ACUERDO 04-2013 URIEL BETANCOURT C. RICARDO FLORES R.

ACUERDO 04-2013 URIEL BETANCOURT C. RICARDO FLORES R.

1. I- DISPOSICIONES GENERALES

   • Art 1- Ambito de aplicación: Entidades del estado de orden nacional, departamental y municipal, según Art 4-2013 y demas normas del AGN
     • Pgrf. 1- >Por autonomía constitucional la rama Judicial adopta políticas archivísticas
     • Pgrf. 2- El AGN define procedimientos especiales para entidades que no tienen estructura organizacional
   • Art 2- Alcance: Las TRD se deben elaborar y aplicar a dctos físicos y electrónicos, según dec. 2609-2012 y las TVD para fondos documentales acumulados
   • Art. 3- Equipo interdisciplinario para su elaboración; las TRD y TVD se eleboran por equipo de profesionales de diferentes ramas
   • Art. 4- Cuadros de clasificación dctal. Las TRD y TVD deben elaborarse a partir de cuadros de valoración dctal.

2. II. ELABORACION Y APROBACIÓN DE TRD Y TVD

   • Art. 5- Las TRD y TVD se eleboran de acuerdo al instructivo del AGN
   • Art. 6- Criterios de Elaboración.: Idoneidad- Análisis contextual - Trazabilidad y control
   • Art. 7- Firmas responsables. Las TRD y TVD deben ser suscritas por funcionarios autorizados
   • Art. 8- Aprobación - Las TRD y TVD deben ser aprobadas por Acto Administrativo o por el representante legal de la entidad

3. III-PUBLICACIÓN Y APROBACIÓN

   • aRT. 9- Las TRD y TVD se deben publicar en la pag. Web de la institución
   • Art. 10- Presentación, Revisión y Ajustes
     • a. La presentación, revisión y ajustes de las Tablas, se debe hacer dentro de los 30 dias siguientes a su aprobación
       • b. Solicitar la inscripción de las tablas en el RUSD del AGN
         • c. Si la TRD y la TVD no cumple con los requisitos técnicos del AGN se debe hacer ajustes en los 30 días siguientes
           • d: El incumplimiento de ajustes determinaran las sanciones a que haya lugar en el Art. 35 de la Ley 594-2000
             • e. Si transcurridos 90 dias de la presentación de la TRD y TVD las instancias encargadas no se pronuncian, la entidad procederá a la implementación de ésta

4. IV. - EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN

   • Art. 11- Evaluzción técnica y solicitud de ajustes, tendrá 90 días el evaluador del AGN pára la recepción y aprovación

5. v. IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

   • Art. 12- Obligatoriedad para realizar ajustes que son de obligatirio cumplimiento o será sujeto a sanciones según Art. 35 de la ley 594 de 2000
     • Art. 13- Implementación. Las entidades deben proceder con las modificaciones y con su implementación
       • Art. 14- Actualización. deben realizarse en los casos: a. Existen cambios en la estructura orgánica. b. cuando existan cambios en las funciones. c. cuando la Entidad sufra procesos de fusión, supresión, ensición o liquidación de la entidad. d. Cuando se produzcan cambios normativos del país. e. cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. f. Cuando se generen nuevas series y tipos documentales, g. Cuandpo se hagan cambios en los criterios de valoración, soporte y procedimientos que afecten la producción del dcto.

6. VI. - DISPOSICIONES FINALES

   • Art. 16- Inspección y vigilancia: El AGN revisará las TRD y TVD y su proceso de implementación
     • Art. 17- Sanciones: El incumplimiento dará sanciones de acuerdo al Art. 35 de la ley 594/2000
       • Art. 18- Uso de las tecnologías de la información.
         • Art. 19- Obligatoiredad de las Entidades privadas: Es la responsabilidad de las Superintendencias y Ministerios solicitar a las entidades privadas bajo la supervisión de sus TRD y TVD de acuerdo al AGN
           • Art. 20- Transitorio: Las entidades públicas y privadas tendran 180 días para inscribir las TRD y TVD al RUSD
             • Art. 21- El acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las nornas que le sean contrarias