LEY 594 DE 2000

LEY 594 DE 2000

1. T I T U L O I OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

   • Archivo. Conjunto de documentos
   • Archivo público
   • Archivo privado de interés público.
   • Archivo Total
     • proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
   • Documento Archivistico, registro de informacion
     • Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
   • funcion Archivistica
     • Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
   • Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas
     • actividades tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
   • Patrimonio documental.
     • por su valor hustorico
   • soporte documental
     • Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
   • tabla de retencion documental
     • Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
   • documento original
     •  fuente primaria de información
   • principios
     • fines de los archivos
       • disponer de la documentación organizada los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad ,
     • importancia de los archivos
       • son imprescindibles para la toma de decisiones
     • Institucionalidad e instrumentalidad.
       • las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia
     • responsabilidad
       • Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
     • Dirección y coordinación de la función archivística.
       • El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística
     • Administración y acceso
       • obligacion del Estado
     • racionalidad
       • los archivos son agentes dinamizadores de la acción estatal.
     • modernización
     • funcion de los archivos
       • Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
     • Manejo y aprovechamiento de los archivos.
     • Interpretación
       • conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
   • definiciones

2. TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

   • njunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, para la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;
   • integrado por
     • Archivo General de la Nación y otros
       • el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura; 
   • principios
     • principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;
   • planes y proyectos
     • Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación

3. TITULO III: CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

   • Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia
     • a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito.
   • Archivos territoriales
     • a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
   • Los archivos según la organización del Estado.
     • a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Organos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos.

4. T I T U L O IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

   • Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos
     • El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos
   • Responsabilidad
     • La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
   • Instalaciones para los archivos.
   • Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
   • Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
   • Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas
   • Capacitación para los funcionarios de archivo.
   • Soporte documental.
     • Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
   • Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.
     • Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.  

5. T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS

   • Programas de gestión documental
     • Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
   • Procesos archivísticos.
     • La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
   • formacion de archivos
   • Obligatoriedad de las tablas de retención.
   • documentos contables, notariales y otros.
   • Inventario documental.
     • Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

6. T I T U L O VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

   • Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

7. T I T U L O VII SALIDA DE DOCUMENTOS

   • Documentos administrativos.
     • Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
   • Documentos históricos
     • En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos: a) Motivos legales; b) Procesos técnicos; c) Exposiciones culturales.

8. T I T U L O VIII CONTROL Y VIGILANCIA

   • Visitas de inspección
     • El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley
     • Prevención y sanción.
       • a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

9. T I T U L O IX ARCHIVOS PRIVADOS

   • Archivo privado
     •  Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
   • Asistencia a los archivos privados
     • El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.
   • Registro de archivos
     • Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.
   • Declaración de interés cultural de documentos privados.
     • La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.  
   • Régimen de estímulos
     • El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
   • Prohibiciones
     • a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano; b) Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
   • Obligatoriedad de la cláusula contractual.
     • Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.
   • Protocolos notariales
     • Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

10. T I T U L O X DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

    • DONACIONES Y ADQUISICIONES
      • Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.   ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta. Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

11. T I T U L O XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS

    • Conservación de documentos
      • Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
    • Calidad de los soportes
      • Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
    • Conservación de documentos en nuevos soportes.
      • El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
    • Reproducción de documentos.
      • El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.

12. T I T U L O XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

    • Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

13. T I T U L O XIII DISPOSICIONES FINALES

    • Apoyo de los organismos de control.
      • La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
    • Vigencias y derogatorias.
      • Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.