBJETIVO: Se refieren a orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, que las entidades deben formular para lograr que los procesos de la gestión documental se desarrollen acorde con los 15 principios del proceso de gestión documental de este decreto

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