Documentos

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1. Es un soporte material que contiene informacion y tiene como finalidad transmitir conocimientos o ideas.

   • Tipos de documentos
     • En la Biblioteca: Libros, Publicaciones periodicas, Documentos de congreso, Bibliografias, Catálogos, Repertorios y base de Datos.
       • Religiosos: Escritos papeles, Bula Actas.
       • Segun su actividad Econommica: PERSONALES; cartas, discursos, ensayos, diarios.
         • Judiciales: Sentencias judiciales, Juicios, Demandas, Causas
       • Militares: Minuta, Autos
     • Comerciales
       • Parte Administrativa: Acuerdos, hojas de vida, informes, leyes
       • Parte contable: Facturas, Recibos, Balances.

2. Requisitos de la documentacion:

   • Asunto: Caracteriza el contenido en una linea.
     • Fecha de origen: fecha en la que fue emitida la comunicacion.
       • Numero de origen: Numero y codigo del registro de origen.
         • Emision: Persona que firma el documento.
           • Institucion: Nombre o la razon social del emisor.
             • Grado de Reserva: ordinario o reservado.
               • Prioridad o tipo: normal. urgente o derecho de peticion.
                 • medio de recepcion: portador de la correspondencia.
                   • Destinatario: Nombre del funcionario o empleador al que va dirigida la comunicacion
                     • Responsable: nombre de la persona que se hace responsable de la gestion.
                       • Resumen del texto: este es un resumen sinteticoy objetivo del contenido
                         • Digitalizar Imagen: toda comunicacion debe ser de 3 hojas ,esta debe ser digitalizada completamente, en caso contrario se digitalizaran 2 hojas y la ultima sera la hoja que contiene la firma del remitente.
                           • Insertar documento: incorpora el archivo magnetico de la comunicaciuon recibida por correo electronico.

3. Unidad de correpsondencia: Gestiona de manera normalizada y centralizada los servicois de recepcion.

   • Mision: Hacer de los archivos activos e inactivos una fuente de informacion.
     • Objetivos: Recibir, enviar y controlar el tramite de las comunicaciones de carcter empresarial mediante servicio de mesajeria que facilite la atencion a las solicitudes presentadas.
   • Funciones: En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos:
     • Recepcion, Distribucion de tramite, conservacion y consulta de documentos.
       • presenta servicos de: Digitalizacion, prestar informacion adecuada y oportuna, implementacion de manuales de procedimiento.

4. EL ARCHIVO.

   • estos son unos de los instrumentos mas importantes de la empresa, estos deben de ser guardados y organizados de la manera adecuada.
     • Funciones de los archivos
       • *Reunir y oredenar todos los documentos. *Asegurar la conservacion de los documentos. * Rapidez en la localizacion
         • Documentos publicos
           • Registro civil:Partida de Nacimiento, Acta Defuncion, Acta de Divorcio
             • Personal: cedula, carnet, pasaporte, licencia de conducir.
               • Doc de propiedad: Vivienda, terreno, vehiculo.
                 • Doc. Solvencia: Diploma, titulo academico, reconocimiento.
                   • Doc. Acreditacion: Servicio de impuestos
         • Documentos privados.
           • Contatacion de trabajo, Certificaciones, Constatacion medica, Autorizacion.

Imagens e arquivos do mapa